Certificación de saldos de cuentas contables en Excel vs. en una plataforma de cierre: ¿qué cambia realmente?

Tener el 100 % de las cuentas certificadas no significa necesariamente tener todos los saldos bajo el mismo nivel de control. Una cuenta puede completar su certificación y aun mantener partidas antiguas, soportes insuficientes o condiciones que deberían haber requerido una revisión diferente por su riesgo o materialidad.

Por eso, al comparar Excel con una plataforma de cierre, la diferencia no está únicamente en completar la certificación más rápido. Está en cómo se prepara y sustenta cada saldo, qué nivel de revisión recibe y bajo qué condiciones puede certificarse.

¿Qué cambia al pasar de certificar cuentas en hojas de cálculo a gestionar la certificación de saldos de cuentas contables en una plataforma especializada?

1. De certificar cuentas a estandarizar cómo se prepara y sustenta cada saldo.
2. De revisar todas las cuentas por igual a priorizar según riesgo y materialidad.
3. De controlar cuántas cuentas están certificadas a identificar qué saldos requieren atención.
4. De recopilar evidencia a mantener soporte y trazabilidad asociados a cada certificación.
5. De certificar manualmente cuentas rutinarias a automatizar determinadas certificaciones bajo criterios definidos.

1. De certificar cuentas a estandarizar cómo se prepara y sustenta cada saldo

La certificación debería confirmar que existe suficiente sustento para validar el saldo de una cuenta. El reto aparece cuando ese sustento se prepara de manera diferente entre responsables, entidades o periodos.

En Excel pueden establecerse plantillas, requisitos y políticas comunes. Sin embargo, cuando existen cientos o miles de cuentas, mantener esos criterios de forma consistente requiere controles adicionales alrededor de los archivos.

Una plataforma de cierre permite incorporar esos requisitos al propio proceso: qué información debe sustentar el saldo, qué documentación se requiere, quién es responsable de prepararla, quién debe revisarla y qué condiciones deben cumplirse para certificar la cuenta.

Esto permite mantener criterios comunes sin tratar todas las cuentas de la misma manera. El sustento requerido para una cuenta de impuestos, provisiones, activos fijos o intercompañía puede variar según su naturaleza y riesgo.

La diferencia está en que los criterios necesarios para certificar el saldo dejan de depender únicamente de cómo cada responsable prepara y controla su archivo.

2. De revisar todas las cuentas por igual a priorizar según riesgo y materialidad

Una certificación de saldos eficiente no debería exigir el mismo nivel de revisión para todo el universo de cuentas.

Una cuenta material, con partidas antiguas, diferencias o movimientos inusuales puede requerir mayor atención que una cuenta estable y de bajo riesgo. Una plataforma de cierre permite incorporar criterios de riesgo y materialidad para determinar qué tratamiento y nivel de revisión corresponde a cada cuenta.

Esto permite concentrar la intervención en los saldos que realmente la necesitan y evitar que cuentas con perfiles muy diferentes recorran exactamente el mismo proceso.

Los criterios continúan siendo definidos por Contabilidad. Una plataforma de cierre, permite aplicarlos de forma consistente y mantener visible qué cuentas requieren mayor revisión antes de ser certificadas.

Así, la certificación deja de gestionarse únicamente por volumen de cuentas completadas y empieza a considerar también el riesgo de los saldos que todavía permanecen abiertos.

3. De controlar cuántas cuentas están certificadas a identificar qué saldos requieren atención

Un porcentaje de certificación muestra avance, pero no necesariamente muestra qué riesgo permanece pendiente.

Dos cierres contables pueden tener el 90 % de sus cuentas certificadas y encontrarse en situaciones completamente diferentes si el 10 % restante corresponde, en un caso, a cuentas de bajo riesgo y, en otro, a saldos materiales con partidas pendientes o excepciones.

Centralizar la certificación de cuentas contables permite relacionar el estado de cada cuenta con información como responsable, materialidad, riesgo, partidas pendientes y fecha de revisión.

De esta manera, el seguimiento deja de centrarse únicamente en cuántas cuentas faltan y permite identificar qué saldos continúan abiertos, por qué requieren atención y cuáles deberían priorizarse antes de completar el cierre contable.

En organizaciones con operaciones en México, Ecuador, Colombia u otros países de Latinoamérica, esta visibilidad cobra mayor importancia cuando la certificación depende de múltiples entidades y responsables.

4. De recopilar evidencia a mantener soporte y trazabilidad asociados a cada certificación

Certificar una cuenta también implica poder demostrar posteriormente qué información sustentó el saldo y qué ocurrió antes de su aprobación.

Cuando la certificación se gestiona mediante Excel, la evidencia puede quedar distribuida entre hojas de cálculo, carpetas, soportes y comunicaciones. Aunque el saldo haya sido correctamente certificado, reconstruir posteriormente su historia puede requerir buscar información en diferentes ubicaciones.

Una plataforma especializada permite mantener soportes, comentarios, partidas, responsables, revisiones y aprobaciones vinculados a la cuenta y al periodo correspondiente.

La trazabilidad también permite controlar qué ocurre después de la certificación. BlackLine, es una plataforma especializada para el cierre contable, la cual te permite contempla mecanismos de descertificación cuando determinadas condiciones cambian después de que una cuenta había sido certificada, evitando mantener como válida una certificación sobre información que ya fue modificada.

