Nelva Flores, Gerente de Planeación Financiera en Farmapiel comparte su experiencia utilizando Workday Adaptive Planning, con los servicios y soporte de FPA (Financial Planning & Analytics).
1.- EL RETO: ¿Cuáles fueron los desafíos que te llevaron a buscar un software de planificación y análisis financiero en la nube?
Principalmente queríamos dejar de usar Excel, para automatizar nuestros procesos y así evitar errores, y hacer del tiempo del equipo de finanzas, más eficiente.
Veníamos ya sintiendo un gran desafío con respecto a los errores de fórmulas y al tiempo. Consolidar información y trabajar con hojas de cálculo era muy desgastante. Entregar un P&L nos tomaba 7 a 10 días, teníamos que recolectar toda la información de las diversas áreas, pasábamos los archivos de Excel de un departamento a otro corrigiendo números, cálculos, celdas y esto nos desgastaba mucho, pero sobre todo nos consumía mucho tiempo. Sentíamos que nos dedicamos más a las tareas operativas que a un verdadero análisis.
Buscábamos un sistema en donde se pudiera elaborar tanto el presupuesto como el Forecast de manera eficiente. El desafío era encontrar un software que nos ayude a automatizar nuestros procesos y que sobre todo podamos confiar en la información.
2.- LA EVALUACIÓN: ¿En su búsqueda para solucionar los desafíos, evaluaron a otros fabricantes?
Si evaluamos 3 software. Entre estas opciones estaban, Oracle Enterprise, Profix, y Workday Adaptive Planning. No elegimos a Oracle Enterprise ni a Profix porque consideramos que eran plataformas muy cerradas que no se adaptan a nuestras necesidades, además con estos software no teníamos independencia por parte del proveedor y nosotros como empresa debíamos cambiar nuestra estructura para adaptarnos a la herramienta. Por un lado, Oracle Enterprise era muy robusto, pero no era moldeable. Y por otro lado, Profix, contaba con una arquitectura muy cerrada, la información no se extraía del ERP, por lo que todo debíamos subirlo de forma manual.
Para esta evaluación consideramos mucho el tema de seguridad y sobre todo que sea una herramienta moldeable que se adapte a las necesidades de nuestro modelo de negocio, el cual se caracteriza por estar en constante cambio. En este sentido, el software que se adaptó más a lo que necesitábamos y se acopló a nuestra manera de trabajar fue Workday Adaptive Planning.
3.- LA DECISIÓN: ¿Cuáles fueron los factores que los llevaron a determinar que Workday Adaptive Planning era la mejor solución para su negocio?
El factor decisivo, fue que Workday Adaptive Planning, nos permitía tener el control sobre el sistema sin depender de un consultor. Además, la herramienta se programaba a la medida de nuestra organización.
Como Farmapiel, tenemos experiencia trabajando con otros software y la creación de cuentas contables, la generación de fórmulas, todo se tenía que realizar en conjunto con los consultores, esto hacía que los procesos sean muy engorrosos y la carga de trabajo se volviera excesiva. El hecho de tener un consultor siempre a nuestro lado, no nos daba independencia ni flexibilidad, además era un tema delicado ya que como equipo de finanzas buscamos tener cuidado y confidencialidad con nuestra información.
Debido a esta experiencia, vimos en Workday Adaptive Planning una solución financiera maravillosa, es una herramienta muy amigable que se adapta a nuestras necesidades, nosotros somos los administradores al 100%, no necesitamos de un consultor y además, somos independientes del equipo de TI ya que no necesitamos que nos ayuden a subir interfaces o programar fórmulas, ahora podemos subir la información de manera automática.
4.- LA IMPLEMENTACIÓN: ¿Cómo fue el proceso de implementación / la metodología?
El equipo de FPA con el que estuvimos trabajando es maravilloso, son innovadores, tienen gran conocimiento y tuvieron una gran capacidad de entender los procesos de nuestra organización, esto hizo que la implementación fuera exitosa.
