La guía definitiva para la previsión financiera

Para prosperar en un mercado competitivo y global, necesita procesos excepcionales de previsión financiera y un equipo financiero capaz de orquestarlos. Cuando la planificación financiera y la previsión se ejecutan bien, las organizaciones pueden resistir la variabilidad económica, adaptarse a las fluctuaciones de ingresos y gastos y corregir el rumbo cuando surgen desafíos u oportunidades. Es hora de planificar en un mundo cambiante.

Cuando los modelos de previsión financiera se realizan correctamente, pueden proporcionar a los responsables de la toma de decisiones la información que necesitan para mantenerse al día con el cambiante mundo de las finanzas.

Esta guía realizada por Adaptive Planning, se explican los nueve pasos que puede seguir para organizar el tipo de procesos de pronóstico financiero que realmente guían la estrategia.

1: Defina sus términos

¿Qué es la previsión financiera y la elaboración de presupuestos? Esa no es una mala pregunta, ya que diferentes personas usan estos términos de diferentes maneras. Aquí hay una definición de pronóstico financiero para ayudarnos a estar en la misma página.

Pronóstico vs. Plan. Para los propósitos de esta guía, el término “plan” se refiere a un pronóstico anual preparado para el próximo año fiscal o calendario.

El término “pronóstico” generalmente se reserva para ejercicios periódicos para ajustar su plan para reflejar el desempeño real.

Previsión vs. Presupuesto. Un presupuesto es un plan de cómo va a gastar cantidades específicas de dinero. Si bien esta es una pieza vital de cualquier pronóstico, es solo una pieza del rompecabezas.

Un pronóstico completo también debe incluir ingresos, activos, pasivos y flujo de efectivo proyectados. Los planificadores verdaderamente estratégicos incluso tendrán en cuenta los KPI operativos.

Para los propósitos de esta guía, usamos una definición de pronóstico financiero que denota no solo el plan anual, sino también los pronósticos periódicos a lo largo del año.

2: Modele sus ingresos

Para planificar en un mundo cambiante, antes de que pueda crear un pronóstico financiero integral, debe crear un modelo de negocio preciso. Una forma de hacerlo es modelando los ingresos. Un modelo de ingresos eficaz debería poder responder preguntas como “¿Qué inversiones son necesarias para aumentar los ingresos en un 25% el próximo año?” O, “Si los ingresos se mantienen planos, ¿qué programas deberíamos recortar para mantener la rentabilidad?” Con el modelo correcto implementado, tendrá la flexibilidad de ejecutar escenarios y examinar suposiciones para que pueda responder estas preguntas con confianza.

Los modelos de ingresos variarán ampliamente según su industria y modelo comercial. Por ejemplo, un fabricante puede considerar variables como la capacidad y la utilización, mientras que un bufete de abogados puede mirar las listas de clientes y las tarifas de facturación. Cualquiera que sea la naturaleza de su negocio, el modelo adecuado lo ayudará a controlar mejor los ingresos para que pueda impulsar su negocio.

No importa en qué negocio se encuentre, aquí hay algunas consideraciones comunes que sugerimos que pueden ayudarlo a controlar los ingresos:

Métete en los conductores. Desafía lo que crees que sabes. Al modelar los ingresos, permítase la flexibilidad de probar y ajustar sus suposiciones para que pueda obtener nuevos conocimientos sobre las fuentes de ingresos sin explotar.
Empiece por la relación entre precio y volumen. Los términos y fórmulas pueden diferir de una industria a otra, pero la mayoría de los modelos se reducen a la relación entre precio y volumen, por lo que es un buen lugar para comenzar a modelar los ingresos.
De arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba. Los modelos de pronóstico financiero de arriba hacia abajo comienzan con el panorama general enfocándose en las tendencias de mercado de alto nivel, mientras que los modelos de abajo hacia arriba se basan en los detalles operativos de su negocio. Al tomar en consideración ambos modelos, puede identificar brechas en sus capacidades actuales y transformar esas brechas en oportunidades.

