En el vertiginoso y disruptivo entorno empresarial actual , el cambio constante es un hecho. Y los directores financieros necesitan un plan financiero flexible y con visión de futuro para navegar de manera efectiva la volatilidad y la incertidumbre.

Pero muchas empresas siguen confiando en proyecciones que solo se actualizan anualmente y, a menudo, con hojas de cálculo consolidadas. Esto dificulta que los líderes empresariales respondan a los cambios en el mercado. En lugar de mirar continuamente hacia el futuro, estas empresas se vuelven reactivas a medida que los equipos luchan por alcanzar metas que pueden haber quedado obsoletas. Más de dos tercios de los que respondieron a nuestro popular informe de indicadores de CFO admiten que las decisiones comerciales importantes se han retrasado debido a que las partes interesadas no tienen acceso a los datos de manera oportuna. ¿Cómo pueden las organizaciones pasar de ser reactivas a proactivas?

Planificación continua al rescate

Casi la mitad de los líderes mencionan la volatilidad del mercado y la necesidad de dar cuenta de forma dinámica del cambio como el principal desafío al que se enfrentan sus negocios, según los expertos de la industria. La creación de un pronóstico financiero continuo con un horizonte de tiempo en constante movimiento puede proporcionar a los directores financieros y a los equipos de FP&A la información que necesitan para recomendar cambios estratégicos y operativos a medida que cambia el clima económico y el mercado.

“Muchas organizaciones aceptan pronósticos y planificación de escenarios deficientes e inexactos”, señaló el socio de PwC Reino Unido, Steve Crook, en este informe no citado . “Mientras tanto, las empresas líderes están explotando la tecnología para mejorar el rendimiento al equipar su toma de decisiones con una capacidad de modelado rápido”.

Para aprovechar al máximo sus pronósticos financieros continuos, primero debe decidir con qué frecuencia actualizar sus proyecciones. Reevaluar con demasiada frecuencia puede ser un desperdicio de recursos valiosos, pero esperar demasiado podría significar un desastre para su estado de resultados y balance general. A continuación, se ofrecen tres consejos que le ayudarán a encontrar la opción más adecuada para su negocio.

Consejo n. ° 1: profundice en los factores clave

Saber con qué frecuencia actualizar sus pronósticos comienza con la comprensión de los factores principales, denominados “impulsores” que influyen en sus pronósticos financieros para informar a su empresa si hará o no sus proyecciones financieras.

Por ejemplo, si su empresa hace un lanzamientos de nuevos productos o servicios cada año, o incluso con mayor frecuencia, es posible que desee mantener un horizonte temporal de un año pero actualizar su pronóstico financiero continuo todos los meses. Por otro lado, si su empresa tiene un largo ciclo de desarrollo de productos o ventas, es posible que desee establecer horizontes de tiempo más largos más allá del año fiscal y actualizar sus pronósticos financieros continuos con menos frecuencia, quizás una vez por trimestre.

También puede ver qué tan intensivo en capital es su negocio, qué tan rápido está cambiando su industria y qué tan lejos en el futuro planifica su cartera de productos y servicios para determinar con qué frecuencia debe reevaluar su perspectiva financiera.

Consejo n. ° 2: una talla no sirve para todos

Encontrar la frecuencia de pronóstico adecuada para su organización puede significar establecer diferentes horizontes de tiempo de planificación para diversas actividades y objetivos comerciales.

Es posible que sea necesario actualizar semanalmente o mensualmente las proyecciones relacionadas con factores altamente variables, como ventas, gastos generales y rotación de empleados. Los pronósticos que son menos volátiles, como el margen de beneficio y la participación de mercado en una gran industria heredada, se pueden actualizar con menos frecuencia.

La clave es reunirse con equipos de toda la organización para asegurarse de que comprenden la necesidad de contar con pronósticos financieros continuos y proporcionar información sobre la frecuencia de estas actualizaciones. Esto garantizará que los datos de entrada de origen se actualicen de forma fiable y ayudará a prevenir conflictos y retrasos.

