De la consolidación manual en Excel al software de consolidación financiera: cómo gestionar múltiples empresas

De la consolidación manual en Excel al software de consolidación financiera: cómo gestionar múltiples empresas

La consolidación financiera de múltiples empresas puede gestionarse en Excel durante años. Sin embargo, a medida que un grupo empresarial crece, también aumentan las entidades, sistemas, estructuras, responsables y versiones que Finanzas necesita coordinar.

Cuando cada período exige recopilar información, homologar estructuras, revisar fórmulas y reconstruir parte del consolidado, un software de consolidación financiera permite plantear un modelo diferente: integrar la información de las distintas empresas, centralizar estructuras y versiones y mantener conectada la visión del grupo con el detalle de cada entidad.

Para pasar de una consolidación manual en Excel a un proceso más escalable, hay cinco cambios que conviene evaluar:

1. Integrar la información de las diferentes empresas en lugar de recopilarla manualmente
2. Crear una estructura financiera común para todo el grupo
3. Centralizar versiones y actualizaciones
4. Mantener conectada la visión consolidada con el detalle de cada empresa
5. Utilizar la información consolidada directamente para planificar y analizar

1. Integrar la información de las empresas en lugar de recopilarla manualmente

Cuando cada empresa trabaja con su propio ERP, sistema o archivo, una parte importante del esfuerzo ocurre incluso antes de consolidar.

Finanzas necesita recibir la información, comprobar que corresponde al periodo y versión correctos, incorporarla al consolidado y repetir parte del proceso cada vez que existe una actualización.

Por lo tanto, la primera acción, no consiste en construir un archivo más sofisticado. Consiste en reducir los pasos manuales entre los sistemas donde se genera la información y el modelo donde Finanzas la consolida y analiza.

Esto tampoco significa que todas las empresas deban utilizar el mismo ERP. Una arquitectura de integración puede reunir información procedente de diferentes sistemas y llevarla a una estructura común para el análisis financiero.

2. Crear una estructura financiera común para todas las empresas

Integrar los datos no resuelve por sí solo la consolidación.

Una empresa puede utilizar determinadas cuentas, otra organizar su información por unidades de negocio y otra necesitar dimensiones adicionales para representar su operación. Para analizar el grupo, Finanzas necesita definir cómo se relacionará la información de cada entidad con una estructura financiera común.

Por ejemplo:

El objetivo no es obligar a todas las empresas a operar exactamente de la misma manera, sino conseguir que Finanzas pueda interpretar y analizar su información bajo una estructura común.

3. Centralizar las versiones en lugar de crear un nuevo consolidado para cada cambio

Una filial corrige una cifra después de enviar su información. Otra actualiza su forecast. Finanzas modifica el consolidado y genera una nueva versión.

Cuando este proceso se administra mediante archivos, cada cambio puede obligar a comprobar nuevamente qué versión contiene qué información y si todas las entidades están actualizadas.

Centralizar el modelo permite separar dos elementos que en Excel suelen terminar mezclados: la estructura financiera y las diferentes versiones de la información.

Presupuesto, actuals, forecast y escenarios pueden cambiar sin que Finanzas tenga que reconstruir la estructura utilizada para analizar al grupo.

La mejora no consiste simplemente en tener menos archivos, sino en mantener una estructura consistente mientras cambia la información.

4. Mantener conectada la visión del grupo con el detalle de cada empresa

Obtener el EBITDA consolidado del grupo no termina el análisis.

Si está por debajo del forecast, inmediatamente aparecen otras preguntas:

¿Qué empresa explica la desviación? ¿Qué unidad de negocio? ¿Qué cuenta? ¿Qué variable está provocando el resultado?

Por eso, al evaluar cómo mejorar la consolidación, no basta con pensar en cómo obtener el total. El modelo debería permitir moverse entre diferentes niveles:

Grupo → empresa → unidad de negocio → cuenta / dimensión

Este tipo de estructura es una de las diferencias entre consolidar archivos y trabajar sobre un modelo financiero multiempresa. Workday Adaptive Planning, por ejemplo, permite representar la organización mediante niveles, cuentas y dimensiones, de manera que la información de las distintas entidades pueda analizarse bajo una estructura común.

Así, Finanzas puede mantener conectada la visión agregada del grupo con los niveles de detalle definidos en el modelo, en lugar de construir un archivo independiente para cada perspectiva.

