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Juan Carlos Pesántez Valdiviezo, Consultor de Nuevas Tecnologías en el Grupo Industrial Graiman, comparte su opinión sobre el uso del Excel en las organizaciones ¿es enemigo o amigo?
La famosa hoja de cálculo Excel que viene en el paquete de Office que ofrece Microsoft, ha levantado más de una interrogante dentro de las empresas, debido a que, se ha convertido en la “base de datos” preferida por los usuarios al momento de realizar análisis, gráficos, tendencias; y ser de a poco el repositorio “oficial” donde pueden almacenar una gran cantidad de información, acerca de las unidades administrativas, financieras, productivas, que manejan dentro de la compañía y que son responsables de su registro y evolución.
Si ponemos énfasis en las palabras que se encuentran en en el párrafo anterior y con profundidad discernimos sobre su concepto, se puede esclarecer si Excel se convierte en un amigo o un enemigo dentro de las organizaciones. Si la herramienta se la explota de manera adecuada, facilitando el día a día de los empleados mediante el análisis de datos que se exportan de las plataformas de software implementadas en la empresa. Sin duda, son un aliado que difícilmente se puede desechar. El panorama cambia, cuando los usuarios se convierten en entidades egocéntricas, por el hecho de manejar y completar información de otras fuentes en sus documentos personales. A los cuales, no tienen acceso el resto de colaboradores, consiguiendo que siempre se dependa de ellos para cualquier definición, ya que se sienten dueños de la misma. Estos comportamientos solo entorpecen procesos, lo lógico sería que, si hay algo más de data que no traen los sistemas informáticos, se trate de implementarlos, para que en un futuro todos los funcionarios puedan tener acceso sin restricciones.
Las bases de datos donde residen las transacciones que se generan de las plataformas tecnológicas como un ERP, CRM o SCM, son propiedades de las empresas. Ya que son quienes han erogado miles de dólares, para que se concentren todos los flujos del negocio en unidades de almacenamiento digitales, confiables, integras y seguras. Además de ser la fuente oficial para construir indicadores claves de desempeño que soporten la toma de decisiones. Si lo que se manifiesta es una gran verdad, no se entiende que existan usuarios tratando de monopolizar la información en archivos, solo para ganar cierta posición o protagonismo dentro de la organización.
Tal vez te parezca familiar escuchar que balances, estado de pérdidas y ganancias, flujo de efectivo, planeación de la demanda, programación de la producción, etc., sean presentados en Excel dentro de las reuniones a todo nivel. Esta mala práctica, ya se ha convertido en un paisaje que no se puede cambiar; y que inclusive, bajo este formato ya han pasado varias generaciones de directivos y gerentes sin solicitar cambios.
¿Será que las casas de software como SAP, Oracle o Microsoft no poseen dentro de su portafolio de soluciones, herramientas que faciliten estos trabajos de cierre y que son recurrentes? Pues claro que lo comercializan, pero la cultura, hábito o mentalidad de las personas no deja que los procesos se transformen y siguen realizando la misma tarea durante años, sin darse cuenta del riesgo que esto conlleva al trabajar sobre hojas de Excel. Ya que, en cualquier momento con un dato mal digitado o borrado, puede traer caos y confusión. Sin dejar del lado todo el desgaste operativo del incontable personal involucrado y que se plasma en horarios agotables de trabajo, simplemente para cumplir procesos obsoletos que en este momento, pueden ser optimizados haciendo el buen uso de la tecnología.
Toda herramienta informática es buena y cumple su función, está en nosotros darle el uso adecuado y sacar el mejor provecho de sus funcionalidades. El problema comienza cuando distorsionamos su manejo queriendo obtener únicamente contribución personal, sin saber que existe un número importante de colaboradores que se benefician cuando la información se encuentra centralizada y bien normalizada. Por un momento, despójate del traje de empleado, colócate el de dueño de la compañía y reflexiona, si tú y tu grupo de trabajo están en la misma sintonía o reman en sentido contrario, con respecto al análisis de este artículo. Solo ahí encontrarás la respuesta de saber si tu trabajo es colaborativo o aislado.
Las empresas siguen sin medir el impacto de lo qué pasaría si estos archivos, donde reposa información valiosa, se pierden o simplemente la persona a cargo deja la empresa, obviamente, sería caótico reestructurarla. Es por ello que, dejamos esta interrogante para que los ejecutivos tomen conciencia de que los datos convertidos en conocimiento es oro, de cara a los retos del futuro, pero si permanecen en archivos tan volátiles, en algún momento pagarán un precio muy caro, que en ciertos casos puede ser irreversible. Si quieres conocer más alternativas para evitar este caos del que te comentamos, puedes solicitar más información aquí.
AUTOR: Juan Carlos Pesántez Valdiviezo, consultor de Nuevas Tecnologías en el Grupo Industrial Graiman