No es que Excel sea un mal programa. Es excelente para utilizarlo a nivel personal, pero muchas veces, cuando se trata de hacer Presupuestos, Proyecciones complejas y colaborativas, es un infierno en errores de Excel. Tratar de forzar tu herramienta de Excel para que pueda realizar este tipo de tareas es como “nadar contra corriente”.

En los últimos años se ha desarrollado tecnología innovadora para reemplazar el uso de Excel en presupuestos y proyecciones, todavía existen muchos financieros que viven atrapados en el pasado, que utilizan Excel para manejar los complejos procesos de presupuestos, planificación, reportes y forecast de sus empresas.

En este blog, basado en el ebook “Nueve Círculos del Infierno de Excel” te compartimos los 9 problemas más graves del excel, apostamos que has estado atrapado en más de uno de ellos:

CÍRCULO 1 – OOPS

Excel es frágil. En un ecosistema compartido de hojas de cálculo, es muy fácil para la gente eliminar filas, celdas, fórmulas y enlaces. Excel simplemente no está hecho para compartir y las eliminaciones accidentales están detrás de algunos de los peores desastres relacionados con Excel.

CÍRCULO 2 –  CONSOLIDACIÓN

Excel es un enorme dolor al consolidar. ¿Cuántos profesionales de las finanzas ven con angustia el tener que pasar horas y horas consolidando más de 50 planes departamentales en un solo plan maestro? Y en cuanto a tratar de producir un Rolling Forecast con la frecuencia con la que la empresa lo necesita, bueno es verdaderamente imposible.

CÍRCULO 3 – AGOTAMIENTO MENTAL

Los errores de Excel mal gasta tu tiempo. Tu equipo no obtuvo títulos de Finanzas, Contabilidad, MBAs y paso perfeccionando sus habilidades analíticas y estratégicas durante años en la universidad para pasar el resto de sus carreras profesionales dedicados a la recolección y consolidación de hojas de cálculo. Eso es algo que destruye el ánimo y desperdicia el tiempo valioso de gente talentosa.

CÍRCULO 4 –  UN JUEGO DE ADIVINANZAS

Excel no es bueno para tener una “base única. ¿Me puedes enviar la última versión del presupuesto?. Resultado: el equipo de Finanzas siempre está en búsqueda del “número oficial o la última versión” para cualquiera que necesite información y conocer la posición actual del Presupuesto o Forecast.

CÍRCULO 5-  OBTENER DATOS

Es difícil obtener datos en Excel. Si pasas horas exportando laboriosamente los datos operativos del Libro Mayor, Nómina, Compras desde los sistemas, y además debes preocuparte por  la configuración manual en Excel, entonces vives una pesadilla. Es necesario que sepas que existe una manera más fácil de hacer las cosas, y enfocar tu talento en el análisis.

CÍRCULO 6 –  GESTIÓN

Excel es muchas cosas, pero no es un sistema de información de gestión. Puede ser útil para el análisis, siempre y cuando sea solo para ti. Pero si lo que se está buscando es que altos ejecutivos y gerentes departamentales tengan tableros de gestión y ejecuten sus propios informes (por ejemplo, para comparar el desempeño actual con el desempeño del Forecast, o para ejecutar un análisis What-if, Excel no es tu amigo.

CÍRCULO 7- TERRENO PLANO.

Excel es tan bidimensional. Si lo que se busca es modelar algo así como la rentabilidad por línea de producto, Excel no está tan mal. Pero si quieres que todos en tu equipo sean capaces de hacer modelos como por ejemplo el impacto de un aumento del 5% del sueldo a un departamento y entender como esto tendrá un impacto en cada línea de negocio (por asignaciones), así como en el Flujo de Efectivo y en el Balance. Entonces tu y todo tu equipo de finanzas se encontrarán con un mundo de sufrimiento. Entre más dimensiones y más datos tiene tu empresa, menos quieres luchar con él en Excel.

CÍRCULO 8 – ¿QUIÉN FUE?

Cuando se tiene un montón de gente actualizando una hoja de cálculo de Excel hoja, se hace imposible saber cuándo se han realizado cambios, quién los hizo, y cómo. El rastro de auditoría se enfría rápidamente y eso no es bueno para la gobernanza, la eficiencia o la investigación de la fuente de errores e imprecisiones.

Círculo 9 – RETO GLOBAL

Excel es lo suficientemente frustrante cuando sólo se está tratando con una sola moneda y un régimen fiscal. Si tienes que tomar en cuenta varias monedas, las fluctuaciones del tipo de cambio y los caprichos de un régimen fiscal nacional e internacional, su consolidación, actividades de Forecast, Presupuesto y Presentación de Informes entran una nueva dimensión de la complejidad, para la cual Excel es extremadamente inadecuado.

¿Te sientes identificado?

Si te sentiste identificado y estás atrapado en uno o más de los círculos del infierno del Excel y quieres salir de ellos, te invitamos a conocer Workday Adaptive Planning, software que te permite automatizar todo el ciclo de gestión financiera: plan estratégico, balance score, gestión de rentabilidad, forecast, reportes y dashboards.  Y como resultado te permite reducir: gastos, tiempo y riesgos.

 

 

 

 

 

 

 

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Fuente: Ebook “Excel circles of hell” original de Adaptive Planning.

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