Automatización de asientos contables

Un equipo contable puede tener políticas claras para preparar y aprobar asientos contables y, aun así, dedicar una parte importante del cierre a comprobar manualmente que esas políticas se cumplan: detectar registros incompletos, devolver asientos con errores, determinar quién debe aprobarlos, controlar nuevas versiones y verificar finalmente si el asiento aprobado llegó correctamente al ERP.

El problema, por tanto, no siempre es la falta de controles. Es cuánto trabajo necesita Contabilidad para ejecutarlos cada mes. A medida que aumenta el número de asientos, entidades y responsables, mantener el mismo nivel de control exige más seguimiento y deja menos tiempo para revisar los ajustes que realmente requieren criterio contable.

Estandarizar y automatizar el proceso permite trasladar parte de esos controles a reglas y workflows que acompañen al asiento contable desde su preparación hasta su contabilización. En la práctica, existen siete oportunidades para hacerlo:

1. Convertir las políticas contables en reglas que se ejecuten dentro del proceso
2. Detectar errores antes de que el asiento llegue al revisor
3. Gestionar rechazos y correcciones sin multiplicar correos, archivos y versiones
4. Aplicar distintos niveles de aprobación sin sobre revisar todos los asientos
5. Automatizar asientos recurrentes manteniendo control sobre lo que cambia cada periodo
6. Cerrar el vacío entre un asiento aprobado y un asiento efectivamente contabilizado en el ERP
7. Mantener la trazabilidad entre el ajuste que originó el asiento y el registro que finalmente lo corrigió

1. Convertir las políticas contables en reglas que se ejecuten dentro del proceso

En muchas organizaciones las políticas ya existen. El problema es que su cumplimiento todavía depende de que cada preparador y revisor recuerde qué debe hacer en cada asiento.

Puede estar establecido, por ejemplo, que determinados importes necesitan una aprobación adicional, que ciertos ajustes requieren documentación específica o que algunas cuentas deben ser revisadas por responsables concretos. Si esas condiciones se controlan manualmente, Contabilidad continúa verificando asiento por asiento que el procedimiento haya sido aplicado correctamente.

Una alternativa es convertir esos criterios en reglas dentro del propio flujo.

Así, características como importe, entidad, tipo de asiento, cuenta afectada, recurrencia o nivel de riesgo pueden determinar qué documentación se exige, qué validaciones deben realizarse y hacia quién debe dirigirse el asiento.

Esto también permite mantener una política común entre diferentes entidades sin obligarlas a utilizar exactamente el mismo circuito de aprobación. Los responsables, niveles de autorización o requisitos específicos pueden variar, mientras el criterio de control permanece estandarizado.

La diferencia es importante: la política deja de estar únicamente documentada y empieza a ejecutarse como parte del proceso.

2. Detectar errores antes de que el asiento llegue al revisor

El tiempo de un revisor no debería utilizarse para descubrir errores que una regla puede detectar previamente.

Un asiento puede llegar a revisión con dimensiones contables incompletas, combinaciones inválidas, un periodo incorrecto, documentación faltante o información que posteriormente provocará su rechazo en el ERP.

Cuando esto ocurre, el proceso genera un ciclo de retrabajo:

revisión → rechazo → corrección → nueva revisión → aprobación

Parte de esas validaciones puede realizarse antes. Por ejemplo, es posible comprobar campos y soportes obligatorios, balance entre débitos y créditos o determinadas condiciones contables antes de enviar el asiento al siguiente responsable.

En organizaciones que utilizan SAP u otros ERPs existe además otra oportunidad: evitar duplicar controles que ya existen en el sistema financiero. Si determinadas validaciones forman parte de los datos maestros o reglas del ERP, una integración puede permitir utilizarlas durante el proceso en lugar de descubrir el problema únicamente cuando se intenta contabilizar.

El objetivo no es sustituir el criterio profesional. Es conseguir que el revisor reciba un asiento que ya haya superado las comprobaciones que no necesitan criterio profesional.

3. Gestionar rechazos y correcciones sin multiplicar correos, archivos y versiones

Los asientos que requieren correcciones son especialmente difíciles de controlar cuando preparación, revisión y aprobación están distribuidas entre Excel, correo y ERP.

El preparador envía una versión. El revisor solicita un cambio. Aparece un nuevo archivo. Se reemplaza un soporte. Finalmente se aprueba una versión diferente de la original.

El problema no es solamente el tiempo invertido. También es posible reconstruir posteriormente qué cambió, por qué cambió, quién solicitó la modificación y cuál fue la versión finalmente aprobada.

