Estamos en las puertas de la próxima década, lo que en un pasado no muy lejano sería considerado ciencia ficción ya hoy está en nuestro día a día, como las video llamadas, teléfonos inteligentes, el fin del dinero físico que cada día se acerca más con la popularización de la cripto-moneda y pagos a través de transferencias digitales y NFC.

La tecnología da saltos de gigante cada 5 años, nuevas empresas surgen con soluciones simples para problemas de todos los días, tanto sistemas que realizan las tareas rutinarias que una persona tardaría días, se resuelven en minutos, como la revolución de WhatsApp promoviendo relaciones personales y las distintas redes para el comercio.

Sin embargo, como sostiene Adaptive Planning, hay un nicho que dentro de la ola de innovación ha sido tratado con cierta precaución, la automatización – consolidación y conciliación datos, esta ha causado gran alarma entre usuarios, por miedo a ser sustituidos por softwares y perder sus puestos laborales.

La planificación financiera, presupuestos, conciliación de datos, forecast y demás procesos financieros, en muchos de los casos se realiza casi de manera artesanal con planillas Excel y algunas veces hasta de modo manual, lo que lleva una gran cantidad de horas de trabajo y recursos, que pueden ser aprovechados en actividades que estén relacionadas al análisis.

Pero ¿alguien puede negar los beneficios de Excel? Es difícil pensar que alguien no se haya visto seducido por el gran potencial que tiene esta herramienta para la gestión de los números de una empresa.

Excel se puede considerar un arma de doble filo. Para James Kwak, “posiblemente se trate del programa más grande, importante y poderoso de todos los tiempos para las compañías”. James es profesor de Economía de la Universidad de Connecticut y autor del reconocido blog de finanzas The Baseline Scenario, en el cual escribió cómo el banco británico JPMorgan perdió miles de millones por un error de copia y pega en una hoja de Excel, y advierte:

“Cualquiera puede crear una hoja de Excel, y probablemente este mal, ya que la herramienta es fácil de usar, y la creación de hojas de cálculo importantes no se limita a gente que entienda algo de programación o que trabaje metódicamente, es decir, la puedes utilizar, aunque no entiendas nada”.

En tal sentido, surge la interrogante:

¿Excel es lo suficientemente útil para el cierre financiero de hoy?

En la conciliación del balance comercial, forecast, presupuesto, reportes el riesgo es muy humano, la mayoría de las veces es un error simple, copiando algunos datos dentro de las planillas de cálculo o entre su ERP, por lo que es posible que algunas veces la persona que ejecute esta tarea no sabrá que ha cometido un error.

Aunque no es imposible, también es particularmente difícil asignar con precisión la responsabilidad del trabajo realizado en una hoja de cálculo de Excel a un solo individuo. Los cambios a menudo se realizan sin seguimiento ni aprobación, y cualquier persona con acceso puede realizarlo. Dado que se espera que las compañías tengan un control estricto sobre sus informes financieros, este riesgo de falta de control podría ser extremadamente dañino.

La tasa de error esperada de las hojas de cálculo de Excel está entre 0.8-1.8%, lo que significa que una empresa con una facturación de £ 100m tiene un riesgo de hoja de cálculo de entre £ 800,000 y £ 1.8m. (Vattenfall 2012)

Todavía existe una gran cantidad de personas que realizan la planificación financiera por medio de plataformas como Excel que, a pesar de su gran utilidad, no está diseñado específicamente para ese tipo de procesos. Sin embargo, son muchas las empresas que están invirtiendo en tecnologías que puedan automatizar sus procesos financieros y así los usuarios facilitarán gran parte de su trabajo diario y obtendrán beneficios como:

-Aligerar la carga de trabajo
-Evitar en gran manera la posibilidad del error humano
–Ganar tiempo en la Colaboración & Consolidación
-Automatizar procesos para que sean más Fáciles – Ágiles y Controlados

En la actualidad las empresas buscan alternativas que mejoren sus procesos de automatización para que los procesos sean más ágiles, rápidos y de alto e inmediato impacto en la reducción los costos asociados al proceso financieros. FPA Latam, cumple con esos objetivos, mejorando la performance, velocidad, automatización y estandarización de los procesos financieros.

Nuestros principales atributos diferenciadores son:

Implementación en poco tiempo
De uso simple y amigable para los financieros
Independencia del área de tecnología
Generar un impacto inmediato en la reducción de esfuerzo, tiempos y costos de los procesos financieros