Como ahorrar tiempo automatizando los procesos de finanzas

Son las nueve de la noche. Solo el área de finanzas sigue trabajando. Ya han pedido pizzas, porque saben que aún les faltan muchas horas de trabajo. La información que podían obtener de los sistemas ya la tienen, pero aún tienen mucha conciliación manual por hacer. Esta es una escena que se repite muy a menudo en las organizaciones, ya sean grandes o pequeñas, sobre todo cuando se acerca el fin de mes. No importan cuánto se esfuercen, al final del día no tiene suficientes horas para completar todas las tareas. En ese momento es cuando la automatización en finanzas es una necesidad.

Pero, ¿el problema se resuelve trabajando más horas el día? ¿Qué tal si el equipo de trabajo contara con, al menos, una hora y media de tiempo adicional al día sin trabajar horas extras?

Thomas Oppong, experto en productividad y comportamiento en las redes, nos propone obtener por lo menos este 20% adicional de tiempo diario con un cambio de paradigmas:

“Identificar y enfocarnos en las tareas de alto valor, en lugar de seguir dedicados a las tareas de bajo valor”. thomas oppong

Suena a sentido común, ¿cierto? Justamente parece que lo primero que perdemos en las organizaciones es el sentido común, y no vemos los objetivos de los objetivos, compromisos, metas, nuevas regulaciones, instrucciones del consejo, requerimientos del auditor, etc. Por eso Adaptive Planning  y FPA sostiene que Oppong tiene razón: mantenernos enfocados es una de las habilidades clave para el éxito. Estar enfocado en lo importante es muy importante, nos permite ver los resultados de esta manera, podemos ser efectivos en lo que hacemos en el día a día. Además, nos permite diferenciar lo urgente de lo importante. Cuando somos capaces de poner en una lista de actividades diarias, tenemos que darnos cuenta del progreso. 

Así es que el secreto mejor guardado para ser más productivo en el área de finanzas es tener sentido común y enfocarnos en las tareas de alto valor . Veamos algunas sugerencias de opciones para hacer que el sentido común regrese a nosotros:

1. Voltea tu celular boca abajo y deja de ver notificaciones . Estudios de Gallup demuestran que nos tomamos hasta 23 minutos. 
2. Destinar tiempo específico para revisar el correo electrónico. Contempla cada vez que llega tu reactivo y altamente disperso. Es necesario determinar un horario limitado para hacer esta actividad.
3. Aprender a delegar. Las tareas de alto valor bajo tu control y deja las tareas de bajo valor a otras personas.
4. Identificar y evitar el “quitatiempo”.  No te involucres en cosas para las que no tienes tiempo. Resiste a la tiranía de lo urgente. Protege tu tiempo. Aprende a decir “no”, y dilo más a menudo.
5. Empieza a automatizar. Las tareas de bajo valor son fáciles de automatizar. Si te encuentras en el mismo momento.

Esta última recomendación es muy poderosa tanto a nivel personal como a nivel de grupo de trabajo. Regresemos a nuestro escenario en el área de Finanzas: ¿Cuál es la tarea más repetitiva y más rápida? Las conciliaciones. Es una tarea que tradicionalmente ha sido hecho de manera manual, comparando las fuentes de información contra los registros contables. Hace unos 20 años, los sistemas para automatizar estas tareas eran muy costosos, complejos y difíciles de operar. Con un mayor volumen de información y un mayor número de personas son necesarias para atacar esta tarea.

Afortunadamente, eso ha cambiado. Hoy en día existen herramientas a precios muy accesibles, que hacen posible ahorrar tiempo mediante la automatización de procesos robóticos (RPA), obteniendo procesos más eficientes y efectivos. La automatización de los procesos de conciliación puede ser útil en ese momento . Y el sentido común nos diría que debería ser lo primero que deberíamos automatizar, ¿cierto?

La automatización de procesos robóticos (RPA, por sus siglas en inglés), podría ser muy útil en el ámbito de las finanzas, y más bien en una planta de ensambladora de automóviles. Sin embargo, el RPA es ” un software para que los usuarios se puedan utilizar o instruir fácilmente para realizar tareas de gran volumen, repetibles y basadas en reglas, para el mundo de hoy, donde lo común son múltiples sistemas integrados de forma flexible ” ( Asociación de Contadores Públicos) 

Sin embargo, automatizar por automatizar no es una solución inteligente. Tenemos que dedicar tiempo a simplificar y depurar el proceso, antes de automatizarlo. Un consultor en herramientas de RPA puede ayudar a revisar nuestro proceso en muy poco tiempo. Pero si queremos ir avanzando en esta tarea, podemos utilizar el enfoque ESSA:  

Eliminar -Simplificar – Estandarizar – Automatizar.

1. Eliminar: Eliminar el desperdicio en el proceso. En todo proceso existen tareas que no añaden valor.
2. Simplifique: Enseguida, simplifique los pasos, eliminando lo no necesarios o descomponiendo en tareas unitarias más simples.
3. Estandarizar: Una vez que se simplifique, se debe estandarizar los procesos.
4. Automatizar: Una vez que usted obtenga lo más estandarizado posible, busque la oportunidad de ‘automatización’ en torno a tareas o tareas de trabajo específico.

Nos gustaría contarte más a fondo sobre la oportunidad de automatizar procesos de negocios en particular con las tecnologías RPA, cómo se ha implementado esta tecnología en el mundo, los beneficios reales de la automatización y cómo un buen software de conciliaciones participa en este escenario de automatización con soluciones reales  y con mucho sentido común.