Un simple recuento de empleados debería ser un proceso bastante sencillo. Después de todo, ¿qué tan difícil puede ser obtener un número exacto de las personas que emplea su empresa? ¿Es para su empresa un desafíos la conciliación de la plantilla de nómina?

Más difícil de lo que piensas.

Finanzas y RR.HH. rutinariamente producen números de personal que no coinciden. Y eso es un problema. Cuando no sabe quién trabaja para usted (y en qué parte de la organización), le falta visibilidad sobre la salud y el desempeño de su negocio.

Saber quién trabaja para ti en un momento dado

Por ejemplo, considere este escenario: está en una reunión con ejecutivos para discutir el presupuesto del último trimestre, cuando surgen algunas preguntas aparentemente sencillas. ¿Cuál es nuestra plantilla actual? ¿Cuánto costaron? ¿Y cómo se compara eso con lo que planeamos?

Simple, ¿verdad? No tan rápido. Los RR.HH. y las finanzas suelen tener diferentes formas de medir la plantilla. ¿Eso incluye a los contratistas? ¿Y qué hay de los “0.3 FTE” que solo trabajan 15 horas a la semana?

Sin embargo, en última instancia, el verdadero desafío surge cuando corresponde a las finanzas explicar cuáles son realmente los costos de personal de la empresa y por qué se desviaron del plan. Requiere hacer un seguimiento de a quién ha contratado, para qué roles, en qué niveles de compensación, en qué regiones, y poder vincular todo eso al plan original que elaboró. Es un ejercicio que, para la mayoría de las organizaciones, es un desafío, si no imposible.

Cómo explicar la variación de la plantilla

Incluso los planes mejor trazados nunca se desarrollan exactamente como están escritos. Quizás terminaste postergando la fecha de contratación para más tarde. O no podría desempeñar el papel en absoluto. O tal vez el paquete de compensación cambió porque la solicitud de trabajo se creó para un puesto en Austin, TX, pero se llenó en San Francisco. Quizás el desgaste creció más de lo esperado o hubo hojas no planificadas. En cualquier caso, hay muchas razones por las que el plan y los datos reales no se alinean. Y eso es de esperar.

Sin embargo, cuando se trata de explicar esta variación, a menudo, el mejor informe que las finanzas pueden producir es un simple análisis del gasto salarial “presupuestado versus real”. Si tienen suerte, es por departamento, lo que puede arrojar un poco de luz sobre en qué parte de la organización se encuentra la variación. Si tienen mucha suerte, tal vez haya un plan FTE versus un plan real que también pueda arrojar algo de luz sobre si la variación se debe al precio o al volumen. Independientemente, ninguno de estos ofrece mucha información sobre por qué surgió la variación. Y eso se debe, fundamentalmente, a que hay muy poca conexión entre el GL, RR.HH. y los sistemas de planificación que gestionan este proceso.

La investigación adicional de estas variaciones es muy manual (mensajes de correo electrónico de ida y vuelta entre finanzas y RR.HH. a través de qué puestos y solicitudes fueron a dónde) y, a menudo, es difícil de cuantificar en términos de dólares. Pero, ¿qué pasaría si pudiera comprender y rastrear fácilmente las causas subyacentes que están impactando el mayor gasto en su negocio?

Visualización al rescate

Aquí, en Workday, podemos ver lo que esta visualización puede decirnos a través de un gráfico de cascada. Específicamente, podemos ver la conciliación de la variación entre el presupuesto y los datos reales, y ver el impacto relativo de cada uno de los factores subyacentes. Y podemos hacer esto tanto en base al recuento FTE como en el gasto total de compensación. ¿Tuvimos un desgaste más alto de lo esperado? ¿Se produjeron algunas contrataciones antes de lo esperado? ¿Cambiaron los niveles o la ubicación?  

Estas causas fundamentales no son fáciles de encontrar, por lo que, en este punto, es posible que se pregunte cómo lo hicimos. Con Workday Adaptive Planning, comienza con la ingesta de la lista de personal actual y la creación de un plan de contratación detallado, construido sobre un modelo detallado basado en el conductor que calcula y acumula automáticamente innumerables suposiciones sobre a quién vamos a contratar, cuándo, y dónde los vamos a contratar, así como qué les vamos a pagar. Podemos usar el ID de posición para conciliar posiciones en diferentes versiones y con las reales. Además de esto, se etiquetó un “código de motivo” en el nivel de la línea de pedido, lo que actualiza automáticamente el gráfico en cascada.

Y todo esto presenta una apariencia unificada, para que pueda seguir su línea de pensamiento y colaborar entre departamentos.

El resultado final: para preparar un presupuesto preciso, debe realizar correctamente el proceso de conciliación de la plantilla.

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