Written by El forecast financiero es una herramienta clave de la planificación empresarial, ya que utiliza el rendimiento anterior de la empresa y las condiciones o tendencias actuales para predecir lo que sucederá en el futuro.
Ayuda a las organizaciones a funcionar bien a pesar de la incertidumbre en función de la demanda prevista de productos o servicios.
Cuando el forecast se ejecuta correctamente, las organizaciones pueden resistir las perturbaciones económicas, adaptarse a las fluctuaciones de ingresos o gastos y cambiar de rumbo cuando surgen desafíos u oportunidades. Por otro lado, un forecast mal ejecutado puede sabotear tu negocio.
Sigue leyendo y descubre los nueve pasos que puedes seguir para orquestar un forecast que realmente te guíe en la estrategia empresarial.
Paso 1: Define los términos
¿Qué es un forecast financiero y dónde encaja con los procesos tradicionales de presupuestación y planificación? Los practicantes de análisis y planificación financiera (FP&A) usan estos términos de diferentes maneras, por lo que aquí hay un par de definiciones para estar en la misma página:
Forecast vs plan. Un plan se refiere a un pronóstico anual preparado para el próximo año fiscal o calendario. El término “forecast” generalmente se reserva para ejercicios periódicos con el fin de ajustar el plan para reflejar un rendimiento real.
Forecast vs presupuesto. Un presupuesto es un plan de cómo vas a gastar cantidades específicas de dinero. Si bien esta es una pieza vital de cualquier pronóstico, es solo una pieza del rompecabezas. Un forecast completo también debe incluir ingresos, activos, pasivos y flujos de efectivo proyectados. Los planificadores verdaderamente estratégicos incluso tendrán en cuenta los indicadores clave de rendimiento (KPI) operativos.
Paso 2: Modela tus ingresos
Antes de que crees un forecast financiero integral, debes crear un modelo comercial preciso. Una forma de hacerlo es modelando los ingresos. Un modelo de ingresos efectivo debería poder responder preguntas como “¿Qué inversiones son necesarias para aumentar los ingresos en un 25% el próximo año?” O, “Si los ingresos se mantienen estables, ¿qué programas deberíamos recortar para mantener la rentabilidad?” Con el modelo correcto implementado, tendrás la flexibilidad para ejecutar escenarios y examinar suposiciones para que puedas responder estas preguntas con confianza.
Los modelos de ingresos variarán ampliamente según su industria y modelo de negocio. Por ejemplo, un fabricante podría considerar variables como la capacidad y la utilización, mientras que un bufete de abogados podría analizar las listas de clientes y las tarifas de facturación. Cualquiera que sea la naturaleza del negocio, el modelo correcto te ayudará a manejar mejor los ingresos para que puedas impulsar tu negocio.
Aquí hay algunas consideraciones comunes:
- Métete en los controladores. Desafía lo que crees que sabes. Al modelar los ingresos, ten la flexibilidad de probar y ajustar tus suposiciones para que puedas obtener nuevos conocimientos sobre las fuentes de ingresos sin explotar.
- Comienza con la relación entre el precio y el volumen. Los términos y las fórmulas pueden diferir de una industria a otra, pero la mayoría de los modelos se reducen a la relación entre el precio y el volumen, por lo que es una buena relación para comenzar a modelar los ingresos.
- Considera la posibilidad de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba. Los modelos de software de planificación y previsión financiera de arriba hacia abajo comienzan con el panorama general centrándose en las tendencias de mercado de alto nivel, mientras que los modelos de abajo hacia arriba se basan en los detalles operativos del negocio. Al tener en cuenta ambos modelos, se puede identificar brechas en las capacidades actuales y transformar esas brechas en oportunidades.
Paso 3: Modela tus gastos
Además del dinero que ingresa, el forecast deberá considerar el dinero que sale. Considera estos factores clave al modelar tus gastos:
- Personal. Este es probablemente tu mayor gasto. Si tu organización está formada principalmente por empleados asalariados, podrías, por ejemplo, pronosticar los gastos de personal. Sin embargo, si eres un minorista nacional o una cadena de restaurantes con una gran cantidad de empleados por hora, es posible que prefieras crear un pronóstico basado en turnos o roles.