Esto adquiere especial valor durante una auditoría: la evidencia utilizada para certificar el saldo permanece asociada al proceso, en lugar de tener que reconstruirse posteriormente.

5. De certificar manualmente cuentas rutinarias a automatizar determinadas certificaciones

Una de las mayores oportunidades está en identificar qué cuentas realmente necesitan intervención manual antes de ser certificadas.

Cuentas sin actividad, con determinados saldos o que cumplen condiciones previamente establecidas pueden recorrer el mismo circuito manual periodo tras periodo, aunque no exista una excepción que justifique esa revisión.

Las plataformas especializadas pueden utilizar reglas y umbrales de certificación para automatizar determinadas cuentas cuando cumplen las condiciones definidas por Contabilidad. BlackLine documenta, por ejemplo, configuraciones de certificación manual y automática, umbrales de certificación y reglas de descertificación.

Si una cuenta deja de cumplir los criterios establecidos o cambia posteriormente su información, puede volver a requerir intervención.

La certificación automática de cuentas contables no significa eliminar controles. Permite ejecutar automáticamente los criterios previamente definidos y reservar la revisión manual para los saldos que presentan mayor riesgo, materialidad o excepciones.

La organización continúa definiendo qué cuentas pueden certificarse automáticamente, bajo qué condiciones y qué controles deben mantenerse.

Certificación de cuentas contables en Excel vs. una plataforma de cierre

La diferencia no está simplemente en cambiar una hoja de cálculo por un software. Está en cuanto del control necesario para certificar cada saldo puede incorporarse al propio proceso.

¿Cuándo tiene sentido evaluar una plataforma para certificar saldos de cuentas contables?

El punto de quiebre no depende únicamente del número de cuentas. Una organización puede mantener correctamente la certificación de saldos en Excel si cuenta con procesos y controles suficientes.

El problema aparece cuando mantener ese nivel de control exige cada vez más trabajo alrededor de los archivos.

¿Qué software permite automatizar la certificación de cuentas contables?

Las plataformas especializadas en cierre contable pueden trasladar a un entorno centralizado buena parte de los controles necesarios para preparar, revisar y certificar saldos.

BlackLine es una plataforma especializada en automatización y control del cierre contable. Dentro de BlackLine Account Reconciliations es posible configurar procesos de preparación y revisión, responsables, documentación, reglas y criterios de certificación.

Una de las capacidades relevantes para la certificación de cuentas contables es la posibilidad de establecer reglas para que determinadas cuentas sean certificadas automáticamente cuando cumplen las condiciones definidas. BlackLine también contempla umbrales de certificación y condiciones que pueden provocar que una cuenta previamente certificada vuelva a requerir revisión.

Para un CFO o Controller, la evaluación de una plataforma de este tipo no debería limitarse a preguntar si reemplaza Excel. El punto está en determinar qué parte del control que hoy rodea la certificación puede incorporarse directamente a la tecnología: sustento, responsables, riesgo, niveles de revisión, soportes, reglas de certificación, excepciones y evidencia.

Así, automatizar la certificación de saldos de cuentas contables no significa simplemente terminar más cuentas en menos tiempo. Significa aplicar de forma consistente el nivel de control que corresponde a cada saldo y reducir la intervención manual cuando las condiciones previamente definidas permiten certificarlo automáticamente.

FAQs

¿Qué es la certificación de saldos de cuentas contables?

Es el proceso mediante el cual se confirma que el saldo de una cuenta cumple los criterios de preparación, sustento, revisión y control establecidos por la organización para considerarlo correctamente validado dentro del cierre contable.

¿Cuál es la diferencia entre conciliación y certificación de cuentas contables?

La conciliación permite sustentar el saldo e identificar diferencias o partidas pendientes. La certificación confirma que la cuenta cumplió las condiciones establecidas para completar su revisión y validación.

Por eso, una plataforma puede utilizar información proveniente de la conciliación para determinar si una cuenta cumple los criterios necesarios para su certificación.

¿Qué es la certificación automática de cuentas contables?

Es la certificación de una cuenta cuando cumple reglas y umbrales previamente definidos, sin requerir la misma intervención manual que una cuenta que presenta diferencias, excepciones o mayor riesgo.

¿Qué cuentas pueden certificarse automáticamente?

Depende de las políticas de cada organización y de las reglas configuradas. La decisión puede considerar factores como saldo, actividad, tolerancias, riesgo y otras condiciones definidas por Contabilidad.

¿Qué ocurre si cambia un saldo después de haber sido certificado?

Las plataformas especializadas pueden establecer condiciones para descertificar una cuenta cuando cambia información relevante después de su certificación, de manera que vuelva a requerir revisión.

¿Todas las cuentas deberían tener el mismo nivel de revisión antes de certificarse?

No necesariamente. La organización puede utilizar criterios como riesgo, materialidad, naturaleza de la cuenta y existencia de excepciones para establecer diferentes niveles de revisión.

¿Qué problemas pueden aparecer al certificar cuentas contables en Excel?

A medida que aumenta el volumen, puede resultar más difícil mantener criterios consistentes entre responsables, aplicar diferentes niveles de revisión, controlar cuentas pendientes, mantener soportes asociados a cada saldo y conservar la trazabilidad de la certificación.

¿Qué es BlackLine Account Reconciliations?

BlackLine Account Reconciliations es una solución que permite centralizar y estandarizar la preparación y revisión de cuentas, mantener documentación y trazabilidad y configurar reglas relacionadas con la certificación de saldos dentro del cierre contable.