Imagínese parado en medio de una multitud ruidosa y numerosa. Puedes escuchar el sonido de muchas voces. Pero en lugar de seguir todas esas conversaciones (muchas amortiguadas por máscaras), todo lo que puedes escuchar es ruido. Claro, puede captar una palabra o dos, pero la esencia de cualquier conversación es demasiado difícil de seguir. Esta ilustración sirve para describir lo que pasa son informes financieros.

En muchos sentidos, hacer informes financieros puede sentirse como estar parado en una sala llena de gente. A los equipos de finanzas se les pide que recopilen cada vez más datos financieros, mientras que los directores ejecutivos están comenzando a pedir regularmente a los directores financieros datos sobre factores como la nómina, las ventas y la productividad que pueden servir como indicadores principales del desempeño comercial. Y solo aumentará en volumen: según una encuesta de Workday Adaptive Planning, el 58% de los directores financieros esperan que la cantidad de datos que procesan continúe aumentando.

Otro informe encontró que con una cuarta parte de los equipos de finanzas que ya dedican hasta el 30% de su tiempo solo a la presentación de informes financieros, los departamentos de finanzas deben pensar en cómo van a solucionar los desafíos del sistema de origen y los problemas de recopilación de datos si tienen alguna esperanza de comprender lo que los datos intentan decirles.

El enfoque cambiante de los informes financieros

En este momento, se habla mucho sobre la transformación financiera. Por lo general, esto ocurre en el contexto de los departamentos de finanzas que pasan de un proceso estático basado en hojas de cálculo a un proceso  moderno basado en la nube . Sin embargo, también se le pide al departamento de finanzas que transforme su pensamiento de ser meros recolectores de datos financieros a guiar la toma de decisiones estratégicas en toda la organización.

Para hacerlo, el departamento de finanzas necesita repensar su proceso de presentación de informes financieros. Los directores financieros de hoy dicen que gran parte del tiempo de su equipo se dedica a recopilar datos y no lo suficiente a la estrategia. Al automatizar la recopilación de datos con software financiero basado en la nube, las empresas ahorran innumerables horas al  eliminar los procesos manuales y evitar errores de datos mal escritos.

Una vez que los miembros del departamento de finanzas dominan la recopilación de datos, deben mejorar sus habilidades para interpretarlos. Ya no es suficiente pensar como un contador que solo entrega una hoja de cálculo de números. El departamento de finanzas necesita pensar como estrategas y diseñadores analizando y visualizando los números para ayudar al liderazgo a darle sentido a la información.

Visualiza el éxito

Aquí está la cuestión: no todos somos personas numéricas. Un CEO o gerente operativo no necesita una lista de 100 números; necesita saber los cinco que más le importan y qué debe hacer al respecto. Al visualizar los datos, su informe puede explicar rápidamente la historia que los números están tratando de contar, permitiendo que los líderes escuchen y actúen mejor.

La transformación de la visualización de datos ya está en marcha. En otro informe de indicadores de CFO, más de la mitad de los CFO dicen que la visualización de datos es una iniciativa que su equipo planea emprender. Llegará un momento en que el “ingeniero de visualización de datos” será un papel tan común en el departamento de finanzas como el de contables, contables y analistas.

Información al instante con paneles

Además de los informes financieros programados, a menudo se le pide al departamento de finanzas que cree docenas de informes ad hoc al mes. Por ejemplo, un miembro de la junta puede solicitar un informe personalizado que incorpore información no estándar, mientras que un líder operativo puede querer un informe que mida una iniciativa específica. Si bien son valiosos para el usuario final, estos informes financieros pueden consumir una gran cantidad de tiempo del departamento de finanzas, lo que impide que las personas realicen su trabajo normal. Además, el usuario a menudo debe esperar días o semanas para obtener la información que necesita.

Con paneles de control en tiempo real accesibles para todos, sus gerentes operativos y liderazgo pueden tener acceso instantáneo a lo que está sucediendo en el negocio en ese momento, todo visualizado de una manera fácil de interpretar. Al eliminar al departamento de finanzas del deseo del usuario por los datos y su entrega, puede capacitar a toda la empresa para que se convierta en una organización verdaderamente impulsada por los datos.

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