Consejos para un buen Data Steward

Desde el inicio de la era digital, la mayoría de compañías en todo el mundo han tenido el reto de adaptar nuevos procesos y sistemas de información con el objetivo de optimizar su producción o el desempeño de sus servicios.

Las nuevas tecnologías han promovido la creación de más actividades relacionadas al análisis de datos dentro de un negocio, ya que con el paso del tiempo se manejan volúmenes cada vez más altos de información. Consecuentemente, se percibe una mayor relevancia en las organizaciones del empoderamiento de sus datos para tomar decisiones que permitan orientar el rumbo de un negocio en la dirección correcta.

Cuando surge la necesidad de formalizar el control y la gestión de datos dentro de una organización, se crean nuevos roles para llevar a cabo la nueva administración de la información, a uno de estos se lo conoce como Data Steward y sus funciones principales consisten en la definición de estrategias y metodologías para implementar un gobierno de datos dentro de la organización.

Las mejores prácticas asociadas a las actividades de un Data Steward están enfocadas en la generación de políticas del negocio para los datos, administración de la seguridad, protección de la información y la implementación de métricas para el análisis de uso de los datos del negocio.

¿Cómo me puede ayudar Data Steward?

Definición de estrategias:

Dentro de las primeras actividades de un Data Steward se encuentra la definición de estrategias para realizar un levantamiento de los requerimientos de información que requiere el negocio. A partir de este proceso se logran identificar los temas sensibles para la compañía, que deben resolverse planteando políticas para la administración de los datos.

Estos lineamientos deben establecerse conjuntamente con la participación de los consumidores de la información, por lo que es fundamental abrir distintos canales de comunicación dentro de la compañía para involucrar a todos los colaboradores necesarios para este proceso.

Precisamente, en el artículo titulado Data Stewards: Who They Are & Why Data Stewardship Matters se menciona que “Los Data Stewards ofrecen un equilibrio entre la ciencia de datos y las habilidades de ingeniería, así como habilidades de comunicación para colaborar con los equipos de toda la empresa y abogar por nuevas formas de optimizar el uso de datos.” (Roddewig, 2022). De esta manera, se podrán estandarizar los conceptos clave del negocio y formalizar las distintas responsabilidades en la gestión de los datos.

Adicionalmente, mientras el Data Steward mantenga el énfasis en la transparencia de las políticas y reglas establecidas, se podrá promover una mayor confianza del proceso dentro de la compañía.

Seguridad y protección de información

Otro aspecto fundamental con respecto a las actividades del Data Steward, es garantizar un esquema sólido de seguridad y protección para la información. En la compañía se debe consolidar una segmentación para los datos definiendo su grado de sensibilidad dentro de las operaciones del negocio y conjuntamente con el personal de cada área de la compañía es importante registrar una documentación que formalice todos sus procesos.

Adicionalmente, Stephen Roddewig, señala que “Los Data Stewards trabajan activamente para que sus organizaciones cumplan con las más recientes regulaciones y leyes sobre el uso, almacenamiento y privacidad de los datos.” (Roddewig, 2022).

De esta manera, se puede apreciar la importancia de establecer parámetros de auditoría para la información y así también se puede incentivar una cultura de responsabilidad y ética en el manejo de los datos dentro de la organización.

Puntos clave para tomar en cuenta

Por otra parte, uno de los retos que debe enfrentar un Data Steward dentro de la organización es hacer que los resultados de sus actividades sean perceptibles para todos los colaboradores de las distintas áreas del negocio que colaboran en sus procesos.

Constantemente, se debe realizar un seguimiento de las políticas y reglas de negocio establecidas, en conjunto con la recopilación de todas las retroalimentaciones de los usuarios y actores principales en la gestión de datos.

Generalmente, una de las formas más apropiadas para exponer los puntos de atención que se controlan con la administración de información, es con la implementación de indicadores que permiten cuantificar el uso de los datos y analizar el valor agregado dentro del negocio. De esta manera, un Data Steward, sin importar si está orientado a proyectos, sistemas o procesos del negocio, siempre debe tener disponible las herramientas necesarias para hacer visible sus aportes en el desarrollo de la compañía.

En el mundo de los negocios cada vez existe una mayor competitividad entre las empresas y aquellas que sobresalen en el mercado se mantienen actualizadas no solo en las tecnologías más recientes sino también en las mejores prácticas para la administración de datos que permiten generar en todos los equipos de trabajo el hábito de sustentar sus decisiones en información de calidad.

Por esta razón, es fundamental el apoyo por parte los niveles más altos en la jerarquía organizacional, ya que al incentivar la confianza de los empleados en las actividades y funciones del Data Steward, se podrá establecer dentro de la compañía un camino a seguir para la evolución de la madurez analítica y así mejorar la cultura organizacional con respecto a la gestión de los datos.

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