Cómo la planificación de la demanda puede proteger a una empresa de los impactos

Adaptive Planning, en su experiencia y estudios determino que incluso en las mejores circunstancias, las empresas deben gestionar la demanda fluctuante del mercado para sus productos. No mantener el ritmo, por supuesto, puede resultar en una pérdida de ingresos a medida que los clientes acuden en masa a los competidores; mientras tanto, sobrestimar la demanda conduce a un excedente de inventario que reduce los márgenes de beneficio. Es por eso que la planificación de la demanda, una red compleja de datos de ventas, gestión del ciclo de vida del producto y gestión del inventario, es fundamental para equilibrar los niveles de inventario con la satisfacción del cliente. En otras palabras, es fundamental para permitir la agilidad empresarial.

Los choques de la demanda pueden desviar la planificación

La colaboración y la coordinación siempre han sido fundamentales para la planificación de la demanda. Pero cuando una pandemia que ocurre una vez en un siglo impacta los ingresos y hace que los ingresos sean difíciles de predecir, trazar el rumbo correcto a seguir se vuelve aún más complejo. Aún así, las empresas que encuentren una manera de aprovechar las mejores prácticas y ventajas de la planificación moderna probablemente estarán en una posición mucho mejor para anticipar lo que viene y responder rápidamente cuando llegue.

Reily Foods, es una de esas empresas. Establecida en 1902, Reily es una empresa familiar con sede en Nueva Orleans que fabrica y comercializa marcas de alimentos que van desde New England Coffee y Blue Plate Mayonnaise hasta ingredientes para hornear como Swans Down y harina para pasteles Presto.

La mayoría de los años, la demanda de productos para hornear aumenta a fines de marzo o principios de abril, justo antes de Pascua y nuevamente en noviembre, justo antes del Día de Acción de Gracias. Pero con la aparición repentina de COVID-19, los estadounidenses que se encontraban encerrados en casa recurrieron en masa a las comodidades existenciales de la repostería. La demanda de harina de Reily se disparó y comenzamos a revisar nuestro inventario disponible.

La planificación moderna potencia la colaboración en toda la empresa

Reily Foods, comenzó a usar Workday Adaptive Planning en 2019. A medida que se alejaban de las hojas de cálculo, el enfoque moderno y activo de planificación de Workday cambió fundamentalmente la forma de trabajar.

Lo implementamos primero con nuestro equipo de finanzas. Pero a medida que cargamos los pronósticos de ventas en el sistema, comprendimos que nuestro equipo de ventas también podría beneficiarse de su uso. Poco después, nos dimos cuenta de que si añadíamos nuestro grupo de operaciones y modelamos nuestro plan de operaciones, planificaríamos todo nuestro negocio en Workday y todos estaríamos trabajando desde la misma fuente de verdad.

Reily Food menciona que: “Antes de esta transición, cuando todavía usábamos Excel, nuestro equipo de FP&A estaba atascado en la planificación estática, utilizando el desempeño pasado para tratar de informar los resultados actuales o los planes futuros. Peor aún, siempre nos preguntamos si estábamos trabajando con la última versión y, si no, quién la tenía. Perdimos el tiempo trabajando en modo reactivo y luchando con datos porque no teníamos un verdadero norte. Cuando cambiamos a un sistema de planificación activo impulsado por información en tiempo real, inmediatamente aumentamos el calibre de nuestro trabajo y comenzamos a crear presupuestos, pronósticos y planes estratégicos y prospectivos.”

Liberar tiempo y recursos para una planificación de la demanda más estratégica

Aún más importante, reducimos drásticamente la cantidad de trabajo manual que tiene que hacer nuestro pequeño equipo de finanzas. La diferencia es marcada. Por ejemplo, cambiar un presupuesto para una de nuestras plantas de fabricación de alimentos anteriormente requería calcular horas y luego crear tarifas manualmente. Ahora, si decidimos agregar $ 50,000 a un presupuesto, las tarifas se calculan automáticamente en tiempo real y el impacto se hace evidente de inmediato. Pudimos recortar semanas del tiempo necesario para pasar del pronóstico de ventas a la contabilidad de costos, un gran cambio de juego para un equipo esbelto.

Cuando llegó el COVID-19, estas capacidades se volvieron aún más importantes. Con una plataforma de planificación basada en la nube, pudimos hacer preguntas de “qué pasaría si” y elaborar pronósticos adicionales basados en escenarios para abordar las condiciones del mercado que parecían cambiar cada hora. Esta planificación, y nuestra capacidad resultante de proporcionar liderazgo con una gama de posibles resultados, habría sido prácticamente imposible si todavía confiáramos en los procesos manuales. Incluso en épocas de extrema volatilidad, la planificación de escenarios nos permite ejecutar nuestro negocio con más previsibilidad para lograr un mejor rendimiento. No éramos los únicos: al comienzo de la pandemia, Workday se encontró procesando hasta 30 veces más pronósticos y escenarios para los clientes de planificación de lo habitual.

La planificación de toda la empresa estimuló la agilidad en los momentos más difíciles

Al vincular todos los departamentos de todo el país a través de una planificación continua, integral y colaborativa, Workday Adaptive Planning nos convirtió en una empresa más ágil y nos brindó la información útil que necesitábamos para satisfacer la enorme demanda durante un momento excepcionalmente desafiante. Disolvimos los silos y nos aseguramos de que todos nuestros planes se alinearan con nuestros objetivos financieros y estratégicos, al tiempo que creábamos un entorno de planificación continua que permitía a todos realizar cambios en tiempo real para que el pronóstico más reciente estuviera siempre a un clic de distancia. Y debido a que creamos esta alineación prepandémica, pudimos reaccionar de manera mucho más rápida y efectiva cuando el mundo, y nuestro negocio, cambiaron virtualmente de la noche a la mañana.

FPA Latam ha implementado software de gestión de planificación financiera en más de 40 empresas en diferentes países: México, Chile, Perú, Colombia, Ecuador, Panamá, Guatemala, Venezuela, El Salvador, Costa Rica y Nicaragua. Sí deseas conocer más sobre el CPM que permite automatizar todo el ciclo de gestión presupuestaria para ahorrar tiempo y dinero, agenda un demo personalizado.