Cómo mejorar los reportes y dashboards financieros

Muchos equipos de finanzas consideran que los informes de la junta son el tipo de informe más desafiante que elaboran. Y, en muchos sentidos, se debe a que los miembros de la junta quieren mucho más que números, como información no financiera y análisis personalizados. Eso es doblemente cierto durante una pandemia. Las plantillas de diapositivas estándar y los gráficos de datos pueden satisfacer la mayoría de los miembros de la junta. Pero para establecer el equipo de finanzas como un socio estratégico para impulsar el negocio durante este momento desafiante, considere estos consejos a la hora de presentar reportes y dashboards financieros.

Paso n. ° 1: comience con el por qué, no con el qué

Los datos son el lugar de partida predeterminado para la mayoría de los equipos de finanzas: ¿Qué números tenemos y cómo se pueden presentar mejor? Pero antes de sumergirse en los números esenciales, retroceda e imagine la perspectiva del tablero. ¿Por qué vienen a esta reunión? Tal vez haya decisiones estratégicas que deban tomarse o oportunidades comerciales que considerar. Tal vez estén ansiosos por analizar las tendencias a largo plazo o enderezar el barco cuando las cosas se desvían del curso. Cuando el equipo se acerca a los datos con la perspectiva de la junta en mente, la presentación de reportes y dashboards financieros es más enfocada y más relevante.

Considere, por ejemplo, cómo el equipo podría presentar los datos de pérdidas y ganancias. Algunas de las preguntas de la junta probablemente serán muy sencillas: ¿Están los ingresos por buen camino? ¿Cerramos el segundo trimestre con fuerza como estaba previsto? ¿Están controlados los gastos? Las respuestas a esas preguntas se pueden lograr con un simple sí o no, y si la respuesta es sí, no es necesario dedicar 10 diapositivas o 20 minutos a recorrer cada punto de datos. En su lugar, haga una lluvia de ideas sobre qué acciones podrían considerar la junta en función de estas preguntas simples y recopile datos relevantes para ayudarlos a tomar medidas. Si nos perdimos nuestras cifras del segundo trimestre, ¿cómo deberíamos completar nuestro pronóstico de verano? Si los gastos no están bien controlados, ¿Qué elementos hay que atender? Cuanto más se alinea el equipo de finanzas con la perspectiva de la junta, más rápido y mejor se podrá tomar esas decisiones estratégicas.

Paso # 2: Sea un narrador

No, no nos referimos a contar historias o compartir anécdotas personales durante la presentación. Pero si sus diapositivas están repletas solo de datos secos, le está haciendo un flaco favor al tablero. O la reunión se convierte en una especulación libre para todos, o los miembros de la junta se quedan rascándose la cabeza sobre lo que realmente significan los datos.

Un presentador inteligente destaca la lógica y la narrativa de por qué un número subió más de lo esperado y otro se movió lentamente. ¿Esa caída de las ventas se corresponde con la entrada de un competidor en un mercado que la empresa había dominado anteriormente? ¿Un cambio regulatorio afectó los ingresos el último trimestre? ¿Un retraso en la construcción ha significado menos personal y nómina de lo esperado?

El contexto también es el rey cuando se trata de presentaciones narrativas. Un aumento del 3% en las ventas es más significativo si se sabe si el crecimiento anterior se ha acercado al 1% o al 30% y cómo se compara esa tasa de crecimiento con los competidores de la industria. En un Informe de indicadores de CFO , casi el 60% de los CFO informaron que sus directorios preguntan cómo se compara el desempeño de la empresa con las empresas de referencia. Cuando puede ilustrar lógicamente cómo el entorno empresarial está afectando el rendimiento y cómo se compara con la competencia, está ahorrando tiempo y aportando valor a la junta. Y eso puede convertirlo en un miembro más influyente de esas reuniones.

Paso 3: aumentar la credibilidad

Una de las formas más rápidas de acabar con su credibilidad frente a la pizarra es tener un error de datos en la presentación. Cuando el mismo punto de datos es diferente en dos diapositivas diferentes, se inicia una conversación sobre la veracidad y el abastecimiento de los datos, y puede parecer que la información y el análisis que siguen se basan en una base inestable. El uso de una herramienta de presentación que se basa en una única fuente de datos actualizados aumentará drásticamente la credibilidad y la confianza que el equipo de finanzas tiene con la audiencia.

Pero más allá del contenido de la presentación, considera su diseño. Es fácil pensar en el diseño de reportes y dashboards financieros como una ocurrencia tardía o como un florecimiento, pero las diapositivas simplificadas y ordenadas pueden reforzar la credibilidad. En un estudio clásico que enfrentó a un orador fuerte contra uno menos convincente sin diapositivas, bien diseñó o fact, los investigadores que las diapositivas bien designó influyeron significativamente en la audiencia, independientemente de la habilidad del orador. Esto se debe a que la forma en que se presenta la información evoca una emoción, y cuando la audiencia vio diapositivas profesionales y nítidas, era más probable que calificaran la idea del orador como creíble y valiosa. Para las presentaciones de tablero, herramienta de presentación con una interfaz intuitiva que permite incluso a los diseñadores no crear diapositivas de aspecto profesional.

Es fácil, en el período anterior a una reunión de la junta, querer concentrar todo su tiempo en seleccionar puntos de datos y optimizar el análisis. Pero tenga en cuenta que la forma en que presenta reportes y dashboards financieros puede influir en todo, desde la conversación que sigue hasta la opinión de la junta sobre la función financiera.