La planificación, pronósticos, presupuestos y operaciones diarias han sido derribados por la pandemia global de COVID-19. Como industrias enteras aún enfrentan un futuro incierto para la demanda y los ingresos, incluso las empresas relativamente sólidas operan en escenarios que nunca antes habían enfrentado, y que muchos no planearon.

La pandemia ha servido como recordatorio (aunque a menudo doloroso y trágico) de que el cambio es tan constante como impredecible. Y la necesidad de establecer un lugar de trabajo y una cultura ágiles y ágiles es clave para resistir el cambio, girar rápidamente, tomar decisiones basadas en datos y garantizar la longevidad. No se trata solo de sobrevivir, sino de emerger del otro lado con la menor cantidad de heridas de batalla y las oportunidades más exitosas.

Pero la agilidad empresarial no se logra de la noche a la mañana. Es un proceso iterativo e implica un esfuerzo sostenido de toda la empresa que comienza con las finanzas que defienden el cambio de la planificación anual, manual, en silos y estática a un modelo de planificación activa más continuo y moderno.

La planificación moderna es la base de la agilidad

Los procesos de planificación tradicionales y estáticos (normalmente realizados en hojas de cálculo inflexibles o sistemas de planificación heredados poco amigables) pueden resultar familiares, pero pueden crear obstáculos importantes para lograr una verdadera agilidad empresarial. Las empresas todavía confían en estos métodos antiguos en gran parte porque simplemente están ahí. A menudo también permanecen allí, porque los profesionales de las finanzas y otras partes interesadas sienten que tienen poco o ningún ancho de banda para dar un paso atrás y reflexionar sobre si su entorno de planificación estática realmente está sirviendo a la empresa como debería.

Lo que nos devuelve a la cuestión fundamental de la planificación estática: en un entorno de planificación estática, las finanzas no están capacitadas para servir como la fuerza estratégica para la que están tan idealmente posicionadas. ¿Por qué? Porque está demasiado ocupado examinando datos obsoletos, buscando actualizaciones de diferentes departamentos, entendiendo versiones interminables de hojas de cálculo, generando informes ad hoc para las partes interesadas del negocio y siendo encasillado como nada más que un guardián del presupuesto.

La planificación moderna cambia eso.

Con el software FP&A en la nube, los equipos financieros y sus socios en toda la empresa pueden aprovechar los datos en tiempo real, la colaboración entre departamentos y un conjunto de datos completo que incluye información financiera y operativa para brindar una vista panorámica de la empresa. La tecnología de planificación activa también facilita la automatización de tareas manuales que consumen mucho tiempo y la creación de informes más rápidamente, modela múltiples escenarios hipotéticos y crea pronósticos flexibles . Todo lo cual permite dedicar más tiempo a analizar las tendencias y los impulsores de toda la empresa, mapear correlaciones clave, identificar conocimientos y hacer recomendaciones basadas en datos. La organización puede moverse con mayor velocidad y agilidad.

Descubra oportunidades para la automatización

La automatización es un aspecto fundamental de la planificación activa. Cuando la ACCA informa que el 75% del tiempo de los profesionales de finanzas se pierde volviendo a teclear y acumulando datos manualmente , no es un gran salto concluir que ahorrar horas en tareas mediante la automatización les dará a los profesionales de finanzas más tiempo para dedicarlo a actividades estratégicas como el análisis. datos, identificación de tendencias útiles, pronóstico de resultados y más. Todo es parte del logro de la agilidad empresarial.

Las organizaciones que buscan aumentar su agilidad deben considerar incorporar cinco iniciativas clave que, con el tiempo, pueden ayudarlo a lograrlo. Describimos los dos primeros, identificando sus KPI críticos e incorporando datos no financieros, en blogs recientes, así que exploremos el tercero.

Si la automatización de procesos es su próxima iniciativa, ¿por dónde empezar? Intente automatizar tantas actividades de bajo valor como sea posible. Concéntrese primero en automatizar esos cuellos de botella de procesamiento manual de números en sus procesos de planificación actuales. Esto generará el feliz resultado de aumentar el ancho de banda de su equipo mientras acelera el proceso de planificación.

Basado en la experiencia del mundo real con miles de organizaciones, estos son nuestros cuatro principales competidores para la automatización:

  1. Informes . Establezca una capacidad de generación de informes y un flujo de trabajo que permita a los líderes de la organización y las partes interesadas necesarias acceder, generar y comprender los informes por sí mismos. En sus esfuerzos de automatización de informes, asegúrese de incluir informes de presupuesto frente a datos reales para analizar el progreso en tiempo real e identificar brechas que podrían indicar problemas u oportunidades.
  2. Modelado . Brinde a los líderes operativos las herramientas adecuadas y los datos multifuncionales para que puedan construir y analizar fácilmente modelos y probar escenarios hipotéticos y, en el proceso, mostrar el impacto que las decisiones potenciales probablemente tendrán en las líneas funcionales.
  3. Pronósticos móviles . Utilice datos en tiempo real para actualizar y revisar los pronósticos en el momento en que se necesiten, lo que ayuda a realizar pivotes más rápidos y fáciles.
  4. Integración de datos . Conecte y consolide todos los datos necesarios en una única fuente de verdad para garantizar que todos trabajen desde el mismo modelo de datos compartidos. Para muchos equipos de finanzas, la integración de datos automatizada resultará en un enorme ahorro de tiempo.

ChristianaCare cambia rápidamente su planificación de mes a mes

Este puede parecer un momento inoportuno para adoptar un nuevo modelo de planificación. Pero no hay mejor momento para hacer un inventario de lo que funciona y lo que no, e identificar áreas de mejora. En el operador del sistema de salud ChristianaCare, el equipo de finanzas transformó su antiguo proceso de presupuesto anual en un ciclo de pronóstico mensual mucho más receptivo. Y en lo que solo puede describirse como un triunfo de la agilidad empresarial, ChrisitianaCare hizo el cambio no en cuatro o seis meses como muchos esperarían, sino en solo cuatro días.

Todos estamos listos para ver el otro lado de esta pandemia. Pero como han descubierto ChristianaCare y muchas otras organizaciones, este entorno extraordinario ha servido como una especie de prueba de estrés, lo que nos obliga a enfrentar puntos débiles en nuestros procesos, flujos de trabajo e infraestructura, e inspira a muchos a abordar esos puntos débiles. Al igual que ChristianaCare, puede utilizar este momento crítico para realizar cambios fundamentales y comenzar el viaje hacia el logro de una verdadera agilidad empresarial.

Y no se equivoque: la automatización es un pilar fundamental de un entorno de planificación moderno y ágil. Cuando los datos fluyen automáticamente hacia planes, pronósticos y presupuestos, los equipos de finanzas pueden enfocarse en actividades estratégicas como modelar escenarios hipotéticos, analizar datos de desempeño y descubrir nuevas eficiencias u oportunidades comerciales.

Es por eso que los aceleradores digitales perfilados en el último  indicador de CFO no están perdiendo un tiempo valioso consolidando manualmente datos de cientos de hojas de cálculo y pasando versiones difíciles de rastrear de planes y presupuestos por correo electrónico. (De hecho, los equipos financieros que no se benefician de la automatización dedican hasta el  83% de su tiempo  a tareas no estratégicas como la recopilación y consolidación de datos).

Muchos líderes financieros ven que la automatización tiene su mayor impacto en áreas que pueden mejorar el valor de las finanzas en sí. En el informe del indicador CFO y anterior , los ejecutivos dijeron que la automatización de los procesos manuales traerá:

  • Información más rápida y de mayor calidad para ejecutivos y partes interesadas operativas (el 40% consideró esto una prioridad)
  • Un papel más estratégico para las finanzas en el negocio y en el apoyo a las decisiones (26%)
  • Productividad mejorada en finanzas (16%)
  • Mayor precisión de los informes, la planificación u otras tareas (12%)

Puede que no lo parezca, pero ahora es el momento

Todo no podría llegar en un mejor momento, ya que los volúmenes de datos comerciales se  duplican cada dos años . Entonces, si la automatización parece importante hoy, mañana salvará vidas. Afortunadamente, las herramientas financieras tampoco se quedarán quietas. Los avances en inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático liberarán aún más el tiempo de los analistas al automatizar la creación de modelos de escenarios hipotéticos de gran volumen y alta complejidad a escala.

Los días en que finanzas contrataban personas principalmente por sus habilidades en Excel se acabaron. La automatización está cambiando el panorama de los equipos financieros al liberarlos para pensar y actuar estratégicamente. En el proceso, se vuelven más ágiles y valiosos para el negocio, y en el momento en que esas fortalezas son más necesarias.

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