Cómo un buen forecast puede guiar la estrategia comercial

Si 2020 les enseñó algo a los CFO, es que se necesita de un forecast y modelos financieros bien ejecutados por parte de su equipo de FP&A. El forecast ayuda a los líderes financieros a tomar decisiones perspicaces basadas en datos, lo que permite a sus organizaciones prepararse para las condiciones y tendencias del mercado, adaptarse a las fluctuaciones de ingresos y gastos y ejecutar planes de acción estratégicos.

Por lo tanto, si estás interesado en crear un forecast más preciso y confiable que puedan advertir a los líderes financieros cuando necesiten realizar cambios importantes, sigue leyendo este blog original de Adaptive Planning. Aprenderá a crear el tipo de previsiones financieras que guían la estrategia empresarial.

Construya un modelo de negocio preciso

Antes de que pueda crear un pronóstico financiero integral, debe construir un modelo de negocio bien diseñado. Una forma de hacerlo es modelando los ingresos. Un modelo de ingresos eficaz debería poder responder preguntas como: “¿Qué inversiones y acciones son necesarias para aumentar los ingresos en un 25% el próximo año?” O, “Si los ingresos se mantienen estables, ¿qué programas deberíamos recortar para mantener la rentabilidad?” Con el modelo correcto implementado, tendrá la flexibilidad de ejecutar escenarios y examinar suposiciones para que pueda responder estas preguntas con confianza.

El propósito de los modelos de ingresos es pronosticar el volumen de ventas y la combinación de productos y ofertas de líneas de servicios estándar. Variarán ampliamente según su industria y modelo comercial. Por ejemplo, un fabricante puede considerar variables como la capacidad y la utilización, mientras que un bufete de abogados puede mirar las listas de clientes y las tarifas de facturación. Cualquiera que sea la naturaleza de su negocio, el modelo adecuado lo ayudará a controlar mejor los ingresos para que pueda impulsar su negocio.

Considere el dinero que sale

Además de los dólares que ingresan, su forecast deberá considerar el dinero que sale: gastos. Tenga en cuenta estos factores clave al modelar sus gastos.

Personal. Este es probablemente su mayor gasto. Si su organización está compuesta principalmente por empleados asalariados, puede pronosticar los gastos de personal por empleado. Sin embargo, si usted es un minorista nacional o una cadena de restaurantes con una gran cantidad de empleados por hora, es posible que prefiera elaborar un pronóstico basado en turnos de trabajo o roles laborales.
Los gastos de explotación. Estos a menudo están estrechamente relacionados con la plantilla. Su modelo de gastos debe reflejar eso.
Costo de los bienes vendidos. Deberá pronosticar todos los costos asociados con la generación de ingresos, incluida la mano de obra, los materiales y los gastos generales.
Costos fijos versus variables. Comprender qué genera un gasto es fundamental para lograr el modelo correcto. Un costo fijo (como un centro de datos) debe modelarse de manera que no se vea afectado por cambios en el volumen de ingresos, mientras que un costo variable (como materias primas y empaque) se puede modelar de acuerdo con una fórmula (por ejemplo, como un porcentaje de los ingresos totales).
Asignaciones de gastos generales. En algunos casos, querrá rastrear y asignar costos entre segmentos o centros de costos y posiblemente más allá de los productos, líneas de servicio estándar y, en última instancia, a los clientes. La distribución de los gastos de TI entre varios departamentos, por ejemplo, puede ayudarlo a comprender el “costo total” de los servicios de TI para sus diversos usuarios internos. Empiece por identificar los “impulsores” como base de su distribución de gastos. Por ejemplo, algunos costos generales pueden basarse en el número de pedidos de los clientes o, para los fabricantes, en el número de movimientos de material o configuraciones de la máquina. Los “impulsores” reflejan la visión de consumo de cómo los productos consumen gastos con una relación de causa y efecto. (El costeo basado en actividades se utiliza a menudo para este cálculo).

Póngase en marcha con forecast

Una vez que haya creado su modelo de ingresos y costos, es importante definir una cadencia de intervalo de frecuencia y un calendario para volver a calcular el modelo. La previsión financiera no es un ejercicio único, sino una práctica para desarrollar y perfeccionar con el tiempo.

Al implementar un enfoque de pronóstico financiero continuo puede revisar y actualizar los pronósticos de demanda de los clientes de forma continua en función de los datos y el rendimiento reales para permitir la corrección del curso sobre la marcha a medida que cambian las condiciones y el contexto. La previsión continua le ayuda a responder preguntas críticas como, “¿Cómo nos va en contra de nuestro plan?” y, “¿Cómo debemos adaptar nuestros planes y acciones en el futuro?”