Un workflow centralizado permite mantener el asiento, sus soportes, comentarios, rechazos, modificaciones y aprobaciones dentro del mismo proceso.

Así, una devolución no genera un circuito paralelo. El asiento conserva un historial desde su preparación hasta que queda listo para contabilizarse.

Para auditoría y control interno esto también cambia la forma de recuperar evidencia: en lugar de reconstruir el recorrido utilizando correos, carpetas y diferentes versiones de Excel, existe una secuencia identificable de las acciones realizadas sobre el asiento.

4. Aplicar distintos niveles de aprobación sin sobre revisar todos los asientos

Más aprobaciones no necesariamente significan mayor control.

Si todos los asientos recorren exactamente el mismo circuito, Contabilidad puede terminar utilizando capacidad de revisión en registros rutinarios mientras ajustes materiales, extraordinarios o de mayor riesgo necesitan mayor atención.

La estandarización permite aplicar controles diferentes según las características del asiento.

Los criterios concretos dependen de cada organización. La oportunidad está en hacer que esas diferencias formen parte del proceso y no tengan que decidirse manualmente para cada registro.

De esta manera, el equipo puede aplicar mayor atención donde existe mayor riesgo sin aumentar indiscriminadamente el número de revisiones sobre todos los asientos.

5. Automatizar asientos recurrentes manteniendo control sobre lo que cambia cada periodo

Provisiones, depreciaciones, amortizaciones, reclasificaciones y otros registros pueden mantener una estructura conocida mientras cambian determinados importes, cálculos o soportes.

Prepararlos nuevamente desde cero obliga a repetir trabajo conocido. Pero copiar el asiento del periodo anterior tampoco garantiza que el nuevo registro sea correcto.

La oportunidad está en separar qué parte del asiento es predecible y qué parte necesita volver a validarse.

Un ejemplo de hasta dónde puede llevar este modelo es Lexmark, una compañía global de soluciones de imagen e IoT. La empresa había avanzado en la estandarización de sus sistemas financieros con una única instancia de SAP, pero todavía buscaba mejorar su proceso de asientos: necesitaba mayor automatización, mejores flujos de aprobación y un proceso global más estandarizado.

Para resolverlo recurrió a BlackLine, una plataforma de automatización que trabaja sobre procesos como cierre contable, conciliaciones y asientos, integrándose con el ERP en lugar de reemplazarlo.

Dentro de la plataforma, BlackLine Journal Entry centraliza la gestión de asientos contables y permite automatizar su creación, validación, revisión y contabilización mediante reglas y workflows.

Lexmark utiliza BlackLine para centralizar globalmente la creación, preparación, aprobación y contabilización de sus asientos. La integración mediante SAP Web Services permitió además utilizar en tiempo real las validaciones que la compañía ya tenía configuradas en SAP, evitando construir una segunda capa de comprobaciones sobre la misma información.

Según el caso publicado por BlackLine, la transformación permitió a Lexmark automatizar el 80% de sus asientos y reducir en 50% su tiempo de procesamiento.

6. Cerrar el vacío entre un asiento aprobado y un asiento efectivamente contabilizado en el ERP

Después de la aprobación puede ser necesario cargar el asiento al ERP, superar las validaciones del sistema y comprobar que fue contabilizado correctamente. Cuando estas actividades se administran por separado, aparece otra tarea de seguimiento: identificar cuáles de los asientos aprobados realmente llegaron al ERP, cuáles fueron rechazados y cuáles continúan pendientes.

Por eso conviene diferenciar claramente:

Preparado → revisado → aprobado → enviado al ERP → contabilizado

Aquí cobra importancia la integración entre la gestión de asientos y el ERP. BlackLine Journal Entry, no sustituye al ERP: administra y automatiza el proceso previo y puede enviar posteriormente el asiento para su contabilización en el sistema financiero correspondiente.

BlackLine permite integrar los flujos de datos con los sistemas financieros, validar los asientos y contabilizarlos directamente en el ERP. Esto evita que Contabilidad tenga que administrar dos procesos separados: uno para conseguir la aprobación y otro para comprobar posteriormente qué ocurrió en el ERP.

En Lexmark, por ejemplo, la integración en tiempo real entre BlackLine y SAP permitió aprovechar las validaciones existentes en SAP y monitorear el estado de contabilización de los asientos.

La diferencia parece pequeña, pero cambia el momento en el que Contabilidad puede considerar terminado el trabajo: un asiento no está cerrado porque alguien lo aprobó; está cerrado cuando existe confirmación de que el registro fue contabilizado correctamente en el libro mayor.

