¿Te identificas con esto?: presupuesto en medio de una gran incertidumbre sobre el futuro (como hoy durante COVID-19); ingresar presupuestos departamentales en múltiples hojas de cálculo de Excel; conciliación  manual de  variaciones y  corrección de errores y lidiar con fórmulas rotas, información incorrecta e inexactitudes. La vida de un equipo de finanzas durante la temporada de presupuesto es ardua y, a menudo, frustrante. Te dejamos 3 tips de presupuesto para un mundo cambiante

Es más frustrante cuando hay incertidumbre sobre los niveles de demanda de la organización en los próximos meses.

Los directores financieros encargados de presentaciones de presupuesto a menudo se encuentran explicando números y suposiciones que están muy desactualizadas en el momento en que se encuentran ante los interesados ​​clave. El presupuesto estático simplemente no puede mantenerse al día con el entorno económico de la velocidad del rayo actual, como muchos ahora están experimentando.

Los CFO necesitan un presupuesto dinámico y ágil centrado en las finanzas  que ayudan a las partes interesadas a obtener información y tomar decisiones informadas vinculadas a objetivos estratégicos y operativos. Esto permite que los CFO pasen de líderes tácticos a líderes estratégicos.

Tips de presupuesto para un mundo cambiante

Los presupuestos establecidos en los controles logran más que los presupuestos estáticos, y los hacen más rápidos con más validez. Además de asignar recursos específicos en la carga de demanda estimada para ajustar la capacidad (por ejemplo, número y tipo de empleados, compras de equipos), los presupuestos ayudarán a impulsar las transacciones comerciales, los directores financieros responderán más rápidamente a los cambios en el mercado y el entorno externo, cree un proceso dinámico basado en datos, en lugar de uno congelado en innumerables libros de Excel apilados y apilados. Los presupuestos establecidos en los controles permiten una planificación presupuestaria activa y continua que se convierte en los financieros continuos, en el lugar de una planificación anual y fija que culmina en cientos de páginas no leídas.

La agilidad es una palabra de moda por una razón. Los directores financieros que esperan generar confianza y credibilidad en sus números ya no pueden confiar en herramientas de presupuesto estático para hacer el trabajo. En un mundo con mayor volatilidad regulatoria, complejidad, incertidumbre, movilidad de la cadena de suministro, cambios en el mercado laboral y evolución tecnológica, un CFO debe ser ágil o generar informes y presupuestos irrelevantes en los que nadie lee ni cree.

Aquí hay algunos tips de presupuesto para ayudar a los directores financieros a comenzar 

  1. Tips de para presupuesto: Eliminar de datos

Tradicionalmente, los directores financieros elaboran presupuestos utilizando datos de múltiples fuentes en toda la organización. Los departamentos ingresan sus presupuestos en hojas de cálculo de centros de costos con poca o ninguna idea de cómo se vincula su rendimiento con iniciativas más grandes. Los equipos de finanzas están atascados con la consolidación de las hojas de cálculo y dejaron de adivinar cómo encaja todo. Este enfoque para la presupuestación mantiene a las partes interesadas en la oscuridad sobre los impactos de las proyecciones de ingresos y gastos aguas abajo.

Independientemente del tamaño de la empresa o de la industria, los directores financieros pueden lograr una mayor colaboración y eliminar silos presupuestarios mediante la identificación de una sola fuente de datos, la generación de  controles continuos  controlados y la creación de un recurso de planificación centralizado y accesible. La integración de datos ascendentes ayuda a las unidades operativas a ver los presupuestos en un contexto más amplio de toda la empresa y facilita la alineación del soporte de las partes interesadas clave.

El proceso presupuestario es sensible a la capacidad de los recursos para los cambios proyectados en el volumen de ventas y la combinación de productos y líneas de servicio estándar. Tiene en cuenta qué gastos son hundidos, fijos, escalonados o variables. Abarca el comportamiento microeconómico en comparación con la consolidación de las  hojas de cálculo de los  centros de costos.

  1. Tips de para presupuesto: Identifique los KPI 

Los KPI son medidas de actividades operativas que abarcan desde clientes hasta instalaciones, entregas y transacciones. Los directores financieros pueden rastrear diferentes KPI (p. Ej., Reservas versus ingresos, ventas por ubicación geográfica, rendimiento de entrega de pedidos a tiempo del cliente), pero  más KPI  no siempre es algo bueno. Todos los indicadores medidos no pueden ser una “K”, ¡una clave!

En el caso de una organización de atención médica, el desacuerdo sobre los KPI casi descarriló el proceso presupuestario. Encargado de rastrear los ingresos específicos del paciente, el comité de presupuesto identificó específicamente las métricas de calidad de atención como un KPI de ingresos. La suposición de que los pacientes satisfechos regresarían a la instalación para recibir atención, lo que aumentaría los ingresos, en la última instancia resultó menos precisa que se realice un análisis demográfico. Finalmente, el comité de presupuesto concluyó que los indicadores como la edad del paciente, la ubicación, los ingresos, la raza, el estado de salud y los históricos de utilización eran KPI más efectivos que las métricas de satisfacción independientes.

La integración de los KPI en el proceso presupuestario les permite a los CFO hacer correcciones en el curso, lo que es específicamente relevante ahora, y medir el rendimiento general del negocio. Permite a los CFOs alinear los gastos planificados con la estrategia del equipo ejecutivo mientras crean la aceptación en toda la organización.

  1. Diferenciar forecast de objetivos

Los directores financieros que utilizan presupuestos deben diferenciar entre los controles, hacia dónde se dirige la organización, y los objetivos, hacia donde la organización espera llegar. Los requisitos deben basarse en una tasa de ejecución del rendimiento anterior con ajustes para aumentos o disminuciones de la demanda de la capacidad necesaria, mientras que los objetivos se vinculan con objetivos aspiracionales (expansión del mercado, lanzamiento de nuevas líneas de productos y servicios, etc. .).

Al separar los objetivos y las previsiones, los directores financieros crean un proceso de presupuesto sólido que continuamente corrige y se adapta a los factores del mercado y los impactos ambientales. Podemos entender la brecha entre el gasto proyectado y los niveles de ganancias y los deseos aspiracionales del equipo ejecutivo. Luego pueden intentar identificar acciones que pueden reducir la brecha.

Los inversores en una nueva instalación de producción, por ejemplo, necesitarían que el equipo de finanzas presentara situaciones determinadas en la instalación ubicada en línea, posibles retrasos en la construcción y otras variables desconocidas. Un CFO orientado al presupuesto basado en el conductor podría hacer preguntas importantes como: ¿Tenemos un plan de contratación en marcha? ¿Qué sucede si los componentes del producto aumentan de $ 40 cada uno a $ 50 cada uno? Ella crearía los mejores, peores y probables escenarios contra los cuales se medirían los resultados. Los objetivos, por otro lado, se relacionan con el lugar al que la organización (ya sea la junta, el liderazgo o los inversores) espera llegar. En el caso de una nueva instalación, el objetivo de ingresos podría estar 100% listo para la producción para el próximo trimestre.

Planifica y ejecutado

Se espera que los CFO de hoy naveguen la complejidad y la incertidumbre a través de la estandarización, la automatización y la racionalización de procesos, sistemas y datos. Usar estos tips de presupuesto, ayudará a informar las proyecciones de flujo de efectivo para el departamento de tesorería, respaldan las iniciativas de crecimiento, impulsan la expansión del margen de beneficios, se alinean con la estrategia de los ejecutivos y administran el rendimiento del negocio a través de mejores análisis e informes.

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