FPA empezó con una capacitación sobre el software, esto nos pareció fantástico porque hemos tenido experiencia con otras implementaciones en donde primero debemos entregar toda la información para que los consultores realicen la implementación y al final nos capacitan, nos ha ido bien sin embargo este modelo nos parece un poco complicado y engorroso. Sin embargo, empezar con un entrenamiento de Adaptive nos ayudó a desde el inicio tener un panorama claro del manejo de la herramienta, esto a su vez, nos permitió conocer a profundidad todas las bondades, y sobre todo conocer lo que íbamos a necesitar para lograr nuestros objetivos.
Posterior a esto, nosotros como Farmapiel, les comentamos a los consultores de FPA sobre nuestra compañía, nuestros procesos, reportes, etc. Empezamos con el módulo de ventas, que es el más robusto ya que tenemos diferentes unidades de negocio, empezamos a cargar la información real de las ventas a nivel de SKU, lo cual era un reto para nosotros, ya que estábamos buscando un análisis por unidades, por cliente y con Adaptive pudimos hacerlo de manera fácil y ágil. Posteriormente creamos los módulos de costos y gastos. En el módulo de costos, también pudimos corroborar que hicimos una buena elección al implementar Adaptive ya que logramos subir toda la materia prima de cada uno de los productos, incluimos la cantidad en gramos, mililitros de todos los insumos que necesita cada producto, es decir llegamos a un nivel de detalle que no lo habíamos logrado hacer antes en hojas de cálculo. De esta manera fuimos formando el P&L con sus módulos.
5.- LOS RESULTADOS Y ROI: Ahora que trabajan con Workday Adaptive Planning ¿Cómo les ha aportado? ¿Qué beneficios han sido los más importantes? ¿Habilidades que tiene ahora y que antes no tenían?
El presupuesto que trabajamos para 2021 fue mucho más rápido. Antes con Excel nos tocaba ir hoja por hoja, llenando rubro por rubro, sacando cálculos, que a veces tenían errores y nos tomaba demasiado tiempo corregirlos. Por todo esto, la elaboración del presupuesto, antes nos tomaba un mes. Sin embargo, ahora con Adaptive, hacer el presupuesto 2021 nos tomó semana y media, realmente fue un tiempo récord. Lo más tardado fue subir la información a Adaptive, pero a partir de esto, todos los procesos fueron más sencillos y ágiles.
Trabajar con Adaptive nos ha aportado mucho, lo más importante es la disminución del tiempo en tareas operativas y la disminución de errores humanos que se pueden dar en las hojas de Excel, eso no pasa con nuestro nuevo software.
6.- RECOMENDACIÓN para Adaptive: ¿Por Qué recomendarían usar Workday Adaptive Planning?
Recomendamos Workday Adaptive Planning en un 100%, es un sistema totalmente adaptable a cualquier giro de negocio. En nuestro caso, cumple con nuestras necesidades, no tuvimos que modificar ninguno de nuestros procesos, sino que más bien la herramienta se adapta a nuestros modelos.
Igualmente recomendamos Adaptive por ser una herramienta muy flexible no es complicada de usar, es entendible, los financieros podemos trabajar con el software sin depender de un proveedor, la independencia que tenemos es algo muy importante para nosotros.
7.- RECOMENDACIÓN para FPA. ¿Se logró el objetivo de que Finanzas administre Adaptive de manera independiente? ¿Cómo calificarías el conocimiento de la industria de los consultores de FPA? ¿Cómo es el tiempo de respuesta cuando necesitas ayuda de FPA?
Trabajar con FPA fue una muy buena experiencia, los consultores tienen mucho conocimiento sobre el software y sobre buenas prácticas financieras. Nunca tuvimos un “no” como respuesta a alguna inquietud o solicitud, siempre estaban dispuestos a solucionar nuestros problemas. El equipo de consultores es muy paciente y tuvieron una gran capacidad para comprender nuestros procesos y modelo de negocio.
FPA Latam ha implementado Workday Adaptive Planning en más de 25 empresas en diferentes países: México, Chile, Perú, Colombia, Ecuador, Panamá, Guatemala, Venezuela, El Salvador, Costa Rica y Nicaragua. Sí deseas conocer más sobre el CPM que permite automatizar todo el ciclo de gestión presupuestaria para ahorrar tiempo y dinero, agenda un demo personalizado.
