Cómo la automatización financiera inteligente transformará empresas

La necesidad de financiamiento para implementar formas de trabajo más eficientes y dinámicas es anterior a la pandemia global, pero los eventos de 2020 están demostrando ser un catalizador significativo para la transformación tecnológica. Para las finanzas, eso significa adoptar tecnologías digitales, es decir automatización financiera con el fin de transformar e impulsar la empresa.

Los directores financieros han estado buscando durante mucho tiempo reducir el tiempo dedicado a procesos como el cierre, las consolidaciones, los informes y la nómina, y la pandemia de COVID-19 y los cambios en dónde y cómo operan las empresas han hecho de este cambio un imperativo.

Thomas Willman, director, líder de práctica global de asesoría financiera en The Hackett Group, comenta: “Las finanzas han tenido que transformarse de muchas maneras en 2020. Lo que no ha cambiado es que todo este trabajo aún debe hacerse; lo que ha cambiado es que hay que hacerlo fuera de la oficina. Los profesionales de finanzas están explorando formas de aumentar la automatización y aplicar el aprendizaje automático para identificar patrones y hacer recomendaciones que anteriormente habrían requerido una intervención manual “.

Qué significa la automatización financiera inteligente para el día a día de las finanzas

En las manos adecuadas, las tecnologías digitales y una mayor automatización pueden ser una combinación fantástica para que los directores financieros transformen la función financiera. Sin embargo, el éxito dependerá de la identificación y la priorización de las tareas que ofrecerán el mayor valor. Cuando se trata de automatización, el primer objetivo de un equipo financiero debe ser automatizar las tareas repetitivas y transaccionales que requieren esfuerzo humano o intervención manual. Hacer esto liberará una cantidad significativa de tiempo de finanzas para ser más un asesor estratégico de la empresa.

El segundo objetivo es identificar dónde se pueden aplicar las tecnologías digitales, como el aprendizaje automático, para detectar, predecir o recomendar y, en última instancia, infundir un mayor nivel de inteligencia de “máquina” en una transacción o proceso. Una vez que la máquina ve un patrón, es capaz de aplicar el mismo resultado una y otra vez y, a medida que la máquina sigue aprendiendo, se vuelve cada vez más inteligente.

El resultado, la automatización combinada con la inteligencia de la máquina, crea procesos inteligentemente automatizados, eliminando así gran parte del tiempo que antes se dedicaba a transacciones y procesos tradicionales. Una encuesta de Workday Adaptive Planning encontró que más del 40% de los líderes financieros dicen que el mayor impulsor de la automatización dentro de sus organizaciones es la demanda de información más rápida y de mayor calidad por parte de los ejecutivos y las partes interesadas operativas.

La investigación del informe “Trazando un camino hacia la automatización inteligente” de Accenture afirma que “Aproximadamente tres cuartas partes de los directores financieros encuestados dicen que están ayudando a impulsar la transformación de toda la empresa, por lo que hacer las cosas bien en la función financiera es de vital importancia. Pensar en la estrategia, la metodología y la implementación de un extremo a otro de herramientas de automatización inteligente en el contexto de dar forma a la organización en lugar de solucionar un problema específico es esencial “.

Para las finanzas, por supuesto, los números importan, y cuando pone la automatización en el centro de atención desde una perspectiva de costos y eficiencia, la evidencia habla por sí misma. La investigación de un seminario web de Argyle presentado en CFO Dive afirma: “Una empresa con un equipo de finanzas de 20 personas normalmente pierde el equivalente a 1.920 horas al año, o un estimado de $ 124.800 en costos, debido a tareas manuales. Una gran empresa con un equipo de finanzas de 100 personas podría perder 9,600 horas, a un estimado de $ 624,000 al año “.

Dónde el aprendizaje automático puede impulsar la automatización financiera

A pesar de los obvios beneficios financieros y operativos del aprendizaje automático, muchas funciones financieras han tardado en adaptarse. La contabilidad, la gestión de proveedores, las adquisiciones y la auditoría son áreas clave que están listas para la automatización, pero el riesgo, en particular para las grandes empresas que operan en múltiples geografías, puede actuar como una barrera para la innovación. Los equipos en cada una de estas áreas también están inmersos en “mantener las luces encendidas”, a menudo a costa de la transformación.

El procesamiento de transacciones es otra barrera que evita que las finanzas logren la transformación y, en última instancia, brinden una mejor asociación comercial. No es sorprendente que sea el primer puerto de escala para los directores financieros que buscan la automatización.

