A medida de que los eventos globales y el ritmo acelerado del cambio ejercen aún más presión sobre los CFO de hoy, los líderes financieros de todo el mundo saben que deben acelerar su transformación tecnológica, si quieren competir y prosperar. Actualmente tener una planificación financiera mejor implica tener un cierre más inteligente.

Un informe de Accenture del 2021, reveló que las decisiones importantes se están tomando de una forma nunca antes vista. En años anteriores, los directores financieros de las empresas, podían tomar decisiones mensuales o trimestrales equivalentes a 100 millones de dólares. Hoy, ese número está más cerca de mil millones y está sucediendo a diario.

En este contexto acelerado, en el que se toman importantes decisiones financieras todos los días, los CFO deben establecer un entorno de toma de decisiones más ágil e informado, que les permita identificar oportunidades de crecimiento, financiar iniciativas críticas, administrar gastos, reducir costos y evaluar continuamente el riesgo interno y externo. La solución que se ha venido aplicando para lograr semejante hazaña es la automatización de las tareas financieras tradicionales.

En una encuesta de Accenture, similar a la anterior, pero del 2018, los líderes financieros participantes expresaron que el 34 % de sus tareas estaban automatizadas. En 2021, ese número aumentó al 60%, superando en un 45% a la predicción del 2018.

Si bien, estos son pasos necesarios hacia la transformación digital, los sistemas contables y financieros obsoletos, aún atan datos aislados, sistemas dispares y cronogramas lentos a los equipos contables, lo que les impide operar a toda velocidad. Incluso con una solución de planificación predictiva basada en la nube, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) obsoletos pueden disminuir la riqueza y la capacidad de la exploración de datos, degradando los planes potenciales y creando obstáculos innecesarios.

Esa no es la mejor forma de administrar un negocio y menos actualmente. Una organización ágil exige un entorno financiero y de planificación dinámico. A fin de lograr la agilidad comercial necesaria para competir en el panorama actual, los directores financieros deben aprovechar los datos y las perspectivas para ayudarlos a planificar de manera rápida, efectiva y completa. Porque al final un plan es igual de bueno que los datos en los que se basan.

Un cierre moderno conduce a mejores predicciones.

Para crear planes más precisos, así como modelos de escenarios más predictivos, los equipos de planificación necesitan una visión más rica. Sin embargo, es una realidad que los procesos de cierre rotos y manuales se interponen en este camino. Un proceso de cierre tradicional se ve obstaculizado por ineficiencias, lo que obstruye la planificación posterior y evita que el modelado integral de escenarios ayude a las predicciones. Por ejemplo, una clave de contabilidad fija puede ser una parte fundamental del proceso de registro a informe, pero está diseñada para eliminar datos y dimensionalidad, robándole la información que necesita para planificar de manera predictiva. Mover datos de un sistema a otro, conciliaciones engorrosas o excesivas, y resúmenes repetidos, conspiran para transformar datos contables valiosos. Los equipos de análisis, planificación financiera y contabilidad (FP&A), como resultado, pueden encontrarse en desacuerdo, teniendo que hacer conjeturas informadas o nadar contra la corriente para descubrir las respuestas.

KPMG subrayó recientemente la importancia de un cierre contable moderno y digital al emitir un llamado a los líderes financieros para “transformar el proceso de cierre mensual de registro a informe (R2R) para que se alinee más estrechamente con las necesidades de pronóstico estratégico de la organización”. El mensaje es claro: para seguir siendo relevante y efectivo, el proceso de cierre debe evolucionar para ser más inteligente, más eficiente y más automatizado.

Establecer un centro de datos es fundamental para la agilidad empresarial.

Antes de revisar el proceso de cierre, las empresas deben sentar algunas bases importantes. Las transformaciones rápidas y exitosas de funciones heredadas exigen la presencia de una base de datos inteligente, una única fuente de verdad para ingerir, enriquecer y transformar datos. Esta debe ser de finanzas y estar conectada al sistema de registro general.

El establecimiento de un centro de datos financiero proporciona una forma coherente de ver todos los datos financieros, operativos e históricos. Los datos dimensionales enriquecidos en tiempo real, permiten a los usuarios comprender mejor el rendimiento comercial, analizar el presupuesto frente a los datos reales e interrogar tendencias y conocimientos. Mientras se producen cambios en el centro de datos y en los procesos comerciales, se refleja de inmediato en sentido descendente, por lo que la contabilidad y FP&A siempre funcionan con la información más reciente. Una vez que un centro de datos inteligente está en funcionamiento, la modernización de funciones específicas (como el proceso de cierre) se vuelve más fácil.

Descubriendo la importancia de un motor de cierre impulsado por datos.

