SAP ejecuta BlackLine para mejorar el cierre financiero

Muchas organizaciones están aprovechando la tecnología moderna, como las soluciones de SAP, para permitir la toma de decisiones estratégicas basadas en datos. Sin embargo, incluso con la tecnología ERP más sofisticada, los equipos de finanzas y contabilidad a menudo ejecutan actividades contables críticas de forma manual fuera del ERP. Te contamos porque SAP, considera indispensable a BlackLine para mejorar el cierre financiero.

SAP Account Substantiation and Automation de BlackLine complementa SAP y otros softwares de ERP como parte de una oferta integral para Finanzas y Contabilidad al abordar los procesos manuales tradicionales que a menudo se realizan en hojas de cálculo.

¿Qué motivó al equipo de SAP a considerar a BlackLine como parte de su enfoque para mejorar el cierre financiero?

Con la introducción de la norma contable IFRS16, los reguladores exigieron cambios en los procesos contables existentes. Por ejemplo, el equipo de cuentas por pagar de SAP debe asegurarse de que las facturas de arrendamiento entrantes coincidan con los pasivos mensuales a través de la depreciación lineal de la capitalización del contrato de arrendamiento. Sin embargo, debido a las restricciones internas de los procesos de TI, las cuentas relacionadas no se “administran como elementos abiertos”, lo que dificulta la conciliación. Esta situación generó los siguientes desafíos:

Proceso complejo y manejado manualmente

A menudo, la reconciliación debe ocurrir a nivel de contrato de arrendamiento individual. Esta complejidad es un desafío dada la base de alrededor de 35.000 contratos. El equipo global de cuentas por pagar se distribuye en tres continentes y es responsable de más de 140 entidades legales. Los colegas están en 10 equipos diferentes. Administrar el proceso y todos los cambios del proceso puede ser un desafío a veces.

Volumen masivo de transacciones

Hay alrededor de 1,5 millones de transacciones en las cuentas, un volumen que crece en 20-40 mil transacciones mensuales adicionales.

Falta de eficiencia y visibilidad

Las iniciativas de optimización siempre están en marcha y se enfocan en aumentar la eficiencia y reducir los costos relacionados con los procesos administrativos. Por otro lado, asegurar una mayor visibilidad y transparencia en este proceso relacionado con el cumplimiento fue un desafío. Se requiere visibilidad para permitir que todos estén encaminados para producir estados financieros completos, precisos y oportunos.

Optimice los procesos contables mientras ahorra tiempo y mejora la precisión

¿Qué es la comprobación y automatización de cuentas? Es uno de las herramientas de Blackline especialmente diseñada que automatiza y agiliza algunos de los procesos de cierre financiero que requieren más mano de obra. La solución aborda los riesgos asociados y el tiempo dedicado a los procesos de fin de mes tradicionalmente manuales, incluida la comparación de transacciones, las conciliaciones y la verificación de balances, y las capacidades de entrada de diario.

Específicamente, la función de coincidencia de transacciones resalta las diferencias entre dos conjuntos de datos. Además, la función de justificación y conciliación del balance respalda la integridad y precisión de los saldos de los estados financieros al prepararlos para su revisión y aprobación por parte de los contadores. Finalmente, la función de procesamiento de entradas de diario prepara las contabilizaciones financieras, incluidas las validaciones y aprobaciones.

Enfoque para abordar este caso de uso

Dadas las especificaciones del caso de uso, se decidió usar tres módulos juntos (conciliación, asiento de diario y conciliación de cuentas) en un proceso conectado. Además, el sistema basado en la nube.es la fuente de transacciones, saldos de cuentas y tipos de cambio. Para ilustrar el proceso, el equipo comenzará haciendo coincidir, luego usará definiciones de diario automatizadas para tipos particulares de saldos y, por último, el equipo trabajará en conciliaciones de cuentas.

Beneficios esperados del proceso mejorado

Ahorro de tiempo: tiempo de procesamiento muy reducido con mejor control

Con Blackline, los equipos pueden ahorrar tiempo ya que la solución permite un proceso de cierre más eficiente. Pueden lograr la excelencia operativa y reducir el tiempo de procesamiento sin perder el control del cumplimiento. Solo toma unos minutos procesar grandes volúmenes de transacciones. El equipo de finanzas puede configurar fácilmente sus reglas de pase personalizadas sin involucrar ningún recurso de TI. Esta capacidad facilita un tiempo de configuración rápido, lo que permite que el equipo configure de inmediato la mayor parte de lo que se necesita.

Precisión: la gestión avanzada de riesgos minimiza los errores

La solución elimina los errores de las hojas de cálculo, mejorando la calidad y precisión del cierre financiero. Como resultado, los contadores pueden obtener un mayor control sobre el complejo proceso manual mientras reducen drásticamente este riesgo de cumplimiento particular asociado con el cierre financiero. Además, al garantizar la integridad del balance, el equipo puede estar seguro de que las cifras son correctas.

Mejor visibilidad con costo reducido

Al estandarizar y automatizar las conciliaciones manuales, los equipos pueden eliminar esos procesos costosos y tediosos. Al mismo tiempo, los paneles e informes brindan una supervisión de las actividades en tiempo real. Esta función de mayor visibilidad permitirá a los equipos reducir el riesgo y cerrar con control.

Si estás listo para dar el paso hacia la automatización contable o si tienes una duda sobre este procesos, ponte en contacto