5 signos que demuestran que colapsaste junto a tus hojas de Excel

Si le preguntas a alguien por qué todavía lleva un celular con teclas o empuja una cortadora de césped, podrían decir que la actualización es demasiado complicada. Después de todo, la vieja escuela dice: Si no está roto, no lo arregles.

Ahora piensa en las hojas de cálculo. Estamos seguros que puedes pasar tiempo cada mes arreglando enlaces rotos, conciliando datos de múltiples fuentes o creando hojas complejas y personalizadas. Al igual que muchas herramientas probadas pero desactualizadas, las hojas de cálculo pueden funcionar de manera efectiva para estas tareas, ¿pero de manera eficiente y rápida? No tanto.

Las hojas de cálculo manuales simplemente no son lo suficientemente potentes ni lo suficientemente rápidas como para permitir una planificación integral y continua. Y sin eso, no puedes seguir el ritmo de los negocios modernos. Esta es la razón por la cual algunos especialistas de FP&A usan la frase “hoja de cálculo-itis”. No es solo que las hojas de cálculo impliquen informes engorrosos e inoportunos, sino que también pueden negarles a los gerentes y empleados una visión única y unificada de datos vitales: conoce un caso real en Latinoamerica

Los problemas con el mantenimiento de hojas de cálculo indocumentadas o documentadas también ocurren cuando el empleado que desarrolló la hoja de cálculo se transfiere a otra parte de la organización o la abandona por completo.

Aquí hay cinco señales para identificar si es que las hojas de cálculo te llevaran al fracaso

Señal n. ° 1: Procesos manuales que obstaculizan la planificación de toda la empresa

Dependiendo únicamente de las hojas de cálculo, el departamento financiero mantiene a su equipo de finanza atascado en procesos manuales, sobrecargados con fechas límite y atascados en la investigación de enlaces y errores rotos.

Puede haber buenos informes de hoja de cálculo dentro de un departamento determinado, pero en general el resto de la organización no los conoce. Un dolor adicional sucede cuando otros departamentos vuelven a crear su propia versión del mismo informe, una duplicación innecesaria del esfuerzo. Con varias hojas de cálculo, cuando los datos difieren, ¿cuáles son los números correctos?

Señal n. ° 2: ciclos presupuestarios largos y números desactualizados

El tiempo que lleva generar, compartir y mantener informes cada mes es una de las mayores cargas de los informes manuales de hojas de cálculo. Para cuando haya reunido todos los números, fórmulas fijas y creado un plan anual, es probable que sus números estén desactualizados.

Tomemos, por ejemplo, la Universidad Barry, una universidad privada en Florida. Con más de 100 gerentes, 15 equipos y 150 unidades de negocios, la universidad previamente tardó entre cinco y seis meses en preparar el presupuesto, generando cientos de hojas de cálculo y creando confusión y caos.

Señal n. ° 3: previsiones y presupuestos poco frecuentes

Los presupuestos anuales y los procesos desarticulados no pueden mantenerse al día con el entorno empresarial acelerado de hoy. Los presupuestos están desactualizados a pesar de su poco tiempo de publicación, de esta manera los pronósticos trimestrales son rutinariamente obsoletos para cuando se finalizan.

GDF Suez North America (GDF), una compañía multinacional de servicios públicos, descubrió las limitaciones de las hojas de cálculo manuales de primera mano. El equipo de presupuesto usó hojas de cálculo para administrar 125 entidades legales dentro de una división de ingresos de $ 8 mil millones. El tiempo que llevó presupuestar y ejecutar modelos en un mercado energético fluctuante creó un retraso sustancial entre la creación y la implementación del presupuesto.

Señal # 4: Demasiados sistemas, poca integración

Presupuestar sería bastante difícil si mantener los números actualizados fuera el único desafío. Para los determinantes y las variables fuente utilizadas en el proceso presupuestario, los equipos financieros también tienen que recopilar datos de muchos sistemas diferentes (por ejemplo, recursos humanos, ERP, CRM, etc.). Las hojas de cálculo que por sí solas podrían haber funcionado hace cinco años. Ya no funcionan!

Cuando los datos se almacenan en las computadoras de los empleados (p. Ej., Una computadora portátil o una computadora personal) en lugar de en un servidor o una fuente accesible desde la web, la difusión y el análisis se vuelven más difíciles. Los datos no integrados significan que las suposiciones en los planes de una persona probablemente no incluirán la versión más reciente de las suposiciones y planes de otra persona. La mayoría de los usuarios de hojas de cálculo tienen una idea errónea generalizada de que su aplicación de hoja de cálculo es algún tipo de base de datos. No lo es. Es una calculadora efectiva para manipular y ver datos, pero no es buena para almacenarlos y administrarlos de manera confiable, segura y escalable.

DocuSign, un proveedor de soluciones de firma electrónica basadas en la nube, inicialmente pudo administrar las finanzas solo usando hojas de cálculo. Pero a medida que DocuSign creció, esas hojas de cálculo se volvieron inmanejables. Para colmo, sus sistemas no estaban integrados, lo que hizo que la planificación integral fuera un gran desafío.

Señal n. ° 5: solo finanzas y TI pueden ejecutar informes

Cuando TI y las finanzas son los únicos que pueden ejecutar escenarios hipotéticos y consultas complejas, se convierten en un cuello de botella, lo que dificulta la creación de informes oportunos. Incluso el gerente más orientado a los detalles podría quedar atrapado si un ejecutivo hace una pregunta sobre un exceso específico de una línea de pedido o una variación de ingresos debido a aumentos de tarifas.

Papyrus , un minorista de tarjetas de felicitación y papelería con 450 tiendas en los EE.UU. Y Canadá, confió en un miembro del equipo de finanzas para supervisar todo el proceso presupuestario. Además de administrar 15 versiones presupuestarias y 250 hojas de cálculo, las finanzas se encargaron de proporcionar informes ad hoc para todas y cada una de las consultas que recibían de gerentes y ejecutivos.

Planes de toda la empresa

En el mundo actual, la gestión del rendimiento empresarial requiere que los ejecutivos, gerentes y empleados tengan acceso a información precisa, confiable y oportuna y que vean los números detrás de los números. ¿Por qué? Porque entonces todos están de acuerdo con los planes de toda la empresa. Mejora la aceptación.

Los especialistas de FP&A reconocen que las hojas de cálculo son demasiado restrictivas con sus cálculos de columnas a filas apiladas y apiladas. Necesitan capacidades de modelado utilizando software flexible.

Las organizaciones no pueden continuar gastando el 80% de su tiempo recolectando, copiando, pegando y formateando datos, el 10% eliminando errores, y luego se dan cuenta en el 10% restante que los datos resultantes no están estructurados de una manera que permita su análisis. No pueden confiar en las macros y fórmulas indocumentadas cuando nadie recuerda cómo mantenerlas, o la política comercial que fueron inventadas para respaldar.

No importa si decides conservar el celular con teclas o esa cortadora de césped antigua. Pero en el caso del futuro de tu empresa, sí te recomendamos usar una mejor herramienta de planificación basada en la nube, Adaptive Insights. Una solución que les permita planificar lo que viene.