Paul Antonio Gerente de Transformación Financiera en Veolia comparte su experiencia utilizando Workday Adaptive Planning, con los servicios y soporte de FPA (Financial Planning & Analytics).
1.- EL RETO: ¿Cuáles fueron los desafíos que te llevaron a buscar un software de planificación y análisis financiera en la nube?
En primera instancia, cabe recalcar que no solo Veolia Latinoamérica, sino Veolia en su conjunto como corporación, se encuentra transitando un proceso de transformación digital, que implica a todas las áreas, pero en particular el área financiera. En ese proceso se encontraba justamente el objetivo de automatizar y volver más eficiente nuestras proyecciones financieras y gestión de nuestros presupuestos.
Dentro de nuestra motivación para alcanzar la transformación digital, se debía a que sufrimos varios dolores al momento de realizar nuestra planificación financiera. En primer lugar, en nuestra zona de Latam (más de siete países) el primer dolor era tratar de estandarizar los proceso a nivel de región; lograr esto, nos estaba costando demasiado esfuerzo y tiempo. En segundo lugar, teníamos procesos que se administraban con distintas herramientas como Google Sheets, Excel y otros con herramientas de desarrollo local, esto hacía que simular ejercicios financieros y consolidar información nos lleve demasiado tiempo.
2.- LA EVALUACIÓN: ¿En su búsqueda para solucionar los desafíos, evaluaron a otros fabricantes?
La definición de trabajar con Adaptive Planning la hizo el corporativo, en casa matriz en París, por lo cual nosotros como latam, no evaluamos ningún otro fabricante. Pero puedo decir que Adaptive encaja perfectamente con nuestras necesidades, por lo que puedo asegurar que la matriz en París tomo la mejor decisión.
3.- LA DECISIÓN: ¿Cuáles fueron los factores que los llevaron a determinar que FPA era la empresa de consultoría financiera adecuada para ustedes?
Desde un inicio, teníamos las licencias de Adaptive Planning, pero en ese momento no contábamos con una figura dentro de Veolia a nivel regional que se encarga del proyecto en su totalidad, por lo que cada país empezó hacer consultas con partners locales. Sin embargo, este proceso tenía muchas dificultades, por lo que se decidió, consolidar una figura a nivel de zona, en este caso yo (Paul Antonio), y se empezó a buscar proveedores que hagan implementaciones regionales. En esta búsqueda encontramos a FPA, una empresa dedicada a optimizar la gestión financiera alrededor del mundo. Decidimos trabajar con ellos, ya que tenían la experiencia y conocimiento requerido para una implementación como la requerida por Veolia.
4.- LA IMPLEMENTACIÓN: ¿Cómo fue el proceso de implementación / la metodología?
El proceso de implementación, si bien fue complejo porque estamos hablando de más de siete países, en conjunto con FPA logramos encontrar una metodología que simplifico el proceso.
Podemos de decir que de parte de Veolia, tenemos procesos muy maduros y contamos con un equipo bastante sólido, por esta razón no debíamos partir de cero, sino que teníamos que estandarizar y unificar nuestros procesos. Por otro lado el equipo de FPA mostró un conocimiento bastante amplio, no solo de la herramienta sino también en la capacidad de aprender por sobre las necesidades que Veolia tenía, se puede decir que: “se alinearon los planetas”
Lo que primero se hizo fue una ronda con todos los países para construir un cor model es decir un proceso que contemple el 90% de características comunes, una vez que tuvimos esto se ajustó las cosas particulares para cada país. La clave del éxito fue el empoderamiento de los equipos, este proyecto se trabajó sobre condiciones reales, fue un proyecto en el que se puede decir estuvimos todo el tiempo en entrenamiento.
Desde la fase inicial, los usuarios ingresaban datos en sus plantillas, fue un entrenamiento 360. Fue un proceso de capacitación continuo, se sintió como que todo el tiempo se capacitó y eso creo que fue la clave y lo que marco la diferencia.
5.- LOS RESULTADOS Y ROI: Ahora que trabajan con Adaptive Planning ¿Cómo les ha aportado? ¿Qué beneficios han sido los más importantes? ¿Habilidades que tiene ahora y que antes no tenían?
Esa es la parte menos clara por el momento, el resultado es claramente positivo, pero se requiere un poco más de tiempo para sacar una conclusión y determinar la cantidad exacta de tiempo que se está reduciendo por mes en el proceso de presupuesto y como se traduce esto en dinero.
Sin embargo, podemos decir que el resultado tangible es la eliminación del Excel, se redujeron errores, se redujo el tiempo operativo para dedicar más tiempo al análisis y la consolidación se hace de manera instantánea porque la información está cargada en tiempo real. Así mismo, puedo decir que la experiencia de usuario es muy buena, ninguna persona de nuestro equipo está incómodo o molesto con la herramienta y eso es muy difícil de conseguir.
6.- RECOMENDACIÓN para Adaptive: ¿Por qué recomendarían usar Adaptive Planning?
Si, recomendaríamos Adaptive ya que es una herramienta que se adapta muy fácil a las necesidades del usuario, tiene un look and feel muy potente, la resistencia al cambio es muy baja, permite la toma de decisión en tiempo real, tiene la potencia de tomar varios países al mismo tiempo (muy útil para empresas de gran tamaño), la experiencia de usuario es muy buena, la herramienta es muy amigable y fácil de utilizar, no tienen nada pre-establecido por lo que se puede construir los modelos tal y como lo tienen cada empresa.
7.- RECOMENDACIÓN para FPA. ¿Se logró el objetivo de que Finanzas administre Adaptive de manera independiente? ¿Cómo calificarías el conocimiento de la industria de los consultores de FPA? ¿Cómo es el tiempo de respuesta cuando necesitas ayuda de FPA?
Estamos muy contentos con el trabajo y apoyo que hemos tenido con FPA. El tiempo de repuesta siempre es muy bueno, los consultores siempre están disponibles para apoyar con cualquier inquietud. El conocimiento que tienen los consultores es muy bueno y esto nos permitió aplicar mejores prácticas financieras en nuestros procesos.
Actualmente nuestros usuarios en Veolia son independientes al momento manejar la herramienta, consideramos que aun nos falta un porcentaje para que todo nuestro equipo este totalmente empoderado de la herramienta ya que el tiempo que ha transcurrido desde la implementación ha sido corto. Ahora nos estamos enfocando en lograr que luego del siguiente forecast ya no tengamos dependencia de FPA.
Cabe recalcar que, durante el proyecto FPA tuvo la disposición de transmitirnos todo el know how, de capacitarnos y en todo el proceso nos hemos sentido respaldados y acompañados por todo el equipo de FPA.
FPA Latam ha implementado Workday Adaptive Planning en más de 40 empresas en diferentes países: México, Chile, Perú, Colombia, Ecuador, Panamá, Guatemala, Venezuela, El Salvador, Costa Rica y Nicaragua. Sí deseas conocer más sobre el CPM que permite automatizar todo el ciclo de gestión presupuestaria para ahorrar tiempo y dinero, agenda un demo personalizado.