- Gastos de operación (OPEX). Los gastos operativos a menudo están estrechamente relacionados con el número de empleados. Tu modelo de gastos debe reflejar eso.
- Costo de los bienes vendidos (COGS). Deberás pronosticar todos los costos asociados con la entrega de ingresos, incluida la mano de obra, los materiales y los gastos generales.
- Costos fijos vs variables. Comprender que impulsa un gasto es fundamental para obtener el modelo correcto. Un costo fijo (como un centro de datos) debe modelarse según su propio cronograma, mientras que un costo variable (como materias primas y empaque) puede modelarse según una fórmula (por ejemplo, como un porcentaje de los ingresos totales).
- Asignaciones. En algunos casos, deberás repartir los costos entre segmentos o centros de costos. Distribuir los gastos de TI entre varios departamentos, por ejemplo, puede ayudarte a comprender el “costo completo” de estos servicios. Comienza identificando una métrica clave como base de su distribución. Por ejemplo, algunos costos pueden asignarse por empleado, mientras que otros pueden asignarse por pie cuadrado.
Paso 4: Establece tu ritmo
Una vez que hayas construido tu modelo, es importante definir un ritmo y un calendario. El forecast financiero no es un ejercicio único, sino una práctica para desarrollar y perfeccionar con el tiempo.
Plan. Comienza con un plan anual o un proceso de elaboración de presupuestos que integre los aportes de las partes interesadas de toda la empresa para establecer objetivos y definir requisitos. Los modelos desarrollados te ayudarán a traducir estos objetivos en un plan financiero y operativo para el año.
Previsiones trimestrales y mensuales. Inevitablemente, tu organización se desviará del forecast. Cuando eso suceda, deberás revisar tu plan, evaluar tu desempeño y ajustar tus expectativas. Este cómputo periódico nunca debe ser una sorpresa, sino más bien parte de un proceso de planificación continuo y dinámico.
Encuentra un ritmo de forecast que funcione para ti. A veces, estas restricciones se establecen externamente. Por ejemplo, puedes estar obligado a realizar informes periódicos a los accionistas. Si bien algunos forecast pueden ocurrir de forma ad hoc, se debe establecer un ritmo constante, ya sea semestral, trimestral o mensual. Cada nuevo forecast es una oportunidad para evaluar el rendimiento y revisar las suposiciones sobre el futuro. Estos no deben reemplazar el plan anual, este seguirá siendo relevante para la compensación y otros objetivos. Tus ajustes de forecast vivirán junto con tu plan original y representarán tus últimas y mejores predicciones de rendimiento comercial.
Forecast diarios y semanales. En algunos casos, es posible que se deba generar forecast con mucha más frecuencia. Los comercios minoristas, hoteleros y otros negocios altamente estacionales pueden participar en un monitoreo diario o semanal para reflejar los patrones de compra de los clientes. Otras empresas pueden optar por hacer un forecast semanal relámpago sobre las ventas u otros KPI operativos para asegurarse de que se mantengan en el buen camino.
Paso 5: Pronostica lo que importa
Un forecast financiero útil debe abarcar más que solo el estricto plan de cuentas del libro mayor. También debe modelar sus suposiciones operativas implícitas. Por ejemplo, los fabricantes pueden centrarse en el tiempo de actividad de la planta, el rendimiento y los códigos de barras, mientras que las organizaciones sin fines de lucro pueden analizar de cerca las subvenciones y la membresía.
Para algunas organizaciones, el estado de resultados ofrece suficiente información sobre el desempeño financiero. Otros, sin embargo, generarán un balance y un estado de flujo de efectivo a parte del estado de resultados. Para las empresas intensivas en capital (como los bancos con activos bajo administración o las empresas de telecomunicaciones que construyen infraestructura de red), es fundamental hacer forecast de los gastos de capital (CAPEX) en el balance general.
En algunos casos, puede que no valga la pena elaborar un balance general completo para el futuro, pero un conjunto abreviado de métricas será suficiente para pronosticar cómo cambiará el efectivo neto con el tiempo.
“Obtener efectivo” y comprender cómo sus operaciones afectarán su futura posición de efectivo es esencial para las organizaciones más pequeñas sin reservas significativas, así como para las empresas que buscan recaudar fondos.