El poder de un cierre contable moderno, beneficia una variedad de funciones en finanzas y FP&A. Tomemos a Workday Adaptive Planning, como ejemplo, esta moderna plataforma de planificación predictiva, sirve tanto para contabilidad como para FP&A, con la capacidad de planificar, pronosticar y modelar prácticamente cualquier aspecto del negocio, pero cuando ese sistema de planificación debe interoperar con plataformas ERP obsoletas, su capacidad para conectar planes con datos subyacentes es limitada. Por ende, el ROI potencial de esa inversión de planificación también es limitado.

Al realizar consolidaciones en la memoria y proporcionar procesos prescriptivos automatizados, para tareas como asignaciones y registros diarios recurrentes. Workday simplifica el proceso de cierre, haciéndolo más rápido y preciso. Cada transacción conserva los detalles y la dimensionalidad, por lo que los equipos pueden hacer doble clic en el qué y el por qué al ver información y datos contextuales en tiempo real.

Este entorno de planificación continua basado en controladores establece un rico centro de datos para una visión más profunda y rápida, lo que permite una mejor toma de decisiones y, en última instancia, reduce la fricción y aumenta la colaboración entre contabilidad, FP&A y las partes interesadas en todo el negocio.

Análisis de variantes simplificado.

Para ver más de cerca cómo un cierre más inteligente ahorra tiempo y mejora el conocimiento, profundicemos en un caso de uso. El análisis de variación es una función común y fundamental en finanzas, que analiza el plan frente a lo real. Con demasiada frecuencia, esta tarea fundamental se convierte en un proceso manual y lento, lo que limita la frecuencia del análisis y cuestiona la precisión de los datos tanto para los equipos de contabilidad como para los de FP&A. Las razones de esto son variadas: los equipos a menudo trabajan a partir de dos versiones de la verdad (en dos sistemas diferentes). FP&A tiene preguntas que la contabilidad no está lista para responder y los datos necesarios para identificar las brechas o actividades que causaron una variación, con frecuencia se pierden durante el proceso de cierre.

Pensemos en esto: el mismo proceso de pasar por un cierre, da como resultado la pérdida de datos.

El director de contabilidad de Workday, Patrick Hoynes, recuerda cómo era el análisis de variación tradicional en su empresa anterior.

“Una compañía increíble con gente increíble, pero realmente nos costó llegar al porqué rápidamente”. Con diferentes libros auxiliares y subsistemas que alimentaban sistemas de consolidación separados, profundizar en las discrepancias era un proceso lento. “También tuvimos informes de personas de 40 países en todo el mundo. Fue realmente difícil para nosotros poder llegar a una respuesta rápida”.

Entonces… ¿Cuál es la respuesta? Un único modelo de datos compartido. Workday Adaptive Planning ayuda a reunir en un único sistema los ingresos del equipo de contabilidad frente a los datos reales como el presupuesto del equipo de planificación. Los equipos pueden profundizar en los mismos datos para descubrir el motivo detrás de un delta o un pronóstico fallido y definir una solución que tenga sentido para ambos equipos. Este entorno integrado de planificación y finanzas brinda a las personas acceso a los datos correctos en el momento adecuado. Y eso da como resultado mejores informes, planificación de escenarios predictivos y recomendaciones más estratégicas basadas en datos.

Pase su tiempo en acción.

Los procesos de cierre no tienen que ser lineales, reductivos y altamente manuales. Si el suyo aún lo es, entonces está limitando su capacidad para aprovechar al máximo su entorno de planificación basado en la nube. Ahora tiene la capacidad de transformar el proceso de cierre con automatización, visibilidad en tiempo real y los datos completos necesarios para que los equipos hagan su trabajo de manera rápida, eficiente y sin la confusión que alguna vez definió cada cierre. La contabilidad se puede cerrar con confianza y FP&A puede planificar con una previsión más predictiva.

Tómelo de la experiencia vivida de alguien que sabe cómo se compara un cierre obsoleto con uno moderno, y lo que significa para los equipos de finanzas y FP&A.

“Estaríamos sentados en muchas llamadas de Zoom y jugando muchas etiquetas telefónicas tratando de entender qué sucedió, cuándo y cómo”, recuerda Hoynes. “No necesitamos hacer eso ahora. Realmente podemos pasar nuestro tiempo en acción”.

Para que tu equipo de finanzas logre llegar al ritmo acelerado que se pide actualmente y permanezcan en acción, puedes consultar con nuestros asesores.

Demo Personalizado

Blog Original: Adaptive Planning. The 3 signs that indicate the need for a modern planning solution.  Basado en informe, Un informe de Accenture del 2021

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