Generalmente, cuando uno planea algo, por ejemplo, un paseo a la playa, se establecen ciertas interrogantes, como: a qué playa ir, cómo llegar, en dónde hospedarse, qué comer, y qué actividades realizar. Con estas preguntas respondidas se decide cuánto dinero y tiempo se va invertir. Pero, cuando uno ya en realidad llega a la playa puede optar por dos caminos, seguir en gran medida lo que ya había planificado para poder tener un viaje lo más cerca de lo planeado u olvidarse de su plan y gastar demás o no tener el tiempo suficiente para realizar todas las actividades que se pensaron.

Este pequeño y sencillo ejemplo, claramente con más elementos a considerar, se puede extrapolar  a las empresas cuando nos referimos al proceso de seguimiento presupuestario. A inicio de cada año la mayoría de las empresas planifican su presupuesto: establecen metas relacionadas a ingresos, costos, gastos y rentabilidad, para ello se basan en diversas metodologías por ejemplo el presupuesto base cero (ZBB) o proyecciones sobre datos históricos, no obstante la metodología de presupuestación que seleccionen, una vez establecidos los números viene una siguiente fase del proceso de presupuesto, el seguimiento y cumplimiento.

Al igual que en nuestro viaje a la playa, las empresas tratan de responder varias interrogantes que el entorno del negocio manifiesta y diseñan un plan que les permita navegar y lograr los objetivos trazados; sin embargo, a diferencia de nuestro viaje, las compañías en el proceso de seguimiento presupuestario se enfrentan a un entorno rápidamente cambiante que se ve afectado por demanda del mercado, la competencia y hasta factores naturales, por mencionar algunos elementos. Por ende, un presupuesto que se prepara al inicio de año en unos 2 o 3 meses puede que ya no sea tan útil. Es por esto que es necesario realizar revisiones periódicas que permitan hacer un seguimiento y actualización del presupuesto.

Existen algunas actividades que se pueden realizar para lograr tener siempre una proyección actualizada que se vaya adaptando a las diferentes condiciones del negocio, entre las cuales podemos mencionar: reuniones de seguimiento mensuales, establecimiento de metas intermedias, realizar forecast mensual o al menos trimestral y tener dashboards para el acceso rápido a la información. 

  1. Reuniones mensuales: Aunque puede sonar sencillo, el tener reuniones mensuales donde se revisa el desempeño de cada departamento puede ayudar a los equipos a estar atentos y pendientes de su data, lo cual puede llevar a que la información este siempre revisada y actualizada. En condiciones ideales, estas reuniones deben ser impulsadas por los líderes de cada área para poder plantear y definir nuevas estrategias en caso de ser necesario.
  2. Metas intermedias: El plantearse una meta general, obviamente es beneficioso para poder evaluar el desempeño de la empresa al final del periodo. Sin embargo, el tener metas intermedias permite una evaluación periódica y más real de la empresa dado que se pueden tener alertas u observaciones tempranas de la ejecución del presupuesto.
  3. Forecast: Hacer el esfuerzo de realizar un forecast al final del mes o de cada trimestre, nos va a permitir identificar si estamos encaminados hacia el cumplimiento de nuestras planteadas o si debemos hacer algún ajuste para corregir nuestro rumbo, los períodos reales nos darán una idea mucho más firme de cómo se pueden comportar los siguientes meses de lo que creíamos a inicio de año cuando establecimos el presupuesto original. Asimismo, una actualización periódica de datos va a generar que los responsables estén enfocados en el seguimiento y cumplimiento de los mismos.
  4. Dashboards: Finalmente, la construcción de tableros de información viene a complementar los puntos mencionados anteriormente, por el hecho de que permiten un acceso rápido a la información, necesaria para presentar a los Directores y analizar con el equipo financiero, las métricas más importantes.

Te invitamos a considerar estos putos para mejorar el proceso de seguimiento presupuestario. Si requieres apoyo para la adopción de esta metodología y/o en los sistemas que utilizan, contacta con uno de nuestros consultores que te ayudarán en el proceso.

Demo persoanlizada

 

Deja un comentario

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.