El ZBB (Presupuesto Base Cero, por sus siglas en inglés) es un proceso repetible que las organizaciones utilizan para revisar rigurosamente cada dólar en el presupuesto anual, también para administrar el desempeño financiero de manera mensual y construir una cultura de manejo de gastos a nivel empresarial.

Cuando las ventas en una empresa aumentan también lo hacen sus gastos, ya sean generales o administrativos. Si no existe crecimiento en ventas, hay que buscar eficiencias para lograr mejores resultados de Rentabilidad. Cualquiera que sea la realidad de tu empresa, siempre es un buen momento para revisar los procesos actuales de gestión de gastos, y adoptar un proceso sostenible en el tiempo que brinde la posibilidad de lograr ahorros año tras año.

La opción que te recomendamos es adoptar parte de la metodología ZBB (Presupuesto de Base Cero) e implementar los controles adecuados en la ejecución del gasto.

Fase 1 – Un presupuesto bien sustentado

Lo primero es fijar una meta de ahorros. Después es necesario crear un modelo de presupuesto de gastos colaborativo y detallado. Cada departamento debe planificar sus gastos en función de sus actividades. Utilizando plantillas Precio x Cantidad. Cada línea del presupuesto debe estar claramente justificada. Con este detalle Planificación o Finanzas puede debatir con cada una de las áreas a cerca de los rubros que pueden ser modificados o mejorados. Al ser un proceso colaborativo y consensuado, se genera un compromiso sobre el plan de cada una de las áreas de la compañía. Te presentamos algunos ejemplos de plantillas de presupuesto gasto:

Plantilla de gastos de viaje:

Gastos Viajes

 

Plantilla de gastos de honorarios:

Gastos Honorarios

 

Consolidado de Gastos x Centro de Costo:

Gastos Consolidado

Un software especializado como Adaptive Insights es ideal porque está en la nube, los cálculos son 100% confiables, es posible designar la responsabilidad de ciertas hojas (como los precios unitarios) a diferentes usuarios, y la consolidación de datos es automática. Si no tienes un software especializado, puedes hacerlo en Excel o en Google Sheets.

 

Fase 2 – Ejecución presupuestal

Una vez que el presupuesto ha sido aprobado y acordado con cada área, es necesario ajustar los procesos internos y sistemas para asegurarse de su cumplimiento (sin que sea una camisa de fuerza que paralice a la empresa). Se trata de que toda la organización adopte la cultura de eficiencia y ahorros, por lo cual es necesario:

  • Revisar los procesos de compras y registro de facturas
  • Disponibilizar la información a todas las áreas
  • Administrar por excepción

Revisar los procesos de compras y registro de facturas: En el mejor de los casos el proceso de compras lo inicia el área responsable, cada gasto pasa por la aprobación de un supervisor previa validación de la disponibilidad de presupuesto, antes de registrar la orden de compra. Si tu organización no dispone de un sistema que funciona con órdenes de compra, o el proceso no lo requiere, entonces es posible omitir este paso y enfocarse únicamente en la validación de la disponibilidad de presupuesto antes de registrar la factura.

Disponibilizar la información a todas las áreas: Recuerda siempre que buscamos que toda la organización adopte la cultura de eficiencia y ahorros. Entonces los responsables de cada área deben disponer la información para saber cómo está la ejecución de su presupuesto (Presupuesto vs Utilizado).

Control Gastos

Administrar por excepción: Por norma cada área puede ejecutar únicamente el gasto que tiene aprobado. Y en un mundo ideal cada área ejecuta su presupuesto aprobado, logramos las metas de ahorro y todos somos felices. Pero nada es perfecto: ¿Qué pasa si alguien necesita más presupuesto? ¿Cómo registrar los cambios de presupuesto entre cuentas y áreas? Esas son las excepciones.

Es necesario establecer las políticas para administrar las excepciones. Por ejemplo:

  • Es posible mover presupuesto entre cuentas contables, no entre centros de costo.
  • Cada área puede administrar su presupuesto completo (puede hacer cambios de presupuesto entre cuentas contables y centros de costo).
  • ¿Es posible mover presupuestos entre los meses?
  • ¿Es posible negociar presupuestos entre áreas?
  • ¿Cuál es el flujo de aprobación de presupuestos adicionales?

 

Te invitamos a considerar esta metodología para lograr ahorros en el 2019 y en los años que siguen. Es posible aplicar estos conceptos con cualquier ERP que utilicen (SAP, Oracle, Microsoft, o un desarrollo propio). Si requieres apoyo para la adopción de esta metodología y/o en los sistemas que utilizan, contacta con uno de nuestros consultores que te ayudarán en el proceso.

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