Forecast en un mundo COVID-19: Mejores prácticas financieras que puede implementar ahora

COVID-19 ha afectado al mundo entero con una interrupción sin precedentes, y sin duda lo está sintiendo en sus planes y Forecast. Irónicamente, después de haber tenido listo el presupuestó para el 2020, el COVID-19 lo cambio todo, incluyendo el pronósticos de ingresos, personal, contratación, opex y gasto de capital para este año.

En un seminario web, realizado por Adaptive Planning, se pregunto a los profesionales de finanzas dónde centran su atención en términos de planificación de escenarios y reestructuración. Más de un tercio de los asistentes (34%) está interesado en planificar la línea superior para acomodar cambios inesperados en las ventas o la demanda. Casi uno de cada tres (31%) quiere comprender mejor y sacar partido de su posición de efectivo. Casi una cuarta parte (22%) se enfoca en cómo planificar los factores de la fuerza laboral como el personal, la contratación, la capacidad y la utilización. Para el 13%, la prioridad es determinar el camino a seguir para los gastos operativos, capex y discrecionales.

En conjunto, estas preocupaciones muestran la imagen de las empresas que trabajan duro para anticipar lo que depara el futuro cuando se dan cuenta de que muchas de sus suposiciones anteriores ya no se aplican.

Entonces, ¿a dónde ir desde aquí? ¿Cómo puedes trazar un nuevo rumbo cuando el tiempo es esencial y las aguas son turbias? La buena noticia es que Workday Adaptive Planning puede ayudar.

La necesidad de mayor granularidad y flexibilidad.

A medida que ayudamos a los clientes a adaptarse y responder al clima actual, vemos una mayor necesidad de dos cosas en general: pronósticos más granulares y un horizonte temporal más preciso.

Estas dos preguntas dominantes apuntan a la demanda de agilidad empresarial. Como Kinnari Desai, director senior de FP&A en Workday, señala: “La flexibilidad y la capacidad de reaccionar rápidamente son las dos cosas más importantes”.

Para los directores financieros y sus equipos, navegar en un futuro incierto requiere pronósticos basados en datos actualizados al minuto que pueden realizarse mensualmente, semanalmente o incluso a diario. Con la pandemia de COVID-19 enviando olas de interrupción en todos los aspectos de una operación, las empresas necesitan una visión en tiempo real de su flujo de caja para tomar las decisiones correctas en el momento.

En FPA, nuestro equipo de profesionales de finanzas ha reunido consejos oportunos y prácticos para lidiar con los shocks de ingresos y la planificación de la fuerza de trabajo y la capacidad cuando los ingresos son difíciles de predecir, y las estrategias para salir de esta pandemia en una posición de fortaleza.

Centrarse en 3 elementos del modelado de primera línea basado en el controlador

Junto con la actitud correcta, un entorno de planificación flexible y una buena dosis de agilidad empresarial, es vital reducir sus impulsores comerciales más importantes y optimizar su plan para esos impulsores clave.

Al implementar el modelado de primera línea basado en controladores, Desai dice que se centre en tres elementos clave.

Alinear alrededor de las métricas que importan. Consulte a sus gerentes superiores en todo el negocio sobre qué métrica o métricas son las más importantes en estos tiempos para que sepa qué optimizar para cuando ejecuta escenarios hipotéticos.
Identifique sus mayores impulsores comerciales. Concéntrese en ajustar esas palancas para lograr el mayor impacto financiero (en lugar de tratar de optimizar para cada palanca).
Dirígete a los dos o tres escenarios más significativos. A estas alturas, es probable que tenga una idea del impacto que la pandemia ha tenido en su negocio, así que concentre su energía y recomendaciones en los tres escenarios más probables o significativos. No pierdas tu tiempo, ciclos y cordura girando 10 o más escenarios que son solo ligeramente diferentes entre sí. Itere y refine los escenarios que serán más importantes.

Puede usar Workday Adaptive Planning para preparar su modelo de primera línea sin muchos dolores de cabeza de versiones, cambios de números o alternar entre hojas de cálculo. El modelado de primera línea también ayuda a garantizar que usted y su liderazgo avancen hacia el mismo objetivo, algo que nunca ha sido tan crucial.

Comprender el valor del modelo de datos común

A medida que estos cambios impactan en su modelo de datos, a medida que enfrenta gastos imprevistos y ante la perspectiva de tomar decisiones críticas en una línea de tiempo acelerada, el verdadero valor de un modelo de datos común se vuelve claro. Desai explica

“Al final del día, tener el mismo modelo de datos que se utiliza en su sistema de planificación y su sistema ERP (y si es uno y el mismo, eso es aún mejor) es muy importante para reaccionar rápidamente y comprender los datos. No puedo enfatizar lo suficiente el valor del modelo de datos común cuando necesita saber qué está sucediendo realmente en el negocio en este momento”.