“La automatización financiera proporciona a los líderes financieros una excelente manera de optimizar la forma en que administran sus procesos contables. Esta ha sido un área dolorosa para las finanzas durante tanto tiempo y puede tener un impacto directo en el flujo de caja de una organización ”, dice Barbara Larson de Workday, gerente general de Workday Financial Management. “Finanzas dedica una gran cantidad de tiempo a examinar los asientos del diario, las facturas y otra documentación para corregir manualmente los errores, mientras que el aprendizaje automático podría automatizar esto, ayudando a hacer coincidir de manera inteligente los pagos con las facturas”.

El aprendizaje automático también puede mitigar el riesgo financiero al señalar los pagos sospechosos a los proveedores en tiempo real, lo que permite un proceso mucho más efectivo y eficiente. El fraude interno y externo cuesta a las empresas miles de millones de dólares cada año. El mecanismo actual para mitigar tales casos de fraude es confiar en auditorías manuales en una muestra de facturas. Esto significa mirar solo una fracción de los pagos totales, y es el enfoque proverbial de “aguja en el pajar” para identificar fraudes y errores. El aprendizaje automático puede aumentar enormemente el volumen de facturas que se pueden verificar y analizar para garantizar que las organizaciones no realicen pagos duplicados o fraudulentos.

“Asegurar el cumplimiento de las regulaciones federales e internacionales es un tema crítico para las instituciones financieras, especialmente dadas las leyes cada vez más estrictas contra el lavado de dinero y el financiamiento de actividades terroristas”, explica David Axson, director financiero global de estrategias de Accenture Strategy. “En un gran banco global, hasta 10,000 empleados eran responsables de identificar transacciones y cuentas sospechosas que pudieran indicar tales actividades ilegales. Para ayudar en esos esfuerzos, el banco implementó un sistema de inteligencia artificial que implementa algoritmos de aprendizaje automático que segmentan las transacciones y las cuentas, y establece los umbrales óptimos para alertar a las personas sobre casos potenciales que podrían requerir una mayor investigación “.

Mejora de la planificación y el análisis financieros

Si se suscribe a la opinión de que el papel de la planificación y el análisis financieros (FP&A) en el futuro será brindar apoyo a las decisiones basadas en datos para el negocio en tiempo real, entonces está claro que las finanzas deben transformar sus procesos para cumplir con esta visión: y la automatización es un componente central en esta transformación.

La investigación de McKinsey afirma que, en promedio, aproximadamente el 60% de las actividades financieras pueden automatizarse completamente (40%) o en su mayoría (17%) con las tecnologías disponibles en la actualidad. El lugar donde FP&A se encuentra en este espectro está abierto a debate, pero el mismo estudio afirma que muchas tareas en esta categoría tienen la capacidad de lograr una automatización financiera completa (11%) o en su mayoría (45%).

Pocos podrían argumentar que se está produciendo una transición de una cultura de FP&A basada en hojas de cálculo a una cultura de FP&A mucho más colaborativa y basada en la automatización financiera. Es difícil decir dónde nos encontramos en esa transición, pero el deseo de avanzar hacia las habilidades analíticas y tecnológicas en finanzas frente a las habilidades de hoja de cálculo es un cambio bastante dramático. En una encuesta de CFO Insights, el 78% pensó que las habilidades de Microsoft Excel® eran las más importantes hace dos años; esa cifra es ahora del 5%. La automatización de las aplicaciones que se ha puesto a disposición de los profesionales financieros está impulsando ese cambio.

Automatización de conciliaciones

En la actualidad, las funciones financieras dedican demasiado tiempo a conciliar datos en varios sistemas. Piense en las transacciones entre los sistemas internos y externos, así como entre varios libros de contabilidad. Las tareas basadas manualmente significan que los errores son inevitables, y la duplicación o los errores de entrada de datos generan ineficiencia.

Robynne Sisco, presidenta y directora financiera de Workday, vio esto de primera mano en organizaciones anteriores en las que trabajó. “Cada mes, las finanzas tendrían que cerrar el período, acceder a los datos, conciliarlos, formatearlos y analizarlos. Cuando entregamos los números a la empresa, habían pasado dos semanas desde que terminó el período y era demasiado tarde para tomar medidas ”, dice.

