Cómo mejorar las reuniones con información financiera

Según una encuesta realiza por Adaptive Planning, el 75% de los equipos de finanzas promedian nueve horas cada semana en reuniones y el otro 25% de los departamentos financieros toman alrededor de 13 horas en reuniones.

La forma incorrecta de proporcionar datos financieros

Muchas veces el problema es que se pierde demasiado tiempo en debates sobre quien tiene los datos correctos. El origen de esta problemática es que cada área tiene acceso a los datos “por su lado”, desde “su fuente de datos”. Cuando lo mejor es un repositorio único de información.

En el caso de presentaciones a directorio, se reúnen varias diapositivas de PowerPoint para presentarlas al equipo ejecutivo. Las diapositivas contienen información tomada de múltiples hojas de cálculo, que dejan a los asistentes cuestionando los datos e intentando entender las fórmulas. Se explora cada número y se desafía cada suposición, lo cual, seamos sinceros, rara vez hace una gran diferencia en el presupuesto final.

Las herramientas financieras basadas en la nube ayudan a resolver problemas

El utilizar un software que automatice los procesos financieros puede ayudar de inmediato a solucionar todos estos problemas. Un repositorio único de la información financiera. Asegurando el acceso de información a cada uno de los responsables. Una fuente única de la verdad para todos.

Los paneles de control, utilizando las últimas técnicas de analítica visual, facilitan el entendimiento de la información.

Cuando usa una herramienta financiera basada en la nube, todos ven los números actualizados con anticipación y pueden alternar entre un plan financiero original y la versión actual. Pueden profundizar en datos de origen granulares para examinar anomalías, variaciones y datos atípicos. Como resultado, todos vienen a la mesa más preparados. Eso elimina toda la discusión “¿Cómo llegó a este número?” Que engloba una cantidad considerable de tiempo y eleva rápidamente la conversación de la reunión de una explicación básica a una discusión de estrategia financiera de alto nivel.

Una herramienta financiera basada en la nube también tiene un impacto en la cultura de una organización. En el pasado, los mejores ejecutivos y líderes tenían las mejores respuestas. Hoy en día, ya no es el caso. Hoy los mejores ejecutivos y líderes tienen las mejores preguntas. Hay demasiada volatilidad, complejidad e incertidumbre para que puedan confiar en su intuición o en la forma en que tenían respuestas en el pasado que los llevaron a la cima. Necesitan crear una cultura en sus organizaciones de investigación, análisis, descubrimiento y tolerancia para cometer errores, siempre y cuando uno aprenda de los propios errores. Y lo único que permite tener esto, es tener datos confiables.

Las herramientas de planificación activa también facilitan ver lo que se compartió en reuniones anteriores, por lo que las comparaciones históricas son rápidas e indoloras. Como resultado, las reuniones de planificación financiera pueden ser cortas pero increíblemente efectivas.

¿Agregando valor o quitando valor?

En conjunto, esta transparencia y la creación de una única fuente de verdad hacen que los ejecutivos no financieros sean mucho más eficientes y efectivos para comprender los datos. Esta autonomía, a su vez, libera a los profesionales de FP&A para que aporten información estratégica de alto valor agregado. Y eso es crítico, porque el papel del CFO se ha transformado: los líderes financieros de hoy deben proporcionar una visión prospectiva además de pronósticos financieros precisos.

La planificación activa con software de finanzas basado en la nube, por lo tanto, presenta una victoria para todos: es fácil, ágil, poderoso y acelera la toma de decisiones al proporcionar información clara y precisa. Eso permite a los directores financieros entrar en su papel legítimo como asesores estratégicos y sacar a todos de esa sala de conferencias lo antes posible.

Si quieres tener más información sobre cómo la planificación activa puede ayudar a ahorrar tiempo/dinero, y ser más estratégico en sus reuniones financieras, agenda una cita con uno de nuestros consultores y te mostraremos un demo personalizado.