Consejo n. ° 3: invierta en los recursos adecuados

Si está utilizando un sistema anticuado o torpe, o extrayendo datos de demasiados sistemas, los equipos temerán actualizar los pronósticos financieros continuos debido al tiempo y esfuerzo que implican. Esta tarea se convertirá en una tarea que permanecerá al final de sus listas de tareas pendientes.

Muchos líderes financieros citan la agregación y verificación de datos como la principal razón por la que se retrasan los pronósticos, pero no tiene por qué ser así. Es por eso que casi la mitad de los directores financieros planean invertir en nueva tecnología de previsión y elaboración de presupuestos que se basa en impulsores para calcular la cantidad de gasto futuro necesario para igualar la carga de demanda prevista. 

Los sistemas de planificación financiera inteligentes pueden ayudar a los equipos de FP&A a extraer rápidamente datos precisos de varias divisiones. También facilitan a las personas de diferentes departamentos la actualización de los datos de rendimiento, lo que facilita pronósticos y análisis mejores y más efectivos.

Generar aceptación para el rolling forecast puede requerir un pequeño esfuerzo de “gestión del cambio de comportamiento” por adelantado. La resistencia al cambio es la naturaleza humana. Pero evaluar y analizar periódicamente el rendimiento empresarial, y mantener una mirada constante en el horizonte, puede generar grandes dividendos a largo plazo.

Planificación continua en acción

Para  Alternative Futures Group (AFG), una organización sin fines de lucro social y de salud con sede en el Reino Unido, la implementación de un pronóstico continuo de ocho trimestres puso datos financieros actualizados en manos de los tomadores de decisiones. Antes de trasladar la planificación a la nube, AFG utilizó un proceso basado en hojas de cálculo, lo que dificultaba enormemente la ejecución de pronósticos oportunos, modelar múltiples escenarios y ensamblar y conciliar todas las hojas de cálculo utilizadas en toda la empresa.

La nueva solución ayudó a agilizar el proceso de planificación, liberando recursos para brindar mejores servicios de salud a más personas en el Reino Unido. Ahora AFG puede:

  • Finalice los cambios complejos en los planes de capital de forma rápida y eficaz, ajustando los pronósticos para reflejar los cambios en el plan
  • Modele escenarios hipotéticos múltiples y complejos para reflejar oportunidades y desafíos comerciales
  • Incrementar la colaboración organizacional para mejorar la alineación con los KPI
  • Proporcionar a los responsables de la toma de decisiones un fácil acceso a pronósticos y análisis precisos.

Cómo la planificación moderna respalda los pronósticos continuos

La solución de planificación moderna adecuada brinda a los equipos de finanzas las herramientas que necesitan para incorporar pronósticos continuos e implementar un proceso de planificación activo que permita:

  • Toma de decisiones con precisión.  Los pronósticos deben ser lo suficientemente flexibles para mostrar los impactos de los modelos y escenarios hipotéticos.
  • Pronósticos móviles.  Los pronósticos frecuentes con datos actualizados brindan a los tomadores de decisiones las herramientas estratégicas que necesitan para responder rápidamente a los cambios en el mercado.
  • Unidades de negocio alineadas.  La alineación organizacional es más fácil con el acceso multifuncional a informes de autoservicio y herramientas fáciles de usar en tiempo real

Los pronósticos continuos pueden cerrar la brecha entre los datos y las decisiones al aumentar la precisión del pronóstico y agilizar el proceso de pronóstico. Con el software de planificación en la nube, puede pronosticar con precisión utilizando finanzas integrales en tiempo real desde la nube.

La planificación moderna le permite:

  • Acceda a los datos de pronóstico fácilmente y bajo demanda
  • Evite perder tiempo generando hojas de cálculo manuales y resolviendo errores de fórmulas
  • Mejorar la colaboración entre las finanzas, las unidades operativas y otras partes interesadas, para que todos en la organización puedan ver y comprender los pronósticos.
  • Ejecute informes robustos y flexibles utilizando datos en tiempo real, no información de un año
  • Realice previsiones continuas para mantener su negocio al día con los KPI y los objetivos generales de la empresa

 

 

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