Written by 
José García, Director Financiero en Prophar S.A. y Prosirios S.A., comparte su experiencia utilizando Workday Adaptive Planning, con los servicios y soporte de FPA (Financial Planning & Analytics).
1.- EL RETO: ¿Cuáles fueron los desafíos que los llevaron a buscar un software de planificación y análisis financiera en la nube?
El desafío de buscar un software, nació a partir de la frustración que nos causaba la construcción de tablas en Excel y la dificultad que teníamos al momento de conectar nuestra información a la base de datos. Además, la carga de trabajo era demasiado grande, la formulación y la búsqueda de cifras nos tomaba demasiado tiempo.
Otro desafío que debíamos enfrentar, era al final del año. En los cierres nos dábamos cuenta que las ventas estaban mal proyectas, porque había rubros mal calculados debido a errores en las fórmulas de Excel. Esto hacía que al final del año nos llevemos “la sorpresa” de que las ventas y las utilidades eran mucho menores de las que imaginábamos.
En sí, el reto que teníamos era buscar un software que automatice nuestros procesos y los haga más fáciles y controlados. Necesitábamos una solución que nos permita invertir más tiempo en análisis. Requeríamos un software que nos permita hacer Rolling Forecast efectivo para evitar las “sorpresas” a fin de año.
2.- LA EVALUACIÓN: ¿En su búsqueda para solucionar los desafíos, evaluaron a otros fabricantes?
Decidimos evaluar dos opciones: Oracle, por nuestro ERP y Workday Adaptive Planning por ser líder en el cuadrante de Gartner por varios años consecutivos.
3.- LA DECISIÓN: ¿Cuáles fueron los factores que los llevaron a determinar que Workday Adaptive Planning era la mejor solución para su negocio?
Para tomar la decisión final, evaluamos nuestras opciones, en dos etapas, tomando en cuenta varios criterios.
En una primera etapa, nuestro departamento financiero evaluó la facilidad de uso de ambas opciones de software. Se evaluó la escalabilidad, actualización de datos diarios en línea, facilidad de construcción de modelos y escenarios, facilidad de construcción de reportes e indicadores, la habilidad del software para colaborar con varios usuarios al mismo tiempo y finalmente se tomó en cuenta el precio.
En una segunda etapa, Oracle y Workday Adapteive Planning fueron evaluados por nuestro departamento de tecnología, el cual considero la conectividad con la base de datos, conectividad a la nube, la carga de trabajo en los servidores y la seguridad.
Finalmente, decidimos trabajar con Workday Adaptive Planning como software porque en cada uno los criterios de evaluación cumplían nuestras expectativas. Por otro lado, decidimos trabajar con FPA (Financial Planning & Analytics), como empresa de consultoría e implementación por su know-how, su experiencia en implementaciones en Latinoamérica y por las facilidades que nos brindaban.
4.- LA IMPLEMENTACIÓN: ¿Cómo fue el proceso de implementación / la metodología?
El proceso de consultoría e implementación con FPA, fue bastante fluido. Lo primero que se hizo, fue un levantamiento de información, donde se analizó los requerimientos que iban a ser necesarios. En esta etapa se construyeron planes de cuenta, estados financieros, en sí todo lo necesario para empezar con Workday Adaptive Planning. Para este proceso, seleccionamos a una persona de nuestro equipo para que trabaje 100% de su tiempo en la construcción de los modelos.
Paralelamente, tuvimos una etapa de capacitación, en donde los consultores de FPA, nos transmitieron todo el conocimiento necesario para que nosotros mismos podamos utilizar Workday Adaptive Planning, sin depender de TI, ni de FPA. En este proceso, un plus fue que los consultores nos compartieron todo su know-how y experiencia. Además, nos proponían nuevas alternativas y esto nos permitió alcanzar mejor prácticas financieras.
5.- LOS RESULTADOS Y ROI: Ahora que trabajan con Workday Adaptive Planning ¿Cómo les ha aportado? ¿Qué beneficios han sido los más importantes? ¿Habilidades que tiene ahora y que antes no tenían?
Ahora que trabajamos con Workday Adaptive Planning, tenemos muchas habilidades, beneficios destrezas que no teníamos antes. Y lo más importante es que llegamos a solucionar los desafíos que teníamos en un 90%. (Lo calificamos así, ya que siempre hay algo que podemos llegar a mejorar)
De forma cualitativa, actualmente tenemos la habilidad de ver nuestros estados financieros reales al día. Tenemos la facilidad de subir presupuestos y poder modificarlos al instante. Poseemos la destreza de construir reportes y revisar lo real vs lo presupuestado en cuestión de minutos. Ahora que tenemos Workday Adaptive Planning logramos implementar un Rolling Forecast efectivo, esto nos permitió hacer un cambio en la metodología de la empresa; ya no revisamos cómo están las finanzas a medio año, sino lo hacemos mensualmente y formalmente hacemos modificaciones y ajustes cada trimestre. Otra gran ventaja es que hoy en día, nos podemos adaptar a los cambios en 3 meses, antes de Workday Adaptive Planning, no podíamos adaptarnos en menos de 6 meses y siempre al final del año teníamos sorpresas desagradables.
De forma cuantitativa ahora que trabajamos con Workday Adaptive Planning, podemos decir que los gastos de ventas bajaron en un 2%. Ahora tenemos más control en los gastos de venta y podemos controlar el margen bruto por mes, esto nos permitió aumentar la utilidad neta en un 3%.
6.- RECOMENDACIÓN para Workday Adaptive Planning: ¿Porqué recomendarían usar Adaptive Insights?
Lo primero que diríamos sobre Workday Adaptive Planning es que es un software muy intuitivo hecho por financieros para financieros. Esto es un gran plus, porque así todo el departamento puede trabajar de forma independiente de Tecnología.
Por otro lado, recomendaríamos Workday Adaptive Planning, porque es una solución que ahorra tiempo para obtener, construir y ordenar la información financiera. Antes nos tomaba 5 días laborables obtener información, es decir, cuadrar en el formato de Excel, corregir fórmulas, mover columnas, añadir filas etc. Ahora este proceso nos toma 1 día y los otros 4 se los utiliza para analizar la información.
Otra de los aspectos por el que recomendamos Workday Adaptive Planning es por facilidad de construir reportes con información que siempre está al día. Realizar reportes con indicadores, semáforos, gráficos es muy intuitivo, ágil, sencillo e indispensable para tomar acciones oportunas en la empresa.
7.- RECOMENDACIÓN para FPA. ¿Se logró el objetivo de que Finanzas administre Adaptive de manera independiente? ¿Cómo calificarías el conocimiento de la industria de los consultores de FPA? ¿Cómo es el tiempo de respuesta cuando necesitas ayuda de FPA?
Trabajar con FPA, tuvo muchas ventajas, nos dieron las herramientas necesarias para poder trabajar de manera independiente, podemos decir que nos quedamos con todo el conocimiento para usar Adaptive. Sin embargo, cuando tenemos algún inconveniente el tiempo de respuesta de los consultores de FPA es inmediato, tenemos un tiempo de respuesta y de solución a nuestras necesidades, de menos de 8 horas.
Una de las cosas que más nos gustó es que los consultores son personas confiables y en todo el proceso de implementación nos acompañaron, nos compartieron su know-how, su experiencia y sus mejores prácticas.