Los informes y cuadros de mando de alta calidad no necesitan un esfuerzo adicional
La creación de imágenes atractivas parece una ventaja, no una necesidad, cuando se trabaja con gerentes comerciales o se presenta a ejecutivos. La entrega de datos precisos tiene prioridad sobre la forma en que presenta los datos.
El problema es que sin una imagen clara es más difícil contar una historia a través de los números. Cuando su tiempo se consume revisando los números y haciendo cambios de último minuto, está atrapado en la maleza y no puede ver el panorama general. Se le pregunta por el ‘por qué’ detrás de los números, pero trabajó horas extras solo para obtener los datos correctos. Además de eso, crear cuadros de mando en hojas de cálculo llevaría días o semanas de las que no dispone.
Desafíos comunes con dashboards
1.- No hay suficiente tiempo
Los informes y los dashboards no se crean solos. Especialmente si confía en hojas de cálculo para crear ayudas visuales para los datos. Llegar a los números correctos tiene prioridad sobre la apariencia.
Problemas con los que se enfrenta:
- Recopilar hojas de cálculo para obtener la última versión lleva días o más
- Asegurarse de que está trabajando con la última versión puede requerir trabajo de detective
- Comprender los cambios y las ediciones que realizaron otros propietarios de empresas puede resultar complicado
- Verifique dos veces el modelo para asegurarse de que no haya errores o inconsistencias antes de su presente
2.- No es fácil crear informes de calidad
Cuando ya tienes poco tiempo, decidir qué KPI y datos cuentan puede ser difícil. Cuando se trata de eso, no tienes el tiempo ni la capacidad intelectual dado el resto del trabajo que estás haciendo.
Debes considerar:
- ¿Qué datos son los mejores para contar una historia?
- Cuando se tarda tanto en obtener los datos correctos, ¿cómo debería presentarlos visualmente?
- Las actualizaciones de última hora siempre significan que estás corriendo para entregar la versión final a tiempo
- ¿Cómo responderá al ‘por qué’ detrás de los números, que es un ejercicio completamente nuevo
- Incluso si tiene un tablero, empalmar y cortar los datos agrega horas de trabajo
3.- Los datos deben ser correctos y estar actualizados
Al final del día, presentar números inexactos u obsoletos podría costarle su trabajo. Por lo tanto, se concentra más tiempo en recopilar y verificar que tiene los últimos números en lugar de cómo se presentarán los datos. Pero sin una imagen limpia, terminas recibiendo más preguntas y más trabajo.
Los desafíos que enfrenta incluyen:
- La precisión de los datos es la máxima prioridad, el resto es secundario
- Las solicitudes y ediciones de última hora aumentan la complejidad de entregar los números correctos
- Puede que tenga los datos correctos, pero puede que no sean los datos más recientes
- Está trabajando en un plazo estricto, con solicitudes ad hoc que llegan de último minuto
- El riesgo de presentar algo inexacto es demasiado grande
Imagine un proceso de planificación que facilite la creación de imágenes atractivas
Dedica tanto tiempo a consolidar y validar datos manualmente que no tiene tiempo para crear informes relevantes y de calidad. E incluso si tiene tiempo, las hojas de cálculo no facilitan la creación de cuadros de mando visualmente atractivos. Cuando dedica más tiempo a las imágenes, puede dedicar su tiempo al análisis estratégico y obtener la aceptación de las partes interesadas.
Necesita un proceso de planificación activo que cumpla con tres criterios: debe ser colaborativo, integral y continuo. Con estos tres factores, cuenta con la participación de las partes interesadas clave, las herramientas y la información necesarias para crear cuadros de mando complejos rápidamente y tiene modelos actualizados que se pueden actualizar en minutos. Los beneficios de la planificación activa incluyen:
1.- Colaborativo
- Involucre a los propietarios de negocios y finanzas en toda la organización con facilidad de uso
- Potencie la adopción con capacidades de autoservicio
- Dedique más tiempo a analizar su modelo en lugar de crearlo
- Trabaje siempre con datos en tiempo real
- Funciones de creación de informes de arrastrar y soltar
- Tenga la confianza de que todos están trabajando en la misma versión del modelo
2.- Exhaustivo
- Cree paneles que integren sus datos reales y su plan
- Administre fácilmente modelos y pronósticos en todas las fuentes de datos integradas
- Ejecute análisis hipotéticos flexibles
- Acceda a los registros de auditoría para ver qué cambió, cuándo y quién lo hizo
- Tenga en cuenta fácilmente múltiples monedas, tipos de cambio, etc.
- Obtenga información empresarial a partir de datos en tiempo real
- Elaborar informes de la junta para la alta dirección
3.- Continuo
- Automatice la consolidación de datos de todas las fuentes
- Exportar datos operativos de GL, nómina, compras, etc.
- Colaborar con socios comerciales
- Curso correcto con más agilidad
- Ejecute planes de escenarios en minutos
- Actualice informes con un clic
- Utilice modelos flexibles que le permitan construir sobre la marcha y ajustar las dimensiones según sea necesario
