La tecnología disruptiva es un término popular. No importa cuánto tiempo hayan estado en el negocio las empresas, muchas afirman que su tecnología, plataforma o negocio revolucionará por completo cualquier industria en la que se encuentren.

Eso está muy bien. Pero lo que la mayoría de las organizaciones deberían  interrumpir son sus procesos de presupuestación. A continuación, presentamos cinco formas de actualizar su enfoque de la elaboración de presupuestos a medida que se adentra en la temporada de planificación anual.

Paso 1. Deja de depender únicamente de las hojas de cálculo

Muchas empresas todavía dependen de las hojas de cálculo para realizar presupuestos y planificación, y los departamentos de finanzas luchan por compilar varias hojas de cálculo y consolidar datos en toda la empresa. Peor aún, la mayoría de las  hojas de cálculo contienen errores graves, a menudo debido a enlaces rotos y problemas de integridad de los datos. Además, no se escalan fácilmente y no son seguros.

Las hojas de cálculo son excelentes herramientas de productividad personal para análisis ad hoc. Pero cuando tiene más de una persona usándolos, se convierten en una barrera para la colaboración y los flujos de trabajo eficientes. Algunas personas dedican una enorme cantidad de tiempo, de 12 a 18 horas al mes, al “mantenimiento de hojas de cálculo”: actualizar, revisar, consolidar, auditar y corregir hojas de cálculo de uso frecuente.

Esa pérdida de tiempo mantiene a las finanzas alejadas de actividades más valiosas, como el  análisis estratégico. Y, una encuesta de Workday Adaptive Planning encontró que el 63% de los directores financieros informan que la falta de tiempo para el análisis, principalmente debido a las tareas de recopilación y conciliación de datos prolongados, es uno de los principales inhibidores para ser un director financiero más estratégico.

Solución:  Automatice su proceso de elaboración de presupuestos y hágalo accesible a los socios comerciales en cualquier momento y desde cualquier ubicación. Busque una herramienta dedicada de planificación y previsión basada en la nube   que fomente la colaboración, en lugar de impedirla. Proporcione un repositorio central y todos los usuarios pueden trabajar desde una  única versión de la verdad , para que sepa que sus datos son correctos, el 100% del tiempo.

Paso 2. Reemplazar múltiples iteraciones presupuestarias con planificación continua

Estamos muy familiarizados con el proceso de presupuesto típico. Los gerentes elaboran un presupuesto y lo envían por la cadena alimentaria a la suite ejecutiva. Esa versión es rechazada y devuelta. Los gerentes revisan sus presupuestos nuevamente. Y otra vez. Y otra vez. Se convierte en un ejercicio de juego y negociación .

Mientras tanto, todo el mundo está presupuestando a la “pared”, que suele ser el final del año. Para cuando se completa el ejercicio de presupuestación anual, las condiciones del mercado han cambiado y los supuestos están desactualizados.

Solución:  utilice un proceso de planificación continuo para administrar los fondos y aumentar la visibilidad de las condiciones futuras del mercado. Utilice el  escenario y la planificación hipotética  para modelar cómo su plan podría adaptarse a los cambios en el mercado. (Esto es especialmente importante para proyectos de varios años o supuestos presupuestarios que se trasladan al final de su año fiscal). ¿El resultado? Finanzas ayuda a navegar el barco, en lugar de pararse en la parte trasera del barco.

Paso 3. Céntrese en los conductores, no en los detalles

Muchas organizaciones intentan presupuestar a nivel de plan de cuentas y la tecnología lo permite. Añaden muchos detalles, hasta el último centavo, y quedan atrapados en minucias, pensando que un  buen presupuesto corporativo se trata de ser preciso . Pero solo hay dos cosas que garantiza cuando agrega detalles a un presupuesto o plan: crea mucho más trabajo para todos y crea más oportunidades para errores.

