3 consejos para una mejor presentación de informes financieros

Para los equipos de FP&A, los informes financieros pueden presentar un desafío.

Si comparte demasiados informes, los líderes empresariales pueden dejar de leerlos todos juntos. Pero si ofrece informes financieros básicos, las partes interesadas piden a gritos datos más relevantes e información oportuna. Entonces, ¿cómo encuentra el equilibrio entre no abrumar a sus socios comerciales y, al mismo tiempo, obtener la información que necesitan?

Aquí hay tres pasos probados por Adaptive Planning:

Consejo n. ° 1: encuesta a los usuarios

Su director ejecutivo necesita acceso a datos diferentes a los del gerente de recursos humanos. Sin embargo, también existe una buena posibilidad de que también les interese parte de la misma información. E incluso dentro de los mismos departamentos, los gerentes pueden buscar información diferente a la de sus pares. Los gerentes tienen diferentes requisitos y objetivos; algunos prefieren una descripción general de muy alto nivel, mientras que otros quieren información específica y muchos detalles.

Entonces, ¿qué debe hacer un equipo de finanzas?

Suena simple, pero comienza con una buena comunicación. Habla con los usuarios y averigua qué quieren y por qué lo quieren. Profundice en cómo les gustaría que se presentaran los informes y con qué frecuencia los necesitan. De vez en cuando, realice un seguimiento con una reunión breve o una encuesta simple para asegurarse de que los gerentes estén usando los informes y si hay alguna información nueva que sería útil.

Por supuesto, es esencial continuar realizando inversiones continuas en tecnología que garanticen que puede entregar los informes que los socios comerciales buscan en formatos fáciles de usar. Las inversiones en tecnología no solo ahorran tiempo en FP&A , lo que permite un enfoque más reflexivo y estratégico para generar informes relevantes, sino que también tienen un impacto medible en los resultados finales.

Consejo n. ° 2: personalice los paneles

Una fortaleza clave de las inversiones en tecnología es la tecnología de tablero. Los tableros han revolucionado los informes, reduciendo drásticamente las montañas de hojas de cálculo que llegan a los gerentes y jefes de departamento por correo electrónico o en papel. Por lo tanto, asegúrese de aprovechar al máximo la tecnología trabajando con los usuarios para personalizar los paneles de control para acceder a los informes que desean, entregados en un formato que sea más útil.

Un tablero personalizado permite a los gerentes hacer un mejor trabajo midiendo el desempeño y configurando proactivamente los resultados comerciales a través del conocimiento en tiempo real de los datos financieros y de ventas. Los paneles también son una herramienta poderosa para rastrear el desempeño más amplio de su empresa en comparación con sus planes y objetivos, hasta la fecha.

Cuando se trata de paneles, una demostración rápida puede ser de gran ayuda. Puede mostrar a los usuarios el poder de la visualización de datos presentados en una variedad de formatos, desde gráficos de barras, columnas o anillos estándar hasta gráficos de embudo, cascada y burbujas más atractivos. Y puede demostrar cómo pueden generar sus propios informes para obtener aún más información sobre el desempeño de su equipo y cómo afecta a toda la organización.

Estas herramientas de visualización han demostrado ser revolucionarias en términos de hacer que los informes sean accesibles y comprensibles para una amplia gama de usuarios. Como señaló recientemente un escritor de TechTarget: “Sin (visualizaciones de datos), los equipos de análisis se están involucrando en una tarea casi imposible que equivale a volar un avión con los ojos vendados”.

Consejo n. ° 3: seguimiento de los resultados

A menudo se dice que lo que se mide se hace. Teniendo esto en cuenta, una forma de garantizar que se generen informes relevantes es evaluar si conducen a resultados medibles.

¿Los informes han resultado en una mayor eficiencia, cambios en el comportamiento o un aumento en las ventas? Internamente, ¿los informes están ayudando a impulsar la colaboración y conversaciones más profundas? Si no es así, ¿por qué? Es posible que necesite profundizar en si la información correcta está llegando a las manos adecuadas.

Abrir líneas de comunicación con socios comerciales es clave. Discuta los resultados específicos y luego identifique los informes (o los ajustes a los informes) que proporcionarán información y datos en tiempo real para generar mejores resultados. Cumulus Media, cliente de Adaptive Insights, aplicó con éxito este enfoque, instituyendo informes de autoservicio para que los usuarios de toda la organización puedan crear y ejecutar informes a pedido. El resultado: ahora solo se necesitan segundos, no días, para acceder y analizar los datos de desempeño empresarial relevantes para cada gerente.

Finalmente, celebre y resalte el éxito. Si un determinado departamento está obteniendo grandes beneficios al aprovechar los conocimientos de los informes que recibe y genera, promocionelo en toda la organización. El éxito generará éxito.

Un buen informe conduce a mejores resultados

Por supuesto, es importante recordar que cuando se trata de informes, las finanzas deben ser un facilitador y un socio estratégico, no un titular. Los gerentes deben ser autosuficientes. Pero es importante poner la información relevante en sus manos para que no tengan que rastrear las finanzas cada vez que tengan una pregunta.

En última instancia, una buena presentación de informes conduce a mejores resultados. Al identificar y entregar los informes que los líderes y gerentes de su organización necesitan, FP&A puede tener un gran impacto y solidificar su papel como socio comercial estratégico.