5. Utilizar la información consolidada directamente para planificar y analizar

Aquí está una diferencia especialmente relevante para FP&A.

Si después de obtener el consolidado Finanzas necesita exportar nuevamente la información para actualizar el forecast, construir escenarios o preparar el presupuesto, se resolvió una parte del problema, pero el proceso continúa fragmentado.

Una alternativa es trabajar con un modelo en el que la información de las distintas empresas pueda utilizarse también para planificación y análisis.

El caso de Bergzeit muestra cómo este cambio puede impactar el proceso. La empresa distribuía numerosas hojas de Excel entre los responsables y posteriormente Finanzas debía reunir la información en una única versión. Con Workday Adaptive Planning, los responsables pasaron a ingresar la información directamente en la plataforma y Finanzas pudo reducir el trabajo dedicado a consolidar manualmente los archivos.

Su flujo paso de:

consolidar → exportar → construir otro modelo → analizar

a:

integrar → consolidar la información → analizar → actualizar forecast → evaluar escenarios

El cambio también facilitó procesos posteriores: Bergzeit avanzó hacia forecasts trimestrales y pudo generar diferentes escenarios modificando drivers como ingresos y costos variables, sin tener que duplicar y volver a consolidar hojas de Excel para cada análisis.

El valor para Finanzas está en que la consolidación deja de ser únicamente un resultado que debe prepararse y pasa a convertirse en información que puede utilizarse directamente para proyectar y tomar decisiones.

Qué evaluar en un software de consolidación financiera para múltiples empresas

Si el objetivo es reducir la dependencia de Excel, la comparación de soluciones no debería limitarse a preguntar si una herramienta “puede consolidar”. También es importante evaluar cómo se integra esa consolidación con el resto de los procesos que realiza Finanzas.

Para un equipo de FP&A, conviene evaluar:

Al comparar alternativas, conviene evaluar hasta dónde necesita llegar la consolidación. Si Finanzas no solo necesita obtener una visión consolidada de varias empresas, sino también utilizar esa información para presupuesto, forecast, escenarios y análisis, la solución debería permitir mantener estos procesos conectados.

Herramientas especializadas, como Workday Adaptive Planning permite precisamente trabajar con la información de múltiples empresas dentro del mismo entorno utilizado para planificación, forecast y análisis. Así, la consolidación no termina en obtener una cifra del grupo: esa misma información puede convertirse en la base para proyectar, analizar desviaciones y evaluar escenarios sin trasladarla nuevamente a otros modelos o archivos.

FAQS:

¿Qué debería buscar en una herramienta para consolidar información de varias empresas?

Para un proceso de FP&A conviene evaluar integración de datos, capacidad para representar varias entidades, niveles y dimensiones, gestión de versiones, reporting y la posibilidad de utilizar la información consolidada directamente en presupuesto, forecast y análisis.

¿Workday Adaptive Planning permite trabajar con múltiples empresas?

Sí. Workday Adaptive Planning permite representar estructuras organizacionales mediante niveles y trabajar con cuentas y dimensiones dentro de un modelo común, facilitando la planificación y el análisis de organizaciones con múltiples entidades.

¿Workday Adaptive Planning elimina la necesidad de utilizar Excel?

No necesariamente. El objetivo no tiene que ser eliminar Excel, sino evitar que múltiples archivos sean la infraestructura central del proceso. Excel puede continuar utilizándose en determinadas tareas mientras el modelo financiero y las versiones se gestionan de forma centralizada.

¿Qué diferencia existe entre consolidar archivos y trabajar con un modelo financiero multiempresa?

Consolidar archivos permite obtener una visión agregada. Un modelo financiero multiempresa permite además mantener relacionadas las entidades, cuentas, dimensiones y versiones para utilizar esa información directamente en procesos de planificación, forecast y análisis.

¿Cómo gestionar reestructuras y consolidaciones en un grupo empresarial?

Las reestructuras y consolidaciones pueden modificar las entidades, niveles organizacionales y relaciones que Finanzas necesita representar. Trabajar sobre una estructura financiera centralizada facilita incorporar estos cambios sin tener que reconstruir manualmente múltiples archivos y permite mantener la información conectada con presupuesto, forecast y análisis.