Solución:  Concéntrese en los impulsores comerciales importantes, como el riesgo, las ganancias y el capital de trabajo. Recuerde la regla 80/20: si tiene 100 o más impulsores comerciales, es probable que dedique el 80% de su tiempo a recopilar datos y solo el 20% al análisis. Reduzca la cantidad de controladores a 20 o menos, y la ecuación cambia: la recopilación de datos puede tomar hasta el 20% de su tiempo, liberando el otro 80% para el análisis.

Paso 4. No use el presupuesto para controlar los costos

Algunas organizaciones temen que sin un presupuesto los costos se salgan de control, por lo que utilizan el departamento de finanzas como un club. Algunos directores financieros incluso castigan a las personas por gastar en exceso. Pero esta actitud crea algunos problemas graves. Los gerentes no excederán sus presupuestos, pero tampoco gastarán menos porque se sienten con derecho a los fondos por los que trabajaron tan duro para negociar, y saben que los presupuestos del próximo año se basarán en los gastos de este año.

Y eso congela la flexibilidad. Un presupuesto que se graba en piedra una vez al año no puede cambiar en respuesta a la demanda cambiante, lo que tensiona los recursos existentes y hace que los niveles de servicio se deterioren.

Solución:  cambie a una asignación de recursos dinámica que funcione a partir del último conjunto de supuestos para que pueda responder de manera rápida y flexible a los cambios en la economía y su industria. En lugar de preguntar “¿Tengo el presupuesto para esto?” Anime a los empleados a preguntar: “¿Es esto realmente necesario? ¿Es lo correcto por hacer? ¿Apoya mi estrategia?

Paso 5. Vincular las bonificaciones al rendimiento relativo, no a los presupuestos

Cuando vincula las bonificaciones y la compensación a los presupuestos, recompensando a los gerentes cuando alcanzan sus cifras objetivo, puede sacar a relucir comportamientos improductivos. Los gerentes establecen objetivos que pueden alcanzar fácilmente, o brindan orientación por debajo de lo que saben que se puede lograr, para garantizar su bonificación. Actúan de forma conservadora en lugar de intentar optimizar la organización o aprovechar las oportunidades del mercado.

Es posible que tenga una buena posición en el mercado que funcione por un tiempo, pero con el tiempo, si no está corriendo tan rápido como su mercado lo permite, los competidores lo superarán y se encontrará en una posición mucho más débil. Peor aún, esta falta de transparencia crea un juego de póquer mentiroso. Corre el riesgo de destruir la base ética de su empresa.

Solución:  cambie a un sistema que recompense el desempeño relativo en lugar de cumplir con los objetivos fijos. Relacione las bonificaciones con los resultados: el valor que los empleados entregaron en el entorno en el que se encontraban. Evalúe su desempeño en comparación con la oportunidad que tuvo y sus competidores.

Además, si reorienta sus presupuestos en algunos impulsores clave del crecimiento, como se sugirió anteriormente, será más fácil reenfocar su desempeño y los sistemas de recompensas de las ganancias a corto plazo a los impulsores del crecimiento a largo plazo.

Interrumpir tiene varios sinónimos: molestar, molestar, interrumpir e inquietar, por nombrar algunos. Todas estas palabras implican un cambio radical y eso puede asustar a la gente. Pero interrumpir su proceso presupuestario no tiene por qué ser aterrador. Los sistemas de planificación basados ​​en la nube son flexibles, fáciles de usar y rápidos de implementar, a la vez que ofrecen potentes funciones para gestionar el flujo de trabajo y animar a los gerentes a colaborar en el proceso de planificación.

Por ejemplo, el proveedor de servicios de cuidados paliativos y de salud en el hogar  Kindred at Home implementó Workday Adaptive Planning  para reemplazar una serie de soluciones que hacían que el proceso presupuestario fuera engorroso, frustraba a los usuarios y consumía mucho tiempo. Adaptive Insights permitió a la empresa respaldar su crecimiento y su modelo de negocio cada vez más complejo al tiempo que impulsaba la productividad del personal.

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