3 Pasos para mejorar el Forecast

Imagina que estás en un restaurante con amigos. Usted ordena una ensalada pequeña, mientras que sus compañeros eligen los artículos más caros. Probablemente pediría hacer el pago por separado, ya que dividir la factura de manera equitativa sería una forma imprecisa de asignar los gastos.

Lo mismo aplica para su contabilidad corporativa. No puede simplemente distribuir los gastos indirectos y compartirlos de manera uniforme en los costos en todos los departamentos o líneas de productos, como distribuir la mantequilla en el pan, y esperar obtener una visión precisa de las finanzas de su empresa. Es necesario adoptar un enfoque superior basado en las relaciones de causa y efecto.

Afortunadamente, hay formas fáciles de mejorar la precisión de sus desgloses de costos y forecast de costos futuros. Aquí hay tres pasos para comenzar, recomendados por Adaptive Planning.

Paso # 1: Prueba el costeo basado en actividades

Cuando llega el momento de poner en práctica el forecast, eficiencia es el nombre del juego. Y el costeo basado en actividades (ABC, por sus siglas en ingles) puede ayudar. A diferencia del costo tradicional, que asigna costos a los productos en función de una tasa de gastos generales promedio, ABC determina todas las actividades laborales asociadas con la producción, asigna un costo a esas actividades y luego determina el costo real de cada producto y línea de servicio estándar. ABC es como pagar la cuenta individualmente en el restaurante. Como resultado, las actividades costosas y redundantes se vuelven más visibles, los líderes financieros encuentran mejores formas de aplicar o reducir los gastos generales de recursos, y los precios con decisiones de margen de beneficio se vuelven más precisos.

Afortunadamente, contamos con un software de planificación moderno que puede ayudarlo a crear modelos ABC fáciles de usar que se pueden usar una y otra vez. Y los modelos ABC también pueden asignar gastos de distribución, venta, comercialización y servicio al cliente para informar un P&L para cada cliente. Cuando ABC todavía estaba en sus primeras etapas de adopción en la década de 1990, los contadores diseñaron en exceso y construyeron modelos que eran demasiado complicados y colapsaron bajo su propio peso. Muchos concluyeron que ABC no funciona. Pero la creación rápida de prototipos con métodos de implementación de remodelación iterativa que utilizan tecnología de software y estimaciones razonables puede “ajustar el tamaño” del modelo ABC. Este enfoque proporciona resultados de alta precisión relativamente rápido, en semanas, no meses. Con ABC, es básicamente un costo de absorción total, pero hecho correctamente.

Paso # 2: Aumente las ganancias con tecnología predictiva

Mientras intenta determinar qué factores están impulsando la rentabilidad, observe las tendencias que configuran su desempeño con un ojo crítico. Si ha estado distribuyendo los gastos indirectos en costos de manera uniforme en su cartera, tendrá una visión sesgada del rendimiento. Algunos productos tienen un costo excesivo, mientras que otros deben ser subestimados porque hay un error de suma cero para el total. Eso significa que los márgenes de beneficio informados son defectuosos y engañosos.

Si utiliza modelos ABC para comprender mejor sus costos directos e indirectos y los márgenes de beneficio resultantes, tendrá suposiciones más sólidas en las que basar sus pronósticos. Tendrá tasas de consumo de costo a nivel de unidad calibradas para calcular las ganancias futuras y el flujo de efectivo en función del volumen del producto y las previsiones mixtas. Y el software de automatización adecuado puede ayudar a modelar las relaciones de causa y efecto para que pueda actualizar rápidamente las proyecciones financieras a medida que cambian las condiciones.

Sin embargo, la investigación muestra que los directores financieros aún no han invertido en esta tecnología. De acuerdo con el Informe de indicadores del CFO de Adaptive Insights Q1 2017 , cuando se les preguntó qué solución tecnológica no tenían los CFO que contribuiría más a una mayor agilidad en la organización financiera, casi la mitad (49%) citó el análisis predictivo. Quieren análisis válidos de escenarios hipotéticos y pronósticos financieros continuos basados en factores.

A medida que más compañías adopten herramientas analíticas, aquellas que esperan se encontrarán luchando para mantener el ritmo de la competencia.

Paso # 3: Diferénciate con datos

En ausencia de hechos, la opinión de cualquiera es buena. Pero generalmente la voz de más alto rango dicta qué decisión se toma.

Lamentablemente, muchos ejecutivos aún confían en su intuición al tomar decisiones. Usan lo que les funcionó en el pasado. Por supuesto, la experiencia y la intuición son rasgos valiosos, pero la analítica ofrece datos reales y basados en hechos que pueden proporcionar información estratégica más inteligentes y que permite mejores decisiones. Los análisis crean conversaciones necesarias, generan preguntas y también pueden responder preguntas.

La investigación muestra que, cada vez más, más directores financieros reconocen el poder de la toma de decisiones basada en datos. Según el informe reciente de EY, el 23% de los directores financieros dijo que mejorar las capacidades de big data y análisis para transformar los pronósticos, la gestión de riesgos y la comprensión de los factores de valor y costos es una prioridad para la función financiera futura.

“Los datos pueden ser una herramienta extremadamente subutilizada, y la capacidad de una empresa para acceder a los datos correctos en el momento correcto y luego mirarlos a través de la lente correcta, puede hacer o deshacer el resultado final”.

Dan DiFilippo, ex global de EE. UU. Y PwC líder de datos y análisis

Invertir en software de análisis puede ayudar a proporcionar los datos necesarios para tomar mejores decisiones comerciales.

Sin embargo, no sienta que tiene que disparar a la perfección. Comience pequeño pero piense en grande. Gatear, caminar, correr y luego volar. Aproveche la tecnología para su planificación y modelado, pero no complique demasiado las cosas. Recuerde: es mejor ser aproximadamente correcto que precisamente inexacto. En la tierra de los ciegos, el tuerto es el rey.