¿Es Excel la herramienta adecuada para manejar las finanzas de tu empresa?

Yo uso Excel”, dice Greg Schneider, vicepresidente de Marketing de Adaptive Insights. “Si voy a analizar en tres diferentes opciones de arrendamiento, Excel es perfecto para eso. Es una gran herramienta de productividad personal”

Por supuesto estos elogios vienen con un “pero”. Rob Hull, presidente de Adaptive quien fundó la compañía debido a su frustración con el tiempo tuvo que pasar introduciendo datos en Excel, enviando la hojas de cálculo mediante correos electrónicos, asegurándose de que las personas adecuadas tenían las versiones correctas, además de tener que comprobar errores constantemente, “Si tienes un proceso que requiere la integración de datos, si es necesario que exista una consolidación y que se comparta información a varias personas, definitivamente Excel es una mala aplicación para eso”. 

No es una herramienta para empresa, las tasas de error en las hojas de cálculo son enormes. No hay protección en torno a eso. Algunos analistas son incluso menos generosos con el Excel.

¿Sabes cuando usar Excel y cuando no?

Ciertamente hay evidencia de que el BI, BA, y FP, software diseñados para reemplazar a Excel, están ganando mercado, especialmente conforme el volumen de los datos que las empresas (y sus departamentos de finanzas) y la velocidad con la que se transmiten en la organización crecen y se convierte en Big Data.

Existe una cierta resistencia al cambio y muchas organizaciones no creen que las hojas cálculo Excel vayan a desaparecer pronto, de hecho en un estudio realizado por WeiserMazars en el 2012, demostró que varias compañías utilizaban más de 500.000 hojas de cálculo de Excel como parte de sus operaciones trimestrales. La mala noticia es que este pantano de hojas de cálculo produce los siguientes problemas:

  • crea riesgos evidentes
  • la posibilidad de cometer errores manuales es enorme
  • además implica costos de mano de obra
  • su usabilidad, no es intuitiva

Es ampliamente aceptado que las funciones financieras de las grandes corporaciones multinacionales, con ingresos de más de $ 1 billón de dólares, por seguridad y por cordura simplemente no pueden utilizar hojas de cálculo de Excel para basar sus operaciones. Las grandes empresas típicamente utilizan soluciones de Planificación Financiera,  bastante caras, de los mismos proveedores reconocidos de ERPs Oracle (Hyperion), SAP (Business Objects), IBM (Cognos).

¿Qué pasa si  tu empresa es pequeña? ¿Qué pasa si es una start-up?

Existen una variedad de proveedores de servicios de Planificación Financiera mucho más accesibles que los típicos que llevan ya bastante tiempo en el mercado y que todo el mundo conoce. Por ejemplo el software en la nube se ha convertido en una de las opciones más viables para aquellas empresas que están buscando cambiar la forma en la que manejan su departamento financiero pero que no quieren gastar cantidades exorbitantes.  Empresas como Adaptive Insights cuentan con soluciones para planificación y presupuesto, que se adaptan a cualquier tipo de organización ya que los modelos financieros son hechos a la medida de cada empresa y los precios se ajustan en base a la rentabilidad de la organización.

Lo importante es que las empresas sin importar su tamaño o su presupuesto puedan progresar conforme avanza la tecnología. Eliminar el uso de hojas de cálculo puede traer grandes beneficios como el ahorro en gastos, un mejor control de la planificación y además del aumento en la productividad del área de Financiera.

Excel es una gran herramienta. Pero para procesos colaborativos y que requieren gran capacidad de procesamiento de datos puede ser un problema. Te invitamos a considerar una solución para innovar los procesos de Presupuesto, Reportes, Forecast y Escenarios Financieros en el siguiente demo.

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