Daniel Ascazubí, Gerente de Planificación Financiera en Corporación Maresa, comparte su experiencia utilizando Workday Adaptive Planning, con los servicios y soporte de FPA (Financial Planning & Analytics).

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1.- EL RETO: ¿Cuáles fueron los desafíos que los llevaron a buscar un software de planificación y análisis financiera en la nube?

Los desafíos y problemas que enfrentábamos y por los cuales nos vimos en la necesidad de buscar un software de planificación y análisis financiero, fueron la complejidad en el proceso de integración de información y la rigidez del Excel al momento de crear escenarios.

Para llegar a tener el presupuesto, se elaboraban hojas y libros en excel para consolidar toda la información de las 7 compañías y varias líneas de ensamblaje. El gran inconveniente era el manual de trabajo y los errores que se desencadenaban en este proceso; se rompían vínculos, a la hora de cambiar un dato se perdía demasiado tiempo, malas formulaciones, no se multiplicaban bien los costos, etc. Por otro lado, al ser un proceso tan manual, generar nuevos escenarios o nueva información era un proceso muy complejo, largo y frustrante.

No podíamos hacer todo lo que queríamos al utilizar una herramienta tan limitada como es el excel y luego de haber tenido varios problemas, decidimos buscar un software que nos garantiza que la empresa pueda tener un presupuesto con información confiable. Y que además, la preparación y el análisis no demande tanto tiempo, para así poder tomar decisiones asertivas en menor tiempo.

2.- LA EVALUACIÓN: ¿En su búsqueda para solucionar los desafíos, evaluaron a otros fabricantes?

Decidimos evaluar tres opciones entre ellas Workday Adaptive Planning por ser líder en el cuadrante de Gartner por varios años consecutivos.

3.- LA DECISIÓN: ¿Cuáles fueron los factores que los llevaron a determinar que Workday Adaptive Planning era la mejor solución para su negocio?

Después de la evaluación, elegimos a Workday Adaptive Planning frente a otras herramientas que hay en el mercado, por su flexibilidad a la hora de modelo en función de nuestras necesidades. Aseguro que el nombre fue bien pensado, ya que el software se adapta a cualquier industria, a cualquier giro de negocio, se adapta a nuestros modelos ya todos nuestros requerimientos.

Para nosotros Workday Adaptive Planning, es un excel con esteroides, en el sentido que partimos de una hoja en blanco (nada esta predeterminado) ya partir de eso comenzamos a crear nuestros propios modelos, fórmulas, vinculaciones, con la garantía de que las información siempre va a estar funcionando bien y nada se va a quedar por fuera al momento de hacer un cálculo. Otro factor que influyó en la toma de decisión, fue el hecho de ser una herramienta en la nube, esto nos permite trabajar de manera colaborativa y nos brinda la garantía de tener las últimas actualizaciones sin tener que instalar o dar mantenimiento a un programa. Así mismo, nos decidimos por Workday Adaptive Planning ya que esta herramienta nos brindaba independencia de TI.

Por otro lado, también evaluamos la calidad y experiencia de los consultores, la presentación, calidad de trabajo y buena relación con el director y equipo de trabajo de FPA, nos dio la garantía de que con Workday Adaptive Planning, lograríamos optimizar nuestros procesos financieros y mientras ahorramos tiempo y dinero.

4.- LA IMPLEMENTACIÓN: ¿Cómo fue el proceso de implementación / la metodología?

La implementación la hicimos en el año 2012, fue una buena experiencia, y puedo decir que fue un proceso muy bien llevado y organizado. Puedo asegurar que fue muy exitoso, ya que pudimos cumplir con las fechas de entrega del presupuesto del 2013, establecidas por la directiva.

La metodología fue bastante acertada, empezamos con una capacitación para todo el equipo que iba a estar utilizando la herramienta. Al inicio no fue tan sencillo entender las diferentes herramientas del software , pero poco a poco fuimos aprendiendo y ahora podemos decir que sabemos manejar las funcionalidades.

Nos gusto la metodología, ya que nunca nos sentimos abandonados en el proceso. La construcción de los modelos fue en conjunto (consultores de FPA y nuestro personal encargado del proyecto), pero a la vez el equipo de FPA nos trasmitieron todo el conocimiento, con el objetivo que luego tengamos autonomía al momento de hacer cambios o crear nuevos. Además, otra ventaja en este proceso fue que podíamos recurrir a material, videos, ejemplos en la página de Workday Adaptive Planning para poder solucionar nuestras dudas.

Realmente tuvimos una muy buena experiencia tanto con Workday Adaptive Planning, como con FPA; actualmente este ha sido el motivo por el cual hemos decidido renovar 3 años más el servicio.

5.- LOS RESULTADOS Y ROI: Ahora que trabajan con Adaptive Insights ¿Cómo les ha aportado? ¿Qué beneficios han sido los más importantes? ¿Habilidades que tiene ahora y que antes no tenían?

Los resultados son bastante positivos, ahora nos concentramos mucho más en el análisis, antes que en la construcción de la información. Indudablemente tenemos un gran beneficio de ahorro de tiempo.

Otro resultado, fue que logramos resolver el problema que teníamos antes, con respecto a la integración de la información . Ahora, tenemos la garantía de que tenemos información confiable y que no vamos a tener problemas de formulación ni de errores de cálculos. La herramienta nos da la credibilidad y confianza de que tanto la información que ingresamos como la que extraemos es correcta.

Además, puedo decir que hemos tenido otras ofertas de otros software, pero al compararlas y analizarlas, realmente nos quedamos con Workday Adaptive Planning, ya que hemos logrado muy buenos resultados, y el manejo interno de la herramienta es mucho más sencilla y más flexible que otras soluciones que hay en el mercado.

6.- RECOMENDACIÓN para Adaptive: ¿Porqué recomendarían usar Adaptive Insights?

Recomendaríamos Workday Adaptive Planning a ojo cerrado, es una herramienta que libera de tiempo, permite incorporar información operativa del negocio, es un software muy intuitivo, brinda una gran facilidad para construir reportes con información que siempre está al día. Hemos podido realizar informes con indicadores, gráficos que facilitan el trabajo a la hora de tomar decisiones oportunas; hacerlo es muy fácil y rápido.

Además, se cuenta el respaldo de los consultores y el hecho de saber que es un software de clase mundial, usado por corporaciones es un gran respaldo y garantía

7.- RECOMENDACIÓN para FPA. ¿Se logró el objetivo de que Finanzas administre Adaptive de manera independiente? ¿Cómo calificarías el conocimiento de la industria de los consultores de FPA? ¿Cómo es el tiempo de respuesta cuando necesites ayuda de FPA?

El know-how, el acompañamiento y el hecho que nos transmitieron todo el conocimiento para que luego podamos trabajar de forma independiente, es lo que más recomendaría en la consultoría con FPA. Por otro lado, cuando tenemos algún inconveniente el tiempo de respuesta de los consultores es inmediato, de menos de 8 horas.

Por estas razones seguimos trabajando con FPA y tenemos otros proyectos en marcha como Data warehouse, Bussines Intelligence.