Mediante el uso de reglas y patrones, el aprendizaje automático puede proporcionar a los profesionales de las finanzas la capacidad de identificar una gran cantidad de estas conciliaciones, comprender el problema y, en algunos casos, corregir el problema o marcarlo para la intervención humana. Las finanzas deben estar habilitadas para automatizar los procesos de conciliación, consolidación, generación de informes y cierre para que las tareas se completen con precisión dentro de un solo sistema.

Cerrar los libros más rápido

En la mayoría de las empresas, la anticipación de cerrar los libros es suficiente para disparar la presión arterial en las finanzas. Eso se debe en gran parte a la cantidad de sistemas involucrados en el proceso de cierre financiero, con aportes de varias funciones en toda la empresa. Para las empresas, incluida Aon, el inicio de la pandemia significó tener que realizar el primer cierre remoto de la empresa.

Para los equipos de finanzas que trabajan con sistemas múltiples y dispares, las nuevas herramientas y recursos disponibles para ayudar a cerrar los libros de manera más eficiente y precisa se pueden ver desde dos perspectivas: sistemas basados en la nube y tecnologías digitales. Con los sistemas basados en la nube, una ventaja clave es la relativa simplicidad de la implementación frente al software local. Las actualizaciones son mucho más fáciles de implementar y la nube facilita la ampliación y la adición de más servicios de forma rápida y eficiente.

“Actualmente, gran parte del trabajo financiero actual se condensa en un período intenso alrededor de cada fin de mes, con muchas entradas manuales procesadas en este momento”, dice Larson de Workday. “La automatización inteligente de las transacciones y los procesos centrales abordará este patrón de trabajo ineficiente y ayudará a garantizar que las entradas se publiquen correctamente la primera vez, eliminando la necesidad de un alto grado de intervención manual. Un buen ejemplo de esto es la detección de anomalías habilitada por aprendizaje automático, que identificará transacciones potencialmente anómalas y corregirá automáticamente la codificación o las mostrará para su revisión antes de que se publiquen las entradas “.

La seguridad también es una fortaleza de los sistemas basados en la nube, lo que permite a las empresas aprovechar la experiencia en lugar de desarrollarla. Muchos proveedores están elaborando estrategias a largo plazo para ofrecer solo soluciones basadas en la nube, una tendencia importante para las empresas que buscan invertir en tecnología para la función financiera. Para las personas que impulsan las transformaciones dentro de las finanzas, la creciente disponibilidad de soluciones en la nube es una oportunidad significativa.

Entrega de conocimientos más rápidos y profundos

Si bien las finanzas obtendrán un gran impulso al lograr una automatización financiera de manera inteligente los procesos mencionados anteriormente, es la capacidad de satisfacer la creciente demanda de información, informes y análisis, así como el creciente volumen y complejidad de los datos requeridos casi en tiempo real desde las claves partes interesadas, que obtendrán el impacto más positivo mediante la automatización inteligente. De hecho, el 26% de las organizaciones en un estudio global de CFO dijeron que su razón principal para implementar la automatización dentro de la organización financiera era brindar un mejor apoyo a la toma de decisiones que haría de sus equipos una parte más estratégica del negocio.

A medida que la adopción de tecnologías digitales para impulsar una mayor automatización se arraigue en la función financiera, la recopilación, consolidación, verificación y formateo manuales de datos desaparecerán. Hoy en día, estas tareas sin valor agregado consumen mucho tiempo, lo que deja al equipo de finanzas poco tiempo para el análisis. Y, a medida que los procesos manuales y rutinarios se vuelvan más automatizados, los equipos de finanzas podrán concentrarse en actividades de valor agregado, como la planificación de escenarios, las evaluaciones de riesgos, el rendimiento y el modelado predictivo.

“Con las nuevas fuentes de datos, surgen nuevas técnicas de análisis y una búsqueda de conocimientos. Las organizaciones aplicarán su uso de técnicas de automatización y minería de datos sobre la planificación, la entrega y los datos de resultados para mejorar la visibilidad y el seguimiento en esos procesos ”, dice Jason Byrd, socio de gestión empresarial de tecnología de KPMG. “Los nuevos conocimientos permitirán a los equipos capturar datos oportunos para analizar la velocidad, la implementación y la respuesta del cliente, creando un ciclo de retroalimentación de la toma de decisiones y la corrección del rumbo”.

Si bien existe la esperanza de que la disrupción global impulsada por la pandemia comience a disiparse en 2021, los líderes financieros deben asegurarse de estar preparados para cualquier cosa, y eso significa que las finanzas deben adoptar la automatización inteligente para maximizar la eficiencia de sus recursos disponibles.

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