7. Mantener la trazabilidad entre el ajuste que originó el asiento y el registro que finalmente lo corrigió

El asiento es muchas veces la consecuencia de otro proceso contable.

Una conciliación puede identificar una diferencia. El análisis determina que necesita un ajuste. Se prepara el asiento, se obtiene la aprobación y posteriormente se contabiliza en el ERP.

Cuando esas actividades se administran por separado, puede romperse la relación entre:

excepción identificada → ajuste requerido → asiento preparado → aprobación → contabilización → resolución.

Esto genera una situación particularmente incómoda durante el cierre: saber que el asiento fue solicitado no necesariamente permite comprobar que la diferencia que lo originó ya quedó corregida.

La oportunidad de una plataforma que conecta distintos procesos del cierre es mantener esa relación sin reconstruirla posteriormente.

BlackLine, por ejemplo, conecta su gestión de asientos con procesos como Account Reconciliations y Transaction Matching. Los resultados generados durante conciliaciones o matching pueden utilizarse para crear asientos, manteniendo conectada la información que originó el registro con el proceso posterior.

Esto permite avanzar desde una lógica donde se automatiza únicamente el asiento hacia otra donde se automatiza el recorrido del ajuste.

¿Dónde está realmente la oportunidad de automatizar los asientos contables?

Después de revisar el proceso, el equipo debería poder responder cuatro preguntas:

• ¿Qué asientos repetimos todos los meses aunque siguen reglas conocidas?
• ¿Qué errores sigue detectando manualmente el revisor que podrían identificarse antes?
• ¿Podemos saber fácilmente si un asiento aprobado realmente llegó al ERP?
• ¿Podemos rastrear un ajuste desde el problema que lo originó hasta su contabilización sin buscar información en varias herramientas?

Si responder estas preguntas requiere revisar archivos, correos y diferentes sistemas, la oportunidad probablemente ya no está en definir más controles, sino en conseguir que los controles existentes formen parte del propio proceso.

Es ahí donde una plataforma como BlackLine puede aportar valor: no reemplazando el criterio del equipo contable ni al ERP, sino automatizando reglas, validaciones, workflows y movimientos que hoy requieren intervención manual para llevar un asiento desde su preparación hasta su contabilización.

FAQs

¿Qué asientos contables se pueden automatizar?

Los candidatos más claros suelen ser los asientos recurrentes o aquellos que parten de datos estructurados y siguen reglas previsibles. La automatización puede abarcar desde su preparación hasta la contabilización, manteniendo intervención humana cuando el importe, riesgo, naturaleza del ajuste o una excepción requieran revisión.

¿Automatizar asientos contables elimina la aprobación humana?

No necesariamente. La automatización permite diferenciar qué comprobaciones pueden ejecutarse mediante reglas y qué registros necesitan aprobación. Los asientos materiales, extraordinarios o de mayor riesgo pueden mantener niveles adicionales de revisión.

¿Cómo se puede reducir el tiempo de revisión de los asientos contables?

Una de las principales oportunidades consiste en ejecutar antes de la revisión las comprobaciones que pueden resolverse mediante reglas. De esta forma, el revisor dedica menos tiempo a detectar información incompleta o errores estructurales y más a los registros que necesitan criterio contable.

¿Cómo se controla un asiento rechazado y posteriormente corregido?

Un workflow centralizado puede conservar el motivo del rechazo, las modificaciones realizadas, la documentación asociada y la aprobación final. Esto evita depender de correos o diferentes versiones de archivos para reconstruir posteriormente qué ocurrió.

¿Cómo saber si un asiento aprobado realmente fue contabilizado?

Aprobación y contabilización deberían manejarse como estados diferentes. Cuando el proceso está integrado con el ERP, es posible mantener seguimiento sobre el envío y la confirmación del asiento en lugar de considerar terminado el registro únicamente porque recibió aprobación.

¿Cómo se relacionan las conciliaciones con la automatización de asientos contables?

Una conciliación puede identificar una diferencia que requiere un ajuste. Cuando conciliación y gestión de asientos están conectadas, es posible mantener la relación entre la diferencia detectada, el asiento generado, su aprobación y su posterior contabilización.

¿BlackLine reemplaza al ERP para registrar los asientos contables?

No. BlackLine funciona como una plataforma de automatización financiera que se integra con el ERP. En el proceso de asientos puede centralizar y automatizar actividades como creación, validación, documentación, workflows de aprobación y seguimiento, mientras el asiento se contabiliza finalmente en el sistema financiero correspondiente.