Paso 6: Define tu proceso de informes
Una vez que construyas un modelo integral de tu negocio e incorpores tus conocimientos en el proceso de forecast financiero, debes definir un conjunto de informes que deseas usar (tanto interna como externamente). Tus informes deben proporcionar una vista fácil para entender el estado de la empresa. Debes incluir más que una simple vista del balance de las finanzas, a parte hay que incorporar el rendimiento de los KPI operativos y “paquetes” de datos que puedes compartir fácilmente con la junta directiva y equipo de gestión.
Un proceso de generación de informes eficiente no se trata solo de los informes que generas. Se trata de cómo llegas allí.
Si administras informes usando solo hojas de cálculo, entonces estás familiarizado con el proceso de reunir todas las fuentes de datos, importarlas manualmente en varias hojas de cálculo y enviarlas por correo electrónico para su aprobación. Sin siquiera incluir las solicitudes ad hoc que recibes por correo electrónico o de las personas con las que te cruzas en el pasillo.
La clave para que todos obtengan los informes que necesitan, de forma más rápida y precisa, es la automatización. Una plataforma automatizada simplifica la recopilación, reconciliación y extracción de datos. Eso por sí solo puede transformar tus procesos de informe de una molestia mensual, a un impulsor dinámico y continuo del cambio organizacional.
Paso 7: Impulsa la colaboración
Has automatizado tus informes, has establecido un ritmo regular y has sorprendido a las partes interesadas con tus conocimientos compartidos. Pero si todavía eres el guardián de la información, es posible que te estés perdiendo una gran oportunidad. Cuando las partes interesadas no están directamente involucradas en el proceso de planificación, no tienen un sentido de propiedad.
Cuando se puede acceder a los datos a través de herramientas de forecast financiero de autoservicio, es más probable que las personas adopten un enfoque proactivo para recopilar datos financieros críticos y adoptarán tu plan como propio.
Paso 8: Elige tus herramientas de forecast financiero
Para ayudarte a dar estos pasos, necesitarás las herramientas de forecast adecuadas. Si bien Excel es donde comienzan la mayoría de los equipos de finanzas, no está diseñado para escalar. A medida que las organizaciones crecen y las fuentes de datos se multiplican, las organizaciones deben recurrir a una solución financiera en la nube que pueda:
- Facilitar la colaboración. Involucrar a todos en tu organización dentro del proceso de planificación dándoles acceso a datos en tiempo real para que los socios comerciales puedan tomar posesión de sus números.
- Habilita la planificación de múltiples escenarios. Combina modelos de alto nivel, de arriba hacia abajo, basados en el margen y el crecimiento con listas de personal y horarios detallados. Hazlo de abajo hacia arriba en una única plataforma para que puedas reconciliar rápidamente las diferencias y abordar las brechas.
- Proporciona una única fuente de verdad. Con un conjunto básico de datos operativos y financieros común en toda la empresa, puedes alinear a toda la organización y realizar un seguimiento del rendimiento en general.
- Automatiza los informes. Con informes centralizados e integración de datos automatizada, puedes eliminar la necesidad de buscar y agregar datos manualmente. Esto libera tu tiempo para invertirlo en el análisis, mientras brindas la información necesaria a las partes interesadas, y así, logras tomar decisiones mejores y más rápidas.
Workday Adaptive Planning es un software financiero basado en la nube que ayuda a tener un ritmo de forecast constante, ya que se puede integrar con tus sistemas locales financieros, logrando hacer forecast rápidos y precisos.
Paso 9: Más información
El forecast financiero se reduce a responder algunas preguntas clave. ¿Qué tan bien puedes comprender la posición de tu organización en el contexto del entorno económico? ¿Cuánta información puedes obtener sobre lo que impulsa la oportunidad y el riesgo? y, quizás lo más importante de todo, ¿Con qué habilidad puedes comunicar estos conocimientos a los responsables de la toma de decisiones en toda tu organización?
Con Workday Adaptive Planning puedes tener todas estas respuestas al alcance de tu mano, ayudando a cada miembro del equipo a sentir que es parte del proceso y mejorando toda la planificación de tu organización. Si quieres saber más sobre Adaptive Planning puedes consultar con uno de nuestros consultores.
Blog Original: Adaptive Planning