¿Qué es un forecast de flujo de efectivo?

“El efectivo es el rey”. Es un grito comercial común, pero nos aventuraríamos a que, para ser más precisos y útiles, el adagio debería actualizarse a: El flujo de caja es el rey.

Adaptive Planning, sostiene que datos recientes compilados por la firma de investigación CB Insights encontraron que el 29% de las nuevas empresas fracasan debido a una crisis de liquidez en efectivo, lo que la convierte en el segundo asesino de empresas más común. Y es posible que las empresas empresariales no lo tengan más fácil: en una encuesta de PwC de 2017, más de la mitad de los ejecutivos de finanzas dijeron que estaban preocupados por la precisión de sus pronósticos de flujo de efectivo, la recopilación de datos de pronóstico a tiempo y la confiabilidad de los sistemas y procesos utilizados. para recopilar los datos.

¿Qué es un forecast de flujo de efectivo y por qué es importante?

Un pronóstico de flujo de efectivo es una proyección estimada de la cantidad de dinero que espera ingresar y salir del negocio durante un período de tiempo determinado, como el próximo mes, trimestre o año. Incluye todos los ingresos proyectados y los costos proyectados, así como las estimaciones de los plazos de pago.

Un forecast de flujo de efectivo se deriva al final de un proceso continuo de pronóstico financiero:

• Este proceso comienza con pronósticos de “impulsores”, como el volumen y la mezcla de ventas a nivel de unidad.
• El siguiente paso es calcular el nivel de personal y el gasto en compras para que coincida con el volumen de demanda de ventas proyectado con la capacidad (es decir, los gastos). Luego se suman las inversiones de capital y los gastos para proyectos de ejecución de estrategias y mitigación de riesgos.
• A continuación, agregando precios para el volumen de ventas, se puede reportar un estado de resultados proforma y un balance general por período.
• Finalmente, de manera similar a la “ecuación” para el “estado de flujo de efectivo” en los estados financieros auditados, se puede calcular el flujo de efectivo neto positivo (invertir) o negativo neto (pedir prestado) proyectado.

Comprender la definición de un pronóstico de flujo de efectivo es bastante sencillo, sin embargo, muchas personas luchan por apreciar cuán verdaderamente vital es el pronóstico de flujo de efectivo. Con una previsión precisa y actualizada, el equipo de finanzas puede evaluar fácilmente si la empresa está bien encaminada para cumplir con las expectativas y ayudar a corregir el rumbo antes de que sea demasiado tarde. Piense en las variaciones de pronóstico como señales de alerta: ¿las cuentas por cobrar están rezagadas con respecto a la proyección? Es hora de averiguar por qué y acelerar los pagos de los clientes. ¿Los gastos están subiendo más de lo previsto? Colaborar con el gerente de presupuesto de ese departamento puede ayudar a ajustar los costos o modificar el pronóstico. ¿No parece que tendrá el efectivo disponible para financiar esos planes de expansión? Es hora de convocar una reunión, rápido.

Cualquiera que sea la variación y el plan de acción, un pronóstico de flujo de efectivo le permite ver más en el horizonte de tiempo y suavizar cualquier problema antes de que interfiera con las operaciones o los planes estratégicos de la empresa. Con eso en mente, aquí hay cuatro consejos para llevar el pronóstico del flujo de caja de su empresa al siguiente nivel:

Consejo 1: Adopte la automatización

Cuestionario emergente: ¿Cuánto tiempo le toma a su equipo de FP&A generar un pronóstico de flujo de efectivo? Si es algo más largo que unos pocos minutos, entonces hay muchas probabilidades de que el pronóstico sea empujado hacia el final de la lista de tareas pendientes del equipo.

Ese fue el caso de Papyrus , un minorista de tarjetas de felicitación y regalos con cientos de tiendas en todo el país. El equipo de finanzas tenía un modelo de gestión basado en Excel, lo que significa que pasarían semanas creando pronósticos e informes manualmente en 250 hojas de cálculo. El proceso no solo requería mucho trabajo y tiempo, sino que el equipo de FP&A tenía que estar atento a posibles errores tipográficos que pudieran descarrilar su precisión y la confianza del equipo ejecutivo en sus pronósticos.

Sin embargo, cuando Papyrus se trasladó a una solución basada en la nube, Adaptive Insights , ese proceso de una semana se manejó repentinamente en cuestión de minutos y con precisión confiable. La comparación de los datos reales con la previsión de flujo de caja fue rápida y sencilla, lo que permitió a la empresa reaccionar con mayor agilidad ante las oportunidades. Como dijo el entonces director financiero Tom Shaw: “La capacidad de tener visibilidad en tiempo real de nuestros resultados, analizar lo que significan los números y hacer ajustes para administrar el flujo de efectivo, el inventario y la dotación de personal a nivel de tienda ha sido una gran ventaja para Papyrus. ”

Cambiar un torpe proceso manual por una automatización más inteligente en torno a la gestión del flujo de caja ha ayudado incluso a la empresa a perseguir planes de expansión. Adquirió el negocio minorista de tarjetas American Greetings, expandiendo su presencia minorista de 160 tiendas a más de 500 en los Estados Unidos y Canadá.

