Written by Estamos en época de hacer la planificación de presupuesto en las empresas lo que solo puede significar una cosa, un comienzo de año doloroso para el equipo financiero.
Es común para los inversionistas y miembros de la directiva querer que los números sean más grandes y mejores que el año anterior, poniendo una enorme presión en el área de planificación.
Entonces es el momento de preguntarse ¿es realmente posible ver 12 meses hacia adelante y tratar de hacer los sueños, que muchas veces son delirios, de todos en la empresa realidad? o es el momento para cambiar y ser realmente más abiertos y honestos con los presupuestos. Simples ajustes en las proyecciones y en el presupuesto harán que la vida de todos sea mucho más agradable conduciendo así a mejores resultados de manera global.
Uno de los objetivos principales de las empresas es el crecimiento, para lograr este crecimiento se debe planificar, así que el problema no son los presupuestos ni la planificación en sí; el problema está en cómo se manejan estos procesos.
Muchos directivos abordan el levantamiento del presupuesto de la misma manera cada temporada y sin embargo nunca parecen aprender: “el presupuesto es único y no se mueve durante todo el año”. El sacar las mejores conjeturas en un solo escenario no basta, es por esta razón que estos números no pueden estar asentados de manera tan rígida.
Nos preguntamos entonces, ¿existe una mejor manera? Si, existe una mejor manera de hacer las cosas. Es muy complicado predecir qué pasará cuando solo se tiene un escenario ya que debemos admitir el simple hecho de que el mundo y las personas pueden ser completamente erráticos y solo basarnos en la tendencia del mercado año tras año nos causará problemas.
Debemos utilizar un enfoque que nos permita dejar de lado el detalle excesivo en la planificación pero que al mismo tiempo nos de la flexibilidad de plantear distintos escenarios, tomar esta dirección hará que todos en la empresa puedan dormir tranquilos, ya que no deberán estar completamente atentos a detalles que harán que pierdan el tiempo, podrán concentrarse en lo realmente importante, el análisis.
Tenemos dos casos de dos empresas totalmente diferentes, que abordan su proceso de presupuesto de una manera totalmente distinta. Una es un negocio donde las ventas son lo primero que importa y la otra es una organización sin fines de lucro.
Caso uno: La planificación de una Iglesia con comedor para indigentes
Lo primero que se viene a la cabeza de las personas es ¿por que utilizamos el caso de una iglesia? Hasta las iglesias deben tener un presupuesto y controlar sus gastos. Pongamos el ejemplo y supongamos que, este año el invierno es más duro, llueve y hace más frío que nunca, debemos tener en cuenta de que la iglesia es una organización sin fines de lucro por lo tanto no puede rechazar a nadie que toque a su puerta.
Ellos claramente tienen un presupuesto establecido de cuanto gastaran en comida este año pero sin importar cual haya sido, es evidente que lo han excedido debido a circunstancias que no pudieron prever, como un invierno más fuerte que en años anteriores.
Todos los años el final siempre es el mismo: la culpa es del departamento de operaciones, los costos fueron más elevados de lo que habían planeado para alimentar a la gente que presento.
Por supuesto el departamento de operaciones hizo un estimado de cuantas personas se iban a presentar, pero al cambiar las circunstancias los números cambiaron totalmente, quien tendría la culpa en realidad, el departamento de operaciones que no visualizo cuales serían los posibles problemas o el presupuesto de números rígidos, que solo presentó un escenario de cómo se podían dar las cosas y que nunca dio cabida a un cambio de situación.
Caso dos: La planificación de un negocio impulsado por ventas
A diferencia del otro caso que era una organización sin fines de lucro, esta empresa existe con el fin de vender. No es fácil manejar el departamento de ventas en una empresa y mucho menos el presupuesto de este departamento, en esta empresa se están asegurando de que todos los vendedores tengan un presupuesto por cliente y producto. Pero ¿preocuparse por hacer un presupuesto tan detallado en los clientes pequeños, de verdad vale la pena? Es algo que se debería considerar cuando el objetivo es vender $25 millones al año, sería una pérdida muy valiosa de tiempo el tener que forzar a los empleados a concentrase en ese tipo de trivialidades.
¿Cuál es la solución en ambos casos?
Si usted está preocupado en presupuestar hasta el mínimo detalle y si su presupuesto es demasiado rígido y no permite contemplar diferentes escenarios entonces es necesario que haga un cambio de inmediato. Al intentar hacer planificación hasta el más mínimo detalle se pierde lo importante, que es alinear el presupuesto con las metas estratégicas y al ser demasiado rígido con su presupuesto usted básicamente está obligando a sus empleados a limitarse, lo que muchas veces se refleja en una baja productividad.
Necesitamos un enfoque que nos permita “encerrar el problema en una caja” esto quiere decir lidiar con él una sola vez lo más rápido posible, lo que nos dará tiempo de concentrarnos en lo que es realmente importante como el análisis y las opciones para alcanzar nuestras metas estratégicas.
Nuestro proceso de presupuesto debe tener el nivel de detalle adecuado y debe permitirnos realizar escenarios, de esta manera podemos tener un panorama claro de cómo sería todo si las circunstancias cambiaran en un futuro así no nos pasaríamos presionando a nuestros empleados, sobre todo al equipo de finanzas a ajustarse a un presupuesto que es claro no se puede cumplir.
El enfoque “encerrar en una caja” comprende:
-
- Escoger las categorías y determinar el número de atributos que tendrá cada una, siempre teniendo en cuenta cual sería el detalle adecuado al que deberíamos llegar.
- Colaborar con el equipo para realizar el presupuesto (compartir los números)
- Dejar en claro que las cifras establecidas son importantes pero que hay varios escenarios y estas cifras pueden cambiar.
- Utilizar el tiempo que ha liberado con su nuevo proceso de presupuesto para hacer lo que realmente importa, el análisis de escenarios.
- Realizar ajustes manuales, siempre tomando en cuenta diferentes escenarios no solo la tendencia año a año del mercado.
- Tómese tiempo para disfrutar y analizar: Si logra reducir los detalles que no tienen mayor relevancia y eliminar tareas operativas, dispondrá mayor tiempo para analizar los cursos posibles para lograr la meta.
Por qué funciona:
-
- Cambia las metas rígidas por un rango de posibilidades (escenarios) y la organización está preparada para reaccionar en escenarios pesimistas, optimistas y normales.
- Una vez que todos dentro de la organización entiendan que existe una mayor flexibilidad, que existen varios escenarios de presupuesto según lo ameriten las circunstancias, entonces será mucho más fácil adoptar una mejor cultura organizacional, puesto que saben que todo el mundo está en el mismo barco, remando en una misma dirección.
- Le da a su equipo el mensaje claro de que usted tiene confianza en ellos, que usted está seguro de que su equipo es capaz de tomar las decisiones correctas en el momento adecuado, no los limita.
- Todos dentro de su empresa ahora tienen más libertad, y sin embargo sienten mayor una mayor apropiación de los números y resultados, ya que el presupuesto y el plan de la empresa ahora son mucho más probables.
- Se cambia el proceso de presupuesto con un objetivo fundamental que es: dedicarse más tiempo a lo que realmente importa, el análisis. Su equipo financiero altamente talentoso ahora puede demostrar su creatividad y sus destrezas de forma que su tiempo se vuelva altamente productivo.
Fuente: Howard tullman, H.T. (2015). A More Honest Approach to Budgeting.Retrieved 21 October, 2015, from http://www.inc.com/howard-tullman/an-honest-approach-to-budgets.html
FPA Latam ha implementado software de gestión de planificación financiera en más de 40 empresas en diferentes países: México, Chile, Perú, Colombia, Ecuador, Panamá, Guatemala, Venezuela, El Salvador, Costa Rica y Nicaragua. Sí deseas conocer más sobre el CPM que permite tener una automatización financiera completa para ahorrar tiempo y dinero, agenda un demo personalizado.
