Written by No hay duda de que mantener la tecnología y los procesos de planificación financiera heredados puede costarle a su empresa más de lo que ahorra. Eso es especialmente cierto en el mundo acelerado y basado en datos de hoy en día, donde la agilidad empresarial es ahora un factor determinante para el éxito. En este blog original de Adaptive Planning, te contamos más sobre esto.
Para pensar rápido y moverse primero, las organizaciones deben adoptar un modelo de planificación nuevo y moderno o arriesgarse a quedarse atrás. Sin embargo, muchos profesionales financieros todavía están atascados en hojas de cálculo rígidas que consumen mucho tiempo y ciclos de planificación anual de la vieja escuela.
Mientras tanto, la tecnología de planificación financiera en la nube puede ayudar a las empresas a descubrir los impulsores clave que afectan el rendimiento de los equipos e identificar las tendencias y los cambios del mercado que podrían afectar el resultado final el próximo año. Adoptar un enfoque más activo de la planificación financiera también puede brindarles a los tomadores de decisiones la información objetiva que necesitan para invertir en buenas oportunidades o reducir las que no están funcionando bien.
Hacer que la planificación financiera sea un proceso continuo durante todo el año ayuda a las empresas a tomar decisiones más rápidas y estratégicas. Aquí hay tres formas recomendadas por Adaptive para crear planes financieros más dinámicos que mejorarán la agilidad de su empresa y la ayudarán a alcanzar sus objetivos estratégicos.
Táctica No. 1: Céntrate en la estrategia
No permita que los procesos de ayer impulsen los planes financieros actuales y futuros de su empresa. Si los equipos se centran en hacer lo que hicieron el año pasado, el rendimiento empresarial se estancará.
Para tener éxito en un mercado en rápida evolución, las empresas necesitan una visión estratégica clara y un plan detallado para ejecutarla. Y ese plan necesita ser revisado y actualizado en forma continua.
Pero los líderes empresariales no pueden tomar decisiones estratégicas receptivas sin datos uniformes de toda la organización. Si los equipos utilizan varios sistemas, perderán un tiempo valioso al iniciar sesión en cada programa para recopilar, validar y comparar datos. Todo el mundo sabe que la agregación manual de datos es un proceso propenso a errores y lento. Sin embargo, muchas empresas continúan alojando datos operativos y financieros en sistemas separados.
Por el contrario, un depósito de datos central actúa como una fuente única y conveniente de veracidad para obtener información precisa sobre el desempeño de la empresa. Los sistemas basados en la nube permiten que las personas de toda la empresa carguen los datos de su equipo y recopilen información de otros departamentos para fundamentar sus decisiones.
Con este tipo de tecnología, los equipos pueden dejar de perder el tiempo debatiendo qué datos son correctos y centrarse en decidir qué inversiones harán más para ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos estratégicos. Cuando todos los departamentos utilicen el mismo conjunto de datos para lograr una estrategia compartida, la empresa dejará de existir como una colección de engranajes independientes y se convertirá en un negocio cohesivo donde todos se mueven en conjunto.
Una base de datos centralizada basada en la nube también está siempre actualizada y es precisa, lo que permite a los líderes tomar decisiones basadas en números en los que confían. El software adecuado incluso automatizará el proceso de recopilación de datos, eliminando la posibilidad de errores humanos. Y si es necesario realizar cambios manuales en informes, modelos o pronósticos, un repositorio central garantiza que las actualizaciones se distribuyan en todos los conjuntos de datos al instante. Eso elimina la necesidad de hacer el mismo ajuste en varias hojas de cálculo.
Táctica No. 2: Planifica en Tiempo Real
En el entorno empresarial actual, los cambios en el mercado pueden interrumpir un negocio prácticamente de la noche a la mañana. Y en estos tiempos de transformación, los informes estáticos pueden poner a su empresa en una desventaja significativa. Cuando los líderes necesitan decidir cómo responder a un cambio inmediato en el panorama empresarial, los datos de hace meses no serán de mucha utilidad. Lo que sucedió ayer debe reflejarse en los indicadores clave de rendimiento (KPI) de hoy .
Por ejemplo, si un competidor surge repentinamente o lanza un nuevo producto, los líderes deben saber qué tipo de amenaza podría representar para la participación de mercado de la empresa. Si pueden acceder fácilmente a las cifras actuales, pueden adaptarse sobre la marcha. Pero si lleva días, o incluso semanas, recopilar, verificar y analizar información, la empresa corre el riesgo de perder terreno.
La capacidad de alimentar modelos analíticos con datos más actualizados es un factor clave que permite que los equipos de análisis y planificación financiera (FP&A) exitosos adopten un enfoque más prospectivo. Para que las empresas sean competitivas, necesitan acceso a datos estructurados y no estructurados en tiempo real que se comparten ampliamente en toda la empresa.
