Written by Generalmente, cuando uno planea algo, por ejemplo, un paseo a la playa, se establecen ciertas interrogantes, como: a qué playa ir, cómo llegar, en dónde hospedarse, qué comer, y qué actividades realizar. Con estas preguntas respondidas se decide cuánto dinero y tiempo se va invertir. Pero, cuando uno ya en realidad llega a la playa puede optar por dos caminos, seguir en gran medida lo que ya había planificado para poder tener un viaje lo más cerca de lo planeado u olvidarse de su plan y gastar demás o no tener el tiempo suficiente para realizar todas las actividades que se pensaron.
Este pequeño y sencillo ejemplo, claramente con más elementos a considerar, se puede extrapolar a las empresas cuando nos referimos al proceso de seguimiento presupuestario. A inicio de cada año la mayoría de las empresas planifican su presupuesto: establecen metas relacionadas a ingresos, costos, gastos y rentabilidad, para ello se basan en diversas metodologías por ejemplo el presupuesto base cero (ZBB) o proyecciones sobre datos históricos, no obstante la metodología de presupuestación que seleccionen, una vez establecidos los números viene una siguiente fase del proceso de presupuesto, el seguimiento y cumplimiento.
Al igual que en nuestro viaje a la playa, las empresas tratan de responder varias interrogantes que el entorno del negocio manifiesta y diseñan un plan que les permita navegar y lograr los objetivos trazados; sin embargo, a diferencia de nuestro viaje, las compañías en el proceso de seguimiento presupuestario se enfrentan a un entorno rápidamente cambiante que se ve afectado por demanda del mercado, la competencia y hasta factores naturales, por mencionar algunos elementos. Por ende, un presupuesto que se prepara al inicio de año en unos 2 o 3 meses puede que ya no sea tan útil. Es por esto que es necesario realizar revisiones periódicas que permitan hacer un seguimiento y actualización del presupuesto.
Existen algunas actividades que se pueden realizar para lograr tener siempre una proyección actualizada que se vaya adaptando a las diferentes condiciones del negocio, entre las cuales podemos mencionar: reuniones de seguimiento mensuales, establecimiento de metas intermedias, realizar forecast mensual o al menos trimestral y tener dashboards para el acceso rápido a la información.
- Reuniones mensuales: Aunque puede sonar sencillo, el tener reuniones mensuales donde se revisa el desempeño de cada departamento puede ayudar a los equipos a estar atentos y pendientes de su data, lo cual puede llevar a que la información este siempre revisada y actualizada. En condiciones ideales, estas reuniones deben ser impulsadas por los líderes de cada área para poder plantear y definir nuevas estrategias en caso de ser necesario.
- Metas intermedias: El plantearse una meta general, obviamente es beneficioso para poder evaluar el desempeño de la empresa al final del periodo. Sin embargo, el tener metas intermedias permite una evaluación periódica y más real de la empresa dado que se pueden tener alertas u observaciones tempranas de la ejecución del presupuesto.
- Forecast: Hacer el esfuerzo de realizar un forecast al final del mes o de cada trimestre, nos va a permitir identificar si estamos encaminados hacia el cumplimiento de nuestras planteadas o si debemos hacer algún ajuste para corregir nuestro rumbo, los períodos reales nos darán una idea mucho más firme de cómo se pueden comportar los siguientes meses de lo que creíamos a inicio de año cuando establecimos el presupuesto original. Asimismo, una actualización periódica de datos va a generar que los responsables estén enfocados en el seguimiento y cumplimiento de los mismos.
- Dashboards: Finalmente, la construcción de tableros de información viene a complementar los puntos mencionados anteriormente, por el hecho de que permiten un acceso rápido a la información, necesaria para presentar a los Directores y analizar con el equipo financiero, las métricas más importantes.
Te invitamos a considerar estos putos para mejorar el proceso de seguimiento presupuestario. Si requieres apoyo para la adopción de esta metodología y/o en los sistemas que utilizan, contacta con uno de nuestros consultores que te ayudarán en el proceso.
