5 pasos para convertir tus datos financieros en buenas decisiones

Los datos están en todas partes, pero si no tienes la capacidad de convertir la información de estos en información útil para la organización, los datos solo van a llenar espacio. La verdad es que muchas empresas están luchando para convertir sus datos financieros en buenas decisiones y un activo organizacional muy valioso. Un estudio de McKinsey, descubrió que los empleados dedican alrededor de un tercio de su tiempo a tareas que no agregan valor debido a la mala calidad y disponibilidad de los datos. El equipo de finanzas dedica más tiempo a obtener, agregar, conciliar y limpiar datos, que cualquier otro equipo, y eso que no hablamos de los informes manuales. Te contamos estrategias y tips originarios de Adaptive Planning.

La evolución de la relación entre el CFO y el CIO

La verdad es que estos malestares no son simplemente financieros. Los equipos de tecnología (TI) buscan simplificar los sistemas, reducir los gastos y disminuir la cantidad de esfuerzo necesario para mantener los sistemas heredados. La demanda de información y datos procesables es cada vez mayor, causando que los procesos centrados en TI se conviertan en el cuello de botella para la agilidad organizacional.

Actualmente, se le pide al área de finanzas que brinde orientación con más frecuencia que nunca. Provocando la necesidad de cambiar el enfoque de la entrega en procesos financieros centrales, a un enfoque que brinde orientación y asociación estratégica en toda la empresa. Un cambio que es posible gracias a la aceleración de las iniciativas digitales y la nube. Los líderes empresariales solicitan nuevos conocimientos y nuevas formas de ver el rendimiento empresarial, lo que a menudo requiere la combinación de múltiples fuentes de datos dispares. Para el equipo de finanzas, la presión está en convertir los datos en acción.

El desafío en el equipo de finanzas está en los enfoques heredados. Estos se centran en procesos manuales, lo que es factible a nivel micro pero, se dificulta mucho al manejar las cantidades masivas de datos que generan y capturan las empresas modernas. Incluso en estos tiempos inciertos, muy pocos líderes financieros planean posponer iniciativas para modernizar sus plataformas de gestión de datos; de hecho algunos están acelerando sus plazos. Esto es muy importante, ya que una investigación de The Hackett Group encontró que, en el 2020, el 88% de las organizaciones financieras tenían una iniciativa de transformación digital financiera en marcha y el 96% planeaba tener una iniciativa similar en los próximos 12 a 24 meses.

¿Cómo funciona la relación entre el CFO y el CIO con la aparición de herramientas que han transformado la entrega y gestión de TI? No hay duda de que hemos entrado en una nueva era de propiedad tecnológica. Dado que la nube permite que las finanzas tengan un mejor control sobre la forma en que se administra los datos, la función también tiene una mayor responsabilidad y una gran oportunidad para impulsar la agenda digital.

Según el informe de Oliver Wyman, las áreas financieras están listas para pasar de ser simplemente asesores financieros a propietarios de un centro analítico, empoderando a la empresa con datos en tiempo real e información procesable. Además, el surgimiento de la automatización está reduciendo el costo de brindar información integral al negocio, lo que genera mayores expectativas de lo que el equipo financiero podría brindar.

A continuación, analizamos los cinco pasos que el área de finanzas debería seguir si quiere convertir sus datos financieros en buenas decisiones para el futuro de la organización.

1. Evolucionar la propiedad, la experiencia y el control de los datos

Cualquier informe que requiera recursos o aportes de TI representa un posible retraso. Esto puede retrasar la toma de decisiones y generar una serie de problemas potenciales para las finanzas de la organización. Los sistemas heredados entregan el gobierno y la gestión de datos a TI de forma predeterminada, así es como funcionan las cosas en el mundo local. Sin embargo, hoy en día la propiedad de los datos debe ser gestionada por las personas más cercanas a la empresa. Estos equipos, incluido el de finanzas, deben estar facultados para ser dueños de la definición, implementación y mantenimiento de componentes críticos, como el modelo de datos financieros, las reglas contables, las asignaciones, los cálculos y las métricas. Las organizaciones listas para tomar decisiones deben ser ágiles; deben tener datos al alcance de la mano para realizar llamadas rápidas basadas en la información más reciente.

