Written by Muchas empresas ya han aumentado la eficiencia de su departamento financiero gracias a SU Tecnología para Finanzas, la pregunta es ¿Está tu empresa a la vanguardia frente a la competencia? Blog basado en una investigación de CFO.com.
Identificar e implementar una solución financiera (software de presupuestos) apropiada da resultados impactantes de forma casi inmediata en el negocio: mayor productividad, mejor información sobre el negocio, controles financieros más fuertes, reducción del riesgo de fraude y un equipo financiero más eficiente. Hoy en día se espera que los Directores Financieros mantengan un control integral del negocio: Liderar iniciativas estratégicas, gestionar las relaciones con los inversores y otras partes interesadas, saber de TI y ayudar a identificar y capitalizar nuevas oportunidades. Al mismo tiempo se pide que mantengan las responsabilidades fundamentales de las finanzas: funciones de gestión de tesorería, impuestos, auditoría interna y análisis de riesgo. La clave está en mejorar la Tecnología para Finanzas.
Es muy probable que como CFO hayas tenido que encargarte de las aplicaciones financieras heredadas ya existentes en la empresa, y es casi seguro que estas aplicaciones están obsoletas. La investigación muestra que:
- 40% de los altos ejecutivos financieros afirman que sus sistemas de información actual no permiten el análisis de los datos, retrasando la toma de decisiones y limitando el acceso a la información necesaria en el momento oportuno.
- Más del 75% de los directores financieros están considerando mejorar sus sistemas empresariales existentes dentro de un período máximo de dos años.
Los Directores Financieros y sus equipos pueden elegir entre una amplia gama de aplicaciones para mejorar la Tecnología para Finanzas en sus departamentos. Múltiples estudios indican que las mejores prácticas para la determinación de una solución financiera adecuada incluyen lo siguiente:
- Realizar evaluaciones internas
Evaluar periódicamente los sistemas internos y las prácticas vigentes es imprescindible. Es necesario cuestionar si los reportes actuales pueden mejorar; otra alternativa es automatizar la integración y extracción de datos, o estandarizar la presentación de reportes, destinando menor tiempo en su preparación.
- Centrarse en la automatización y la integración.
La información oficial que maneja el negocio requiere de procesos integrados y estandarizados. El uso de aplicaciones automatizadas facilita la integración óptima entre los sistemas del negocio (ERP, CRM, etc) y los sistemas analíticos (Data Warehouse, Cubos, BI). Mejora la visualización de los datos y su acceso desde dispositivos móviles, otorga nuevas habilidades a los ejecutivos de las diferentes áreas.
- Considerar la nube
Es necesario evaluar los riesgos, beneficios y oportunidades de los sistemas basados en la nube. Por lo general aplicaciones en la nube ofrecen un costo menor en comparación con las soluciones on-premise, proporcionan mayor eficiencia en el proceso de recopilación de datos, flexibilidad y agilidad. Sin mencionar que son fáciles de implementar (menos de tres meses) y no requieren administración del área de Tecnología.
Workday Adaptive Planning reemplaza las hojas de Excel para Presupuesto, Reportes Financieros, Forecast, Escenarios What-if.
BlackLine es un proveedor de software en la nube (software como servicio) para Finanzas y Contabilidad. Robotiza las tareas manuales y hojas de cálculo en los procesos de conciliación y cierre contable.
La preocupación por la seguridad ha sido uno de los factores que tradicionalmente ha hecho que las empresas no adopten soluciones en la nube, sin embargo los fabricantes han logrado aliviar los temores de los usuarios gracias al avance de la tecnología, y a la adopción de estándares ISO en seguridades.
- Piensa en sistema único (una sola versión de la verdad).
Utilizar una sola fuente de información de presupuestos, datos reales, forecast para todo el equipo de trabajo. Utilizar carpetas compartidas es una opción, pero no facilita la colaboración entre usuarios. Utilizar hojas de cálculo en la nube, como Google Sheets, puede ser una buena opción, pero limita la complejidad de los modelos financieros.
Las opciones más confiables son:
- Crear un Data Mart / Data Warehouse Financiero: Es una base de datos administrada por el área de tecnología donde se almacenan y desde donde se consumen todos los datos del área financiera. Es posible lograr cierto grado de independencia en la carga de información hacia esta base de datos desarrollando “macros de excel” para los usuarios de Finanzas
- Buscar una solución especializada: Existen opciones de soluciones “on premise”(instaladas en servidores propios) y en la nube (software como servicios) que ofrezcan estas capacidades de almacenamiento y consulta de información
Un único sistema de datos y análisis se convierte en el corazón de la gestión financiera. Es fundamental este repositorio único para que exista “una sola versión de la verdad”.
Fuente: From the expert network at NASDAQ OMX. (2013). BEST PRACTICES: Using Finance Applications for Better Process Efficiencies and Data Accuracy. [Weblog]. Retrieved 26 January 2016, from http://pages.cfo.com/rs/540-LHK-422/images/E-CO%201.4A_NASDAQ_Best%20Practices_FINAL.pdf