Cuando una empresa no cumple con sus objetivos financieros, los líderes empresariales quieren saber por qué. ¿Fue la pandemia? ¿Las ventas tuvieron un rendimiento inferior? ¿Las operaciones gastaron en exceso? ¿Fueron sus compras más caras de lo esperado? ¿Estuvo la productividad por debajo de los estándares establecidos? ¿Las finanzas desarrollaron un pronóstico que estuvo equivocado desde el principio?

Determinar las causas de las variaciones presupuestarias es una forma eficaz de evitar errores similares en el futuro, así como durante tiempos de interrupción. Pero muchas empresas luchan por comprender las causas de las variaciones y por definir un proceso que produzca pronósticos precisos cada trimestre.

Los equipos de finanzas y negocios deben trabajar juntos para identificar las actividades o brechas de datos que llevaron a una proyección de pronóstico perdida y causaron variaciones de precio, costo y eficiencia. Ya sea que se hayan tomado malas decisiones, el panorama empresarial haya cambiado o las necesidades del cliente hayan evolucionado, investigar la causa raíz comienza con la construcción de relaciones basadas en la confianza y la transparencia.

Las empresas deben responder continuamente a estas tres preguntas: ¿Qué? ¿Así que lo que? ¿y entonces que? Responder a la primera pregunta, ¿qué sucedió? Requiere buenos informes con visibilidad. Responder a la segunda pregunta (¿y qué?) Implica separar la señal del ruido y determinar qué es relevante de los informes. Podría decirse que responder a la tercera pregunta (¿y luego qué?) Es la parte más importante y crítica, porque solo estas decisiones impactan el futuro.

A continuación, presentamos tres consejos que ayudarán a su equipo de finanzas a establecer objetivos y estándares de desempeño en los que los líderes de la empresa pueden confiar.

Paso # 1: Traiga a todos a la mesa

Alcanzar un pronóstico financiero no se trata solo de cumplir con los objetivos de ventas. La rotación de empleados, los gastos de viaje, los costos de marketing y otros gastos operativos deben proyectarse con precisión para crear un pronóstico financiero viable .

Pero los equipos de finanzas no pueden analizar todas estas variables por sí mismos. Necesitan trabajar en estrecha colaboración con los equipos de ventas, RR.HH., marketing, operaciones y ejecutivos para obtener una visión clara del desempeño pasado, los cambios en el horizonte y los riesgos y oportunidades potenciales.

La centralización de la información financiera en una única base de datos compartida reduce el tiempo que tardan los equipos de finanzas en recopilar esta información, lo que les da más tiempo para concentrarse en analizar las causas de las variaciones y especular sobre los resultados potenciales. El software de planificación financiera colaborativa también ayuda a mantener la información actualizada al facilitar la presentación de informes a otros departamentos.

Es posible que lleve tiempo lograr que toda la empresa participe en un nuevo proceso de recopilación, integración y entrega de datos, pero la recompensa que se obtiene con informes más confiables vale la pena.

Paso # 2: Planifique para múltiples resultados

Es imposible saber con certeza lo que depara el futuro. Nadie tiene una bola de cristal para esto. Pero hay formas de ver el horizonte de planificación. Una forma es crear múltiples proyecciones que tengan en cuenta diferentes escenarios. Esto puede incluir un análisis de sensibilidad cambiando algunas de las variables, como el volumen de ventas previsto y la combinación, para calcular las ganancias proyectadas. Esto puede hacer que su empresa funcione con todos los cilindros, independientemente de lo que se presente.

Proyecte al menos dos posibles resultados, uno optimista y otro cauteloso, para que pueda crear planes de respuesta proactivos. Observe de cerca los factores y variables asumidos que tienen más probabilidades de afectar sus proyecciones. Por ejemplo, un cambio en el precio de las materias primas, en las tarifas de la mano de obra o la aparición de un nuevo competidor podría crear presión sobre los precios, lo que podría conducir a una disminución de los ingresos.

La planificación de escenarios también puede ayudar a las empresas a navegar por los cambios regulatorios que vienen con la transición política o la agitación. Según una encuesta de KPMG , el 77% de los directores ejecutivos estadounidenses dicen que se están centrando más en la planificación de escenarios para gestionar el cambio en el entorno político actual.

Sin embargo, con las crecientes responsabilidades que recaen sobre los equipos de FP&A, muchos sienten que no tienen suficiente tiempo para este tipo de planificación proactiva. El sesenta por ciento de los directores financieros estiman que el análisis ad hoc, como ejecutar un nuevo escenario para el pronóstico, toma hasta cinco días, según una encuesta que publicamos hace unos años.

El software de planificación y presupuestación puede ayudar a los equipos de FP&A a acelerar el tiempo que lleva delinear las implicaciones financieras de diferentes escenarios y resultados. La herramienta adecuada permite a los equipos ejecutar informes con solo hacer clic en algunos botones, lo que les da más tiempo para considerar los riesgos, las oportunidades y las suposiciones para crear planes de respuesta integrales.

Paso # 3: recopile los datos del cliente

Comprender las preferencias, necesidades y demandas cambiantes de los clientes también puede ayudar a mejorar la precisión de las proyecciones financieras y mejorar la salud financiera general de una empresa. Sin embargo, un tercio de los directores ejecutivos de EE. UU. Dice que la profundidad de sus conocimientos sobre los clientes está limitada por la falta de datos de calidad de los clientes, según KPMG . Por lo tanto, no es de extrañar que casi dos tercios esperen invertir en tecnología de análisis de datos en los próximos tres años.

“La idea de saber lo que quiere el cliente antes de que lo quiera es una especie de anillo de bronce”, dijo a KPMG Tom Hayes, presidente y director ejecutivo de Tyson Foods . “Tenemos datos en tiempo real desde el estante hasta nuestra cadena de suministro. Elimina una gran cantidad de residuos y nos ayuda a pronosticar con mayor precisión, un gran beneficio para los productos con una vida útil corta “.

Tomar los pasos correctos para averiguar dónde fallaron un pronóstico perdido y las suposiciones asociadas ayudará a mantener el desempeño comercial en el objetivo año tras año.

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