Si bien algunas predicciones pueden ocurrir de forma ad hoc, debe establecer una cadencia de frecuencia constante, ya sea semestral, trimestral o mensual. Cada nueva predicción es una oportunidad para evaluar el desempeño y revisar las suposiciones sobre el futuro. Sus predicciones pueden coincidir con su plan original (y en algunos casos con su presupuesto fiscal anual) y representar sus últimas y mejores predicciones del desempeño comercial y los resultados planificados.

En algunos casos, es posible que deba generar pronósticos con mucha más frecuencia. El comercio minorista, la hostelería y otras empresas altamente estacionales pueden realizar un seguimiento diario o semanal para reflejar los patrones de compra de los clientes. Otras empresas pueden optar por hacer un pronóstico semanal flash sobre el producto o servicio que ofrece el volumen y la combinación de ventas o sobre otros indicadores clave de rendimiento (KPI) operativos para garantizar que se mantengan en el buen camino.

Defina su proceso de informes

Una vez que construya un modelo integral de su negocio e incorpore sus conocimientos y suposiciones en su proceso de pronóstico financiero, debe definir un conjunto de informes que se utilizarán (tanto interna como externamente). Sus informes deben proporcionar una vista fácil de entender del estado de la empresa. Deben incluir algo más que un estado de resultados financiero y una vista del balance, además de un flujo de efectivo neto pro forma de las finanzas de su empresa. Deben incorporar el monitoreo del desempeño tanto de los KPI estratégicos como de los indicadores de desempeño basados en procesos operativos que puede compartir fácilmente con su junta directiva y equipos gerenciales.

Un proceso de informes eficiente no se trata solo de los informes que genera. También se trata de cómo llegar allí.

Si administra informes utilizando solo hojas de cálculo, entonces está familiarizado con el proceso de reunir todas sus fuentes de datos, importarlas manualmente en varias hojas de cálculo y enviarlas por correo electrónico para su aprobación. Y eso ni siquiera incluye las solicitudes ad hoc que recibe por correo electrónico o de las personas que lo cruzan en el pasillo.

La clave para que todos obtengan los informes que necesitan, de forma más rápida y precisa, es la automatización. Una plataforma automatizada simplifica la recopilación, conciliación, extracción y validación de sus datos. Solo eso puede transformar sus procesos de informes de una molestia mensual a un factor de influencia dinámico y continuo del cambio organizacional.

Impulsar la colaboración

Entonces, ha automatizado sus informes. Ha establecido una cadencia de frecuencia regular. Y ha sorprendido a sus partes interesadas con los conocimientos que ha compartido. Pero si sigue siendo el guardián de la información, es posible que se esté perdiendo una gran oportunidad. Cuando las partes interesadas no están directamente involucradas en el proceso de planificación, no sienten un sentido de propiedad.

Cuando se puede acceder a los datos a través de herramientas de pronóstico financiero de autoservicio, es más probable que las personas adopten un enfoque proactivo para recopilar datos financieros críticos y aceptarán su plan como propio.

Elija el software de planificación moderno adecuado

Para ayudarlo a seguir estos pasos, necesitará las herramientas de previsión financiera adecuadas. Si bien Excel es donde comienzan la mayoría de los equipos financieros, no está diseñado para escalar. A medida que las organizaciones crecen y las fuentes de datos se multiplican, las organizaciones deben recurrir a una solución financiera en la nube que pueda:

Facilita la colaboración. Haga que todos los miembros de su organización participen en el proceso de planificación brindándoles acceso a datos en tiempo real para que los socios comerciales puedan apropiarse de los números de los que probablemente serán responsables.
Habilite la planificación de múltiples escenarios hipotéticos. Combine modelos de alto nivel, de arriba hacia abajo, basados en el crecimiento y el margen de ganancias con listas de personal detalladas y de abajo hacia arriba y horarios en una sola plataforma para que pueda reconciliar rápidamente las diferencias y abordar las brechas.
Proporcione una única fuente de verdad. Con un conjunto básico de datos operativos y financieros que son comunes en toda la empresa, puede alinear la organización con la estrategia del equipo ejecutivo y monitorear el desempeño de la organización en la ejecución de la estrategia.
Automatice los informes . Con informes centralizados e integración de datos automatizada, puede eliminar la necesidad de buscar y agregar datos manualmente. Eso libera más tiempo para centrarse en el análisis y, al mismo tiempo, proporciona a las partes interesadas la información que necesitan para tomar decisiones mejores y más rápidas.

La previsión financiera se reduce a responder algunas preguntas clave: ¿Qué tan bien puede comprender la posición de su empresa en el contexto del entorno económico? ¿Cuánta información puede mostrar sobre lo que genera oportunidades y riesgos y causa problemas? Y quizás lo más importante de todo, ¿con qué habilidad puede comunicar estos conocimientos a los tomadores de decisiones en toda su organización? Con las herramientas de previsión financiera adecuadas, puede tener todas esas respuestas al alcance de la mano y puede ayudar a todos los miembros del equipo a sentirse parte del proceso.

Descubra por qué la precisión de las previsiones es importante

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