Además de los datos en tiempo real, el tablero y el software de modelado también pueden proporcionar información sobre los factores que hacen más para impulsar los resultados comerciales. Además, la tecnología en la nube permite a los equipos autoinformarse y profundizar en datos reales sin pedirle al equipo de finanzas que ejecute un tablero personalizado. Esto permite a los socios comerciales analizar sus propios datos de rendimiento, como los impulsores que influyen en la variación en los últimos meses. También libera al equipo de finanzas para que se concentre en crear pronósticos prospectivos en lugar de administrar un flujo constante de solicitudes únicas.
Cuando su empresa haya planificado para lo inesperado, y haya respaldado esa planificación con datos, los equipos podrán entrar en acción cuando el cambio llegue.
Táctica No. 3: Prepárate para Múltiples Resultados
Si bien es fácil caer en una rutina de planificación financiera anual, la capacidad de la empresa para adaptarse y cambiar de rumbo rápidamente puede significar la diferencia entre alcanzar su objetivo o quedarse corto.
Un proceso de planificación anual restringe al equipo de finanzas al colocar una parada total al final del cuarto trimestre. Vincula el proceso de toma de decisiones estratégicas al comienzo del año y limita la capacidad de la empresa para responder a los cambios a lo largo del año. Por ejemplo, si sucede algo monumental en el tercer trimestre, es posible que la empresa deba cambiar los recursos para reaccionar. Pero si las personas y los presupuestos están bloqueados hasta fin de año, ese tiempo de respuesta podría retrasarse.
Pasar a un pronóstico continuo permite a los líderes ver cómo un cambio podría afectar el rendimiento de la empresa en diferentes períodos de tiempo, ya sea tres meses, 12 meses o dos años. El equipo de finanzas puede mirar hacia adelante continuamente para ver cómo podría cambiar el rendimiento en función de eventos recientes o posibles interrupciones en el horizonte.
Un proceso continuo de previsión y presupuestación también facilita que una empresa realice inversiones más específicas y efectivas. Por ejemplo, si le pide a un gerente que se comprometa con la cantidad de personas que necesitará en el transcurso de un año completo, lo redondeará por seguridad. Pero si toma decisiones de contratación trimestralmente, es posible que no reciba tantas solicitudes de nuevos empleados al comienzo del año.
La implementación de un proceso que permita a los equipos solicitar recursos con mayor frecuencia hace posible que la empresa crezca y cambie de manera más orgánica. En lugar de contratar a cinco personas en enero, un equipo puede contratar a una o dos personas para capitalizar una nueva oportunidad. Luego pueden solicitar un recuento adicional de personas si las cosas salen como se espera. Esto tiene el potencial de simplificar el proceso de contratación y reducir los costos de personal.
La planificación de escenarios mejora la agilidad
La planificación de escenarios es otro enfoque que puede ayudar a que su plan financiero sea más flexible. Cuando los líderes se toman el tiempo para analizar cómo algunos obstáculos u oportunidades probables podrían afectar el negocio y crean planes para hacer frente a esos cambios, su empresa estará lista para reaccionar con rapidez y agilidad si estos hipotéticos se vuelven realidad.
La planificación de escenarios puede brindarles a los líderes las herramientas que necesitan para aprovechar una nueva oportunidad o esquivar un golpe directo mientras otras empresas aún están yendo y viniendo sobre cómo responder a un cambio en el mercado. La investigación muestra que este tipo de planificación predictiva está ayudando a las empresas a salir adelante. Las empresas que poseen poderes analíticos superiores y se destacan en la búsqueda de un crecimiento rentable utilizan el análisis predictivo de manera mucho más amplia para planificar y administrar el riesgo.
En resumen, la analítica está cambiando la forma en que las organizaciones toman decisiones y toman medidas. Pero para que los datos sean una herramienta eficaz de planificación empresarial y toma de decisiones, deben utilizarse y gestionarse de forma adecuada. Los datos por sí mismos tienen un valor limitado, pero cuando se gestionan como un activo estratégico, los datos pueden cambiar la forma en que las organizaciones compiten y ganan.
Con una combinación de plataformas de datos centralizados, información en tiempo real, planes de escenarios y pronósticos continuos, puede adoptar un enfoque mucho más efectivo para la planificación financiera. Cuando su empresa haya planificado para lo inesperado, y haya respaldado esa planificación con datos, los equipos podrán entrar en acción cuando el cambio llegue. Y los líderes se sentirán confiados en las decisiones que han tomado.
Blog original. Adaptive Planning. How to make financial planning a year-round process. 2022