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Javier Páez, director corporativo de finanzas y tecnología en Grupo Industrial Graiman, comparte su experiencia utilizando Workday Adaptive Planning, con los servicios y soporte de FPA (Financial Planning & Analytics).
El reto: ¿Cuáles fueron los desafíos que los llevó a buscar un software de planificación y análisis financiero en la nube?
Teníamos varios desafíos: unos eran operativos, otros tenían que ver más con la estructura del área financiera y otros eran tecnológicos. Pero en sí, todos surgieron a partir de la necesidad de crecimiento y cambio de cultura del Grupo Graiman. Nos vimos en la necesidad de incluir análisis y presupuestos financieros para