Written by El objetivo de las empresas es la generación de ganancias, las cuales vienen de vender un producto o servicio a un precio mayor a su costo. Con este objetivo en mente y en un ámbito cada vez más competitivo, es necesario que las firmas puedan ser más eficientes en su planificación presupuestaria, en su proceso de producción, en el manejo de su personal, entre otras acciones.
Aquí, queremos discutir ventajas que pueden brindar a las empresas determinar el costo real de los productos, así como una forma de estimarlo. Bajo esta premisa, primero es necesario indicar qué es el coste real. En palabras sencillas, son los gastos directos e indirectos ya incurridos en una etapa anterior. Esto se diferencia al costo estándar, dado que este último es un ideal que se busca alcanzar y se presupuesta con anterioridad al proceso de producción.
Una forma de determinar el costo real, en el sector manufacturero, consiste en:
El primer paso para el cálculo inicia con el costo de las materias primas para lo cual se necesita: la receta, la producción y el costo de consumo real de las materias primas para el periodo de análisis. Estos elementos permiten distribuir, mediante una proporción del valor de la receta estándar, el costo de materia prima que debería tener cada producto.
Una vez determinado cuál es el costo real de la materia prima se procede al siguiente paso que es la asignación de los gastos directos e indirectos que generan los centros de costo de la empresa. Los gastos indirectos, generados por los centros de costos que no están relacionados directamente con la fabricación de productos por ejemplo gerencia de operaciones, seguridad industrial, mantenimiento entre otros, pueden ser asignados mediante drivers a los centros de costos directos. Los drivers comúnmente usados son metros cuadrados, toneladas producidas, número de personas o cualquiera otra variable que tenga a disposición la empresa.
Una vez que todos los gastos incurridos en la producción se encuentran categorizados en centros de costo directos podemos obtener las tarifas que posteriormente nos permitirán estimar el costo real. Para calcular dichas tarifas se requiere “la hoja de ruta”. En este documento constan los tiempos que cada máquina del proceso productivo tarda en fabricar uno de nuestros productos así como la capacidad total de producción. El cálculo de la tarifa puede describirse como el total de gastos de cada centro de costo dividido la capacidad total de producción de dicho centro de costo.
Finalmente, con la tarifa determinada y el volumen de producción se puede calcular el costo unitario real correspondiente a cada producto.
Este resultado – el costo real – puede ser comparado con el costo estándar para identificar qué tan precisos estamos siendo en nuestro proceso productivo. Adicionalmente, podemos obtener otras métricas de gran utilidad como el margen de ganancia o margen de contribución por producto.
Claramente, todo lo expuesto en párrafos anteriores, puede tener un nivel alto de complejidad cuando tenemos varias plantas de producción, algunas líneas de negocio y decenas o centenas de productos fabricados, realizar estos cálculos en hojas electrónicas puede conllevar mucho esfuerzo y ser propensos a varios errores, por lo cual se recomienda contar una herramienta especializada que permita automatizar procesos financieros como el mencionado en este artículo. Una opción es Adaptive Insights, un software que permite automatizar diferentes procesos financieros, realizar simulaciones y escenarios comparativos, así como la facilidad de realizar las asignaciones, categorización de cuentas, materiales o productos y reportería detallada. Se puede definir el nivel de granularidad al cual se quiere llegar por ejemplo zona, vendedor, comprador, entre otras.
Sin embargo, ¿cuál es el beneficio de calcular el costo real? Y ¿por qué se debería realizar el esfuerzo de automatizar dicho cálculo?
La respuesta a la primera interrogante es, porque el costo estándar al ser determinado buscando la mayor eficiencia, puede no mostrar la realidad de la empresa, mientras que el costo real permite observar un costo más cercano al contexto verdadero. Por otro lado, el costo estándar puede ser algo que se define al inicio del año y puede que no varíe en el mismo; como resultado hay esa falta de ajuste en variables muy sensibles como los precios de materias primas que pueden suceder en el mercado.
En cuanto a la segunda interrogante, la automatización de dicho proceso puede ayudar a evidenciar falencias importantes del proceso productivo como por ejemplo si se está utilizando la materia prima correspondiente a la receta estándar de cada producto o si por el contrario hay, en piso, consumos diferentes. Adicionalmente, el preparar la información contribuye a descubrir gastos que están siendo asignados de manera incorrecta, sea a centros de costos cerrados o a cuentas diferentes.
Después de todo lo indicado a lo largo de este texto, es necesario que las empresas puedan mantenerse competitivas en la actualidad. La automatización del cálculo del costo real es una oportunidad para que la empresa tenga una mejor imagen de su situación, así como contar con nueva información que puede ser incluida en su proceso presupuestario.