Trabajando desde una única fuente de verdad, señala Desai, puede explorar mejor los datos, comprender la fuente de esos datos e identificar oportunidades viables respaldadas por números. Digamos que está explorando la idea de mudar a todos sus nuevos empleados por un cuarto. Históricamente, eso se pudo haber realizado en un trabajo rápido de Excel o incluso en un cálculo al final del sobre, con decisiones basadas en un vistazo a los datos reales. Pero ninguno de los dos se acerca a lo que alguien describiría legítimamente como “basado en datos”. Con Workday Adaptive Planning y un modelo de datos común, vemos que los clientes pronostican rápidamente, ajustan las variables en tiempo real e identifican el momento adecuado para tomar medidas específicas.

Otra ventaja clave: la plataforma también lo ayuda a aislar y medir el impacto de variables específicas, en lugar de que los detalles simplemente desaparezcan en un flujo interminable de fórmulas y hojas. Por ejemplo, muchas compañías ahora enfrentan (con suerte) gastos únicos, como el apoyo a una fuerza laboral remota. (Creamos un código de proyecto especial “COVID-19” para poder rastrear estos gastos únicos, como el paquete de ayuda que Workday proporcionó a sus empleados, separado de los gastos comerciales continuos típicos). Operar en un modelo de datos común lo ayuda a rastrear el impacto de ese gasto y presente la verdadera variación real-pronosticada relacionada con el negocio.

Mantenga la administración en un ciclo de retroalimentación de pronóstico

Especialmente en un momento como este, la función más valiosa de FP&A es proporcionar una visión experta y escenarios bien modelados a la alta gerencia desde el principio para que puedan tomar decisiones informadas sobre temas como la reducción de gastos, la contratación, la implementación de la fuerza laboral, las opciones de pago del cliente y más. Cuanto más rápido puedan comprender y digerir esos escenarios y los datos, mejor se adaptará su organización para ver el otro lado de esto con un daño mínimo y duradero.

Es muy probable que este nuevo ritmo no disminuya en el corto plazo, por lo que ahora más que nunca, debe utilizar Workday Adaptive Planning para garantizar que sus modelos, planes y pronósticos reflejen las últimas expectativas y datos. Debe poder hacer cambios sobre la marcha y estar listo con una respuesta cuando se le pregunte, en lugar de pasar los próximos dos o tres días calculándolo.

Entonces, para ayudar a garantizar que su liderazgo esté al día, recurra a nuestra plataforma para:

Cree su Panel de control activo para mostrar los principales impulsores empresariales para una referencia rápida y ajustes rápidos de alto nivel
Profundice en un número específico o en áreas específicas de la empresa para ayudar a comprender mejor las relaciones y correlaciones entre departamentos o unidades de negocios. Los números de primera línea no siempre proporcionan la información que necesita, pero descubrir qué hay detrás de los números puede ayudarlo a ver, por ejemplo, de dónde proviene realmente ese aumento de opex
Automatice todo lo que pueda razonablemente, incluida la ingesta de datos en lugar de copiar y pegar en informes, para liberarse de las minucias manuales y ahorrar tiempo para servir como la fuerza estratégica que es

¿Qué tan rápido puede poner en funcionamiento Workday Adaptive Planning?

Esta es una pregunta que escuchamos con frecuencia estos días, ya que los profesionales de FP&A se dan cuenta de que sus hojas de cálculo y sus sistemas de planificación heredados los han dejado en desventaja, y están buscando algo que les brinde mayor agilidad rápidamente.

Dependiendo de lo que desee con su compilación inicial, comenzar a funcionar podría tomar tan solo un par de semanas. Como con cualquier cosa, la línea de tiempo depende de una variedad de consideraciones.

Workday Adaptive Planning es independiente del proveedor y se integra fácilmente con la mayoría de cualquier otro sistema. Querrá canalizar cualquier fuente de datos que esté utilizando actualmente que sea valiosa para su plan
No existe un límite real para la cantidad de datos que puede sincronizar con Workday Adaptive Planning. Simplemente determine qué tiene sentido para su negocio, y si su necesidad es urgente, decida qué datos son críticos ahora y qué puede esperar más adelante.
Workday Adaptive Planning le permite planificar en el futuro lo que quiera. Este es un diferenciador significativo de algunas herramientas como Salesforce, que le permiten pronosticar un plazo relativamente cercano o la cartera trimestral, pero sigue siendo un elemento transaccional. Con Workday, puede mirar más allá del corto plazo.

El cambio es siempre una constante. Sin embargo, los cambios sin precedentes, como los que estamos viendo hoy, requieren más información y apoyo. Es por eso que implementaremos más seminarios web y educación para que aprenda a aprovechar al máximo la planificación adaptativa de Workday, y mantenga su negocio ágil y receptivo en estos tiempos inciertos.