2. Acelerar el tiempo para obtener información

Aumentar la velocidad a la que se pueden recopilar y compartir conocimientos también se está convirtiendo en una prioridad financiera. Los equipos de finanzas deben poder administrar y transformar datos de manera eficiente para cualquier tipo de caso de uso en informes, análisis o planificación. El tiempo para obtener información depende tanto de la experiencia del usuario como de tener los datos correctos.

Los analistas financieros entienden la importancia de usar herramientas para la preparación de datos que son visuales e intuitivas, ayudándoles a crear historias para compartir mejores conocimientos con los ejecutivos. Este cambio de enfoque para que el equipo de finanzas sea el moldeador de su propio futuro, exige herramientas que permitan crear, mantener y ajustar canalizaciones de transformación de datos sin necesidad de codificar. En otras palabras, con poca o ninguna intervención de TI.

3. Crear una vista completa del rendimiento, compartida por todos

Uno de los mayores desafíos que enfrentan los profesionales de las finanzas y, de hecho, el negocio en general, es la falta de consistencia de los datos. Por ejemplo, si el área de finanzas y el de recursos humanos tienen dos versiones diferentes contradictorias de los datos, llegar a cualquier forma de consenso será problemático.

Hoy, más que nunca, las empresas necesitan ver el mismo conjunto de hechos, proporcionado por herramientas de informes y análisis que satisfagan las necesidades de un conjunto creciente de partes interesadas. El impacto del bloqueo que trajo la pandemia del COVID-19 hizo que esta necesidad sea más presente, ya que los usuarios, gerentes y ejecutivos de finanzas, requerían una visión consistente y colaborativa de los datos de rendimiento. Sin reuniones en persona y “momentos más frescos” dentro de la oficina, la confianza y la integridad de los datos se vuelve primordial.

Para construir esta vista completa, el equipo de finanzas debe ser capaz de integrar sin problemas transacciones financieras en tiempo real y datos históricos de sistemas heredados. Además, de datos operativos en soluciones propias o específicas de la industria, con dimensionalidad flexible directamente desde el libro mayor.

4. Crear un modelo de datos flexible mantenido por el equipo de finanzas.

Parte de la colaboración continua entre finanzas y TI se trata de permitir que la función de CFO cree, mantenga y ajuste su propio modelo de datos financieros sin necesidad de codificar. El cambio a la nube permite que las finanzas aprovechen los modelos de datos que están diseñados explícitamente para adaptarse al cambio. Las herramientas locales carecen de flexibilidad y requieren aportes de TI en prácticamente todas las etapas, desde la implementación hasta la administración y la creación de informes de datos. Al mismo tiempo, con datos e informes contenidos en una plataforma, la participación de TI puede reducirse al crear informes o ejecutar análisis, mejorando la eficiencia y reduciendo los costos generales asociados con la toma de decisiones.

La creación de un modelo de datos flexible tiene la intención explícita de respaldar el cambio, por ejemplo, para acomodar la adición de nuevas fuentes de datos, el ajuste de asignaciones, la adición o eliminación de dimensiones y atributos, sin los meses de esfuerzo que comúnmente se requieren con los enfoques heredados. Llegar a este punto, en el que la TI permite que las finanzas se conviertan en dueñas de su propio destino, requiere un cambio cultural y tecnológico, pero esto es algo que ambas partes del negocio deben adoptar si quieren volverse menos transaccionales y más estratégicos.

5. Crear un motor de contabilidad de alta potencia mantenido por el equipo de finanzas

De manera similar, TI puede empoderar a las finanzas y sus usuarios, permitiéndoles controlar cómo se definen y configuran las reglas de enriquecimiento de datos. En el mundo actual, donde las empresas han acumulado una gran cantidad de herramientas, tener un único punto de mantenimiento para las reglas contables en toda la actividad operativa es clave. Muchos de los competidores de Workday, manejan estas reglas en silos separados, lo que genera gastos de mantenimiento innecesarios.

Si estás listo para pasar al siguiente nivel y tener una organización que logre convertir datos financieros en buenas decisiones, Workday Adaptive Planning es lo ideal para ti. Este es un software especializado en finanzas, que trabaja desde la nube, permitiendo que el equipo financiero tome el control de los datos de toda la organización al integrarlos en un solo lugar. Además, ayuda a automatizar tareas de dashboards, informes financieros, escenarios what if, etc. Adaptive te brinda la facilidad de uso del excel con la velocidad de servidores de clase mundial. Para saber más del software puedes consultar con uno de nuestros consultores especializados aquí.