3: Modele sus gastos

Además de los dólares que ingresan, su pronóstico financiero deberá considerar el dinero que sale. Tenga en cuenta estos factores clave al modelar sus gastos.

Personal. Este es probablemente su mayor gasto. Si su organización está compuesta principalmente por empleados asalariados, puede pronosticar los gastos de personal por empleado. Sin embargo, si usted es un minorista nacional o una cadena de restaurantes con una gran cantidad de empleados por hora, es posible que prefiera elaborar un pronóstico basado en turnos o roles.
Gastos operativos (OPEX). Los gastos operativos suelen estar estrechamente relacionados con la plantilla. Su modelo de gastos debe reflejar eso.
Costo de bienes vendidos (COGS). Deberá pronosticar todos los costos asociados con la generación de ingresos, incluida la mano de obra, los materiales y los gastos generales.
Costos fijos frente a costos variables. Comprender qué genera un gasto es fundamental para lograr el modelo correcto. Un costo fijo (como un centro de datos) debe modelarse en su propio cronograma, mientras que un costo variable (como materias primas y empaque) puede modelarse de acuerdo con una fórmula (por ejemplo, como un porcentaje de los ingresos totales).
Asignaciones. En algunos casos, querrá distribuir los costos entre segmentos o centros de costos. La distribución de los gastos de TI entre varios departamentos, por ejemplo, puede ayudarlo a comprender el “costo total” de estos servicios. Empiece por identificar una métrica clave como base de su distribución. Por ejemplo, algunos costos podrían asignarse por empleado, mientras que otros podrían asignarse por pie cuadrado.

4: establece tu cadencia

Una vez que haya creado su modelo, es importante definir una cadencia y un calendario. La previsión financiera no es un ejercicio único, sino una práctica para desarrollar y perfeccionar con el tiempo.

Para planificar en un mundo cambiante es necesario tener un Plan. Comience con un plan anual o un proceso de presupuestación que integre las aportaciones de las partes interesadas de toda la empresa para establecer objetivos y definir requisitos. Los modelos que ha desarrollado le ayudarán a traducir estos objetivos en un plan financiero y operativo para el año.

Previsiones trimestrales y mensuales. Inevitablemente, su organización se desviará de su pronóstico. Cuando eso suceda, deberá revisar su plan, evaluar su desempeño y revisar sus expectativas. Este ajuste de cuentas periódico nunca debería sorprender, sino más bien como parte de un proceso de planificación continuo y dinámico.

Encuentre una cadencia de pronóstico que funcione para usted. A veces, estas restricciones se establecen externamente. Por ejemplo, puede estar obligado a realizar informes periódicos a los accionistas o fideicomisarios. Si bien algunas predicciones pueden ocurrir de forma ad hoc, debe establecer una cadencia constante, ya sea semestral, trimestral o mensual. Cada nueva predicción es una oportunidad para evaluar el desempeño y revisar las suposiciones sobre el futuro. Estos no deberían reemplazar el plan anual, que seguirá siendo relevante para la compensación y otros objetivos. Sus predicciones se mantendrán junto con su plan original y representarán sus últimas y mejores predicciones del desempeño comercial.

Previsiones diarias y semanales. En algunos casos, es posible que deba generar pronósticos con mucha más frecuencia. El comercio minorista, la hostelería y otras empresas altamente estacionales pueden realizar un seguimiento diario o semanal para reflejar los patrones de compra de los clientes. Otras empresas pueden optar por hacer un pronóstico semanal flash en torno a las ventas u otros KPI operativos para asegurarse de que se mantengan en el buen camino.

5: Pronostique lo que importa

Un pronóstico financiero útil debe abarcar más que el estricto plan de cuentas del libro mayor. También debe modelar sus supuestos operativos subyacentes. Por ejemplo, los fabricantes pueden centrarse en el tiempo de actividad, el rendimiento y los SKU de la planta, mientras que las organizaciones sin fines de lucro pueden mirar de cerca las subvenciones y la membresía.

Para algunas organizaciones, el estado de resultados ofrece suficiente información sobre el desempeño financiero. Otros, sin embargo, generarán un balance general y un estado de flujo de efectivo además de un estado de resultados. Para las empresas de capital intensivo (como bancos con activos bajo gestión o empresas de telecomunicaciones que construyen infraestructura de red), la previsión de CAPEX en el balance es fundamental.