Consejo 2: modere el optimismo con los datos

Como cualquier pronóstico, el flujo de caja se posiciona naturalmente hacia el futuro. Sin embargo, las mejores proyecciones se basan en las realidades del desempeño pasado. Tal vez el equipo de ventas sea optimista sobre su última ronda de prospectos, o el departamento de desarrollo de productos esté seguro de que su nuevo lanzamiento se venderá como un gran éxito. Como parte del equipo de finanzas, sabe que no debe dejar que las emociones impulsen las proyecciones.

Explore las proyecciones pasadas (una tarea mucho más fácil si sus herramientas financieras guardan y almacenan automáticamente las iteraciones de pronósticos anteriores). Luego, obtenga información detallada sobre los pronósticos de flujo de efectivo anteriores y cómo los reales se alinearon con las proyecciones planificadas. Es fácil para otros departamentos recordar con optimismo su desempeño con anteojos de color rosa (“¡Estuvimos tan ocupados la temporada pasada!”, “¡Apuesto a que al menos un tercio de nuestros suscriptores renovaron!”). Pero armado con datos basados ​​en hechos, el equipo de finanzas puede generar más precisión en los pronósticos futuros y menos problemas de última hora para resolver los problemas que surgen de las variaciones.

Consejo 3: encuentre su metabolismo pronosticado

Su equipo de finanzas sabe que la previsión rara vez es un ejercicio de una sola vez. Las empresas emergentes en crecimiento pueden encontrar que la previsión semanal, o incluso diaria, es esencial para asegurarse de tener suficiente efectivo disponible para cubrir los gastos inmediatos y perseguir un crecimiento agresivo. La mayoría de las empresas establecidas pueden ajustar el metabolismo a los pronósticos semanales o incluso mensuales.

Pero el tamaño no es la única consideración al establecer el ritmo de los pronósticos de flujo de efectivo. Si está en un negocio de alta volatilidad, digamos, la temporada de primavera atrae a la mayor parte de sus suscriptores o su empresa de bienes de consumo empaquetados hace el doble de ventas en el cuarto trimestre que en el primer trimestre, entonces puede ser necesario realizar pronósticos más frecuentes.

Según una encuesta de Gallup, casi la mitad de las empresas tienen épocas del año predecibles que son significativamente más ocupadas o más lentas que otras. Y para el 41% de las empresas de bienes de consumo empaquetados, las grandes fluctuaciones de ingresos dificultan la gestión del flujo de caja durante todo el año. Incluso cuando las reservas de efectivo son altas, la incertidumbre sobre la próxima caída estacional puede hacer que sea difícil deshacerse de la deuda con confianza, expandir la plantilla o financiar iniciativas de crecimiento.

Es por eso que incluso al ajustar y revisar la proyección con más frecuencia, el pronóstico en sí debería extenderse hacia el futuro. Después de todo, si solo quisiera una instantánea de la cantidad de efectivo que tiene a mano, verificaría su balance. El pronóstico del flujo de efectivo se basa en si este efectivo, y cualquier entrada estimada, podrá impulsar el negocio hacia el futuro.

Consejo 4: adapta los detalles a la audiencia

El director ejecutivo de la empresa quiere saber si el pronóstico de flujo de caja puede respaldar la mudanza a otro mercado. El consejo de administración desea estar al tanto de cualquier inquietud relacionada con la gestión del flujo de efectivo. Los propietarios de presupuestos de toda la empresa quieren una advertencia cuando sus datos reales no alcanzan, o superan, las proyecciones. Y como profesional de las finanzas, parte de su función es responder a esas preguntas y solicitudes de información con el nivel adecuado de detalle, granularidad y precisión .

Esta es otra área en la que tener el software de gestión de flujo de efectivo adecuado puede marcar una gran diferencia. Porque todos en planes de negocios. Los mejores planes involucran a las personas más cercanas al negocio del día a día. Por lo tanto, su herramienta de pronóstico no solo debe ser lo suficientemente sofisticada para manejar datos analizados y entradas granulares, y lo suficientemente poderosa para convertir esa información en información de alto nivel, sino también fácil de usar. Eso significa que cuando un ejecutivo o un jefe de departamento desea respuestas, tiene un análisis completo y sólido disponible al alcance de su mano, sin tener que entregar una hoja de cálculo de Excel de 40 páginas.

Y la previsión del flujo de caja no debe diseñarse teniendo en cuenta únicamente a los ejecutivos. Muchos CFO piensan que sus equipos de FP&A podrían ser más efectivos a través de una mejor colaboración. Una colaboración de datos más sólida incluye la aceptación y el compromiso de los propietarios de presupuestos y los jefes de departamento en torno al pronóstico del flujo de efectivo. Y antes de decir: “¡No tengo tiempo para eso!” considere esto: la colaboración no tiene por qué significar que los jefes de departamento lo llamen con cada pregunta financiera (¡confíe en nosotros!). La herramienta intuitiva adecuada puede ser fácil de entender y usar para los profesionales no financieros, mejorando así su colaboración, sin obstruir su bandeja de entrada o correo de voz con solicitudes simples.

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Blog original: Adaptive Planning. What is a cash flow forecast?. 2021