Written by Mi tía decía mucho esta frase, y la he comprobado varias veces gracias a mi espíritu avaro. Básicamente quiere decir que cuando compras algo muy barato generalmente el producto/servicio no es de buena calidad y terminas comprándolo de nuevo, por lo que al final excedes el precio de lo que te hubiera costado un buen artículo en un inicio.
Llevando esta idea a los servicios financieros de nuestra empresa me parece que podemos caer en algo similar. Existen unidades de negocio (o centros de costo) que proporcionan un servicio a otras unidades. El ver a estos centros de costo como unidades independientes proveedoras de servicios trae consigo conocidas ventajas como son el evitar duplicidad de funciones y la especialización de los servicios de soporte a la organización.
Ahora, lo que comúnmente sucede con los gastos de estos centros de costo es que se distribuye a los demás centros por algún driver básico como el número de personas o peor aún en partes iguales. Lo que llamaría un costeo “barato”, principalmente por no llevar mucho tiempo elaborarlo y puedo hacerlo sin problema en una de las herramienta favoritas de cabecera: Excel, yes!
¿Por qué a la larga me puede salir caro? Bueno, al tener centros de costo de servicios compartidos lo que se busca en última instancia es el aprovechamiento de la eficiencia en la organización a escala global. Al no tener los servicios ofrecidos debidamente costeados no podremos identificar certeramente las áreas donde podemos incrementar la eficiencia y la rentabilidad del funcionamiento interno.
Si queremos lograr estos objetivos tarde que temprano tendremos que implementar un nuevo y mejor sistema de costeo, aparentemente “caro” en un inicio pero de mejor calidad, que en el largo plazo se traducirá en una disminución de gastos de la compañía.
Por otro lado, el conocer toda la información de los servicios que consumen los clientes internos nos ayudará también a evitar desperdicios. Una metáfora nos ayudará a entender mejor este punto. Supongamos que vamos a comer a un bufete donde, como bien sabemos, se nos da la oportunidad de elegir cuanto queramos a un precio dado. Lo que normalmente pasa es que al no saber cuánto cuesta cada cosa nos da lo mismo agarrar de todo y muchas veces terminamos desperdiciando comida. En cambio, cuando pedidos a la carta, somos cuidadosos con lo que pedimos ya que conocemos lo precios exactos, y podemos calcular cuánto podemos y queremos pagar.
Con los servicios es lo mismo, las unidades de negocio cliente no se harán responsables de los recursos que utilizan a menos que conozcan los precios de los mismos y se les cobre conforme a su consumo real de manera justa. Servicios que normalmente forman parte del menú de las empresas son:
- Recursos Humanos. Administración de nóminas, gestión de datos de empleados, capacitaciones.
- Finanzas y Administración. Contabilidad general, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, gestión de la tesorería, facturación, gastos de viajes, impuestos.
- Tecnologías de la Información (TI). Monitoreo de sistemas, hosting, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, etc.
- Compras. Administración de órdenes de compra, proceso de aprobación de las facturas, gestión de pagos, negociaciones y contratos, administración de precios.
Una vez que hemos establecido que es de gran ayuda para los objetivos de la compañía el costear sus servicios de la mejor manera posible, la pregunta inmediata sería ¿Cómo lo hago? Los expertos mencionan que el éxito de un buen costeo en servicios compartidos reside básicamente en 3 cosas: el método de asignación, el software utilizado para calcular dichas asignaciones y el proceso continuo hacia la madurez del modelo.
Desde mi punto de vista, determinar el método de asignación a seguir es lo más importante, y también lo más complejo. Con método de asignación no solo me refiero al sistema de costeo, si no al diseño de nuestro modelo de costeo en específico. Existen diversos sistemas de costeo, entre los que destacan la asignación directa, asignación por indicadores, costeo basado en actividades y el time-driven ABC. Nuestro modelo de costeo puede beneficiarse de uno o más de estos sistemas, siempre y cuando sigamos el principio de que a los clientes de los servicios internos se les cobre directamente en proporción a su uso del centro de servicios compartidos. Personalmente, no estoy a favor de los modelos de costos “estandarizados”, pienso que cada empresa es única y como tal su modelo de costeo debiera ser a la medida. A este respecto, el equipo ideal para diseñar el modelo óptimo sería, por un lado, gente que conozcan bien la empresa y que sean capaces de identificar como es que los recursos son consumidos dentro de la misma, y por otro lado, elementos que conozcan del tema de costos.
El modelo de costeo puede ser muy simple o muy complejo, y dependerá principalmente de diferentes aspectos como la madurez de la empresa, los recursos que poseo, la información disponible, los sistemas informáticos a mi alcance, etc. Una práctica común y recomendable es comenzar primero por un modelo sencillo pero eficiente que pueda ir transformándose en un modelo de mayor complejidad. Esto es lo que llamaríamos el proceso continuo hacia la madurez del modelo. En este sentido, al diseñar el modelo debemos tener en cuenta que sea lo suficientemente flexible para poder evolucionar en el tiempo.
Al contar con una buena asignación de costos hacia los servicios provistos, se genera transparencia y confianza de los clientes internos. Sobre esta base se pueden montar temas más complejos como métodos de fijación de precios y facturación interna conforme a volumen de servicios. Más aun, nos puede brindar la plataforma para contar con acuerdos de nivel de servicio (SLA por sus siglas en inglés) justos. Un SLA es básicamente un contrato entre un proveedor de servicios y sus clientes (internos es este caso) donde se define qué servicios proporcionará el proveedor y los estándares del mismo. Al conocer a detalle la información de los servicios podemos controlar los precios internos y contar con facturación/cobro entre áreas. En el mismo modelo también tendríamos información importante acerca de ciertos indicadores como son los tiempos de respuesta, por ejemplo, y los volúmenes de los servicios, por supuesto. Este sería el primer paso hacia la estandarización de la calidad de nuestros servicios. Eventualmente, el funcionamiento interno de estos centros se parecerá a la dinámica y a la economía del mercado externo alcanzando así los objetivos iniciales.
Todo suena muy bien, pero que hay de la implementación de un modelo que varios genios diseñaron, con distintos grados de complejidad, y que probablemente incluye grandes volúmenes de información. Hacerlo en Excel ciertamente no es una opción, y quien lo haya intentado saben muy bien porque. Gracias al avance de la tecnología en la actualidad existen varios sistemas de costeo y planeación que pueden ayudarnos con estas tareas. Una de estas herramientas es Adaptive Insights.
Entre las principales ventajas que presenta esta herramienta es su flexibilidad, como ya mencione antes no soy adepta a lo estándar; en Adaptive puedes diseñar prácticamente todo lo que tu brillante cabeza (o la de tu jefe) idee. Otra ventaja es que es una herramienta para financiero hecha por financieros, es fácil de usar, ya que no necesitarás saber de sistemas informáticos para poder configurarla y administrarla. Además, al ser una herramienta con enfoque en planeación, nos permitirá ir un paso hacia adelante, ya que no solo podremos analizar lo real sino también incorporar en nuestra planeación financiera los gastos, cantidades y precios de los centros de servicios compartidos, así como los cargos previstos entre áreas. Por esta y otras razones sería la opción número uno para construir nuestro modelo de costeo de servicios compartidos.
Alcanzar los beneficios de tener centros de servicios compartidos no está tan lejos como ves. Un punto clave es identificar donde se encuentra tu empresa metodológica, tecnológica y culturalmente y a partir de ahí trazar un plan de acción que involucre los puntos comprendidos en este artículo. Podemos apoyarte con estas tareas, no dudes en contactarnos.