6: Defina su proceso de presentación de informes

Una vez que construya un modelo integral de su negocio e incorpore sus conocimientos en su proceso de pronóstico financiero, debe definir un conjunto de informes que desea utilizar (tanto interna como externamente). Sus informes deben proporcionar una vista fácil de entender del estado de la empresa. Deben incluir más que solo una vista de balance de las finanzas de su empresa, incorporando el desempeño de los KPI operativos y “paquetes” de datos que puede compartir fácilmente con su junta directiva y equipos gerenciales.

Un proceso de informes eficiente no se trata solo de los informes que genera. Se trata de cómo llegas allí.

Si administra informes utilizando solo hojas de cálculo, entonces está familiarizado con el proceso de reunir todas sus fuentes de datos, importarlas manualmente en varias hojas de cálculo y enviarlas por correo electrónico para su aprobación. Y eso ni siquiera incluye las solicitudes ad hoc que recibe por correo electrónico o de las personas que lo cruzan en el pasillo.

La clave para que todos obtengan los informes que necesitan, de forma más rápida y precisa, es la automatización. Una plataforma automatizada simplifica la recopilación, conciliación y extracción de sus datos. Solo eso puede transformar sus procesos de informes de una molestia mensual a un motor dinámico y continuo de cambio organizacional.

7: Impulsar la colaboración

Entonces ha automatizado sus informes. Ha establecido una cadencia regular. Y ha sorprendido a sus partes interesadas con los conocimientos que ha compartido. Pero si sigue siendo el guardián de la información, es posible que se esté perdiendo una gran oportunidad. Cuando las partes interesadas no están directamente involucradas en el proceso de planificación, no sienten un sentido de propiedad.

Cuando se puede acceder a los datos a través de herramientas de pronóstico financiero de autoservicio, es más probable que las personas adopten un enfoque proactivo para recopilar datos financieros críticos y aceptarán su plan como propio.

8: Elija sus herramientas de pronóstico financiero

Para ayudarlo a seguir estos pasos, necesitará las herramientas de previsión financiera adecuadas. Si bien Excel es donde comienzan la mayoría de los equipos financieros, no está diseñado para escalar. A medida que las organizaciones crecen y las fuentes de datos se multiplican, las organizaciones deben recurrir a una solución financiera en la nube que pueda:

Facilita la colaboración. Haga que todos los miembros de su organización participen en el proceso de planificación brindándoles acceso a datos en tiempo real para que los socios comerciales puedan apropiarse de sus números.
Habilite la planificación de múltiples escenarios. Combine modelos de alto nivel, de arriba hacia abajo, basados en el crecimiento y los márgenes con listas de personal detalladas y de abajo hacia arriba y horarios en una sola plataforma para que pueda conciliar rápidamente las diferencias y abordar las brechas.
Proporcione una única fuente de verdad. Con un conjunto básico de datos operativos y financieros que son comunes en toda la empresa, puede alinear la organización y realizar un seguimiento de su desempeño.
Automatice los informes. Con informes centralizados e integración de datos automatizada, puede eliminar la necesidad de buscar y agregar datos manualmente. Eso lo libera para concentrarse en el análisis y, al mismo tiempo, brinda a las partes interesadas la información que necesitan para tomar decisiones mejores y más rápidas.

9: Más información

La previsión financiera se reduce a responder algunas preguntas clave. ¿Qué tan bien puede comprender la posición de su empresa en el contexto del entorno económico? ¿Cuánta información puede obtener sobre lo que genera oportunidades y riesgos? Y quizás lo más importante de todo, ¿con qué habilidad puede comunicar estos conocimientos a los responsables de la toma de decisiones en toda su organización? Con las herramientas de previsión financiera adecuadas, puede tener todas esas respuestas al alcance de la mano y puede ayudar a todos los miembros del equipo a sentirse parte del proceso.

Blog original. The Ultimate Guide to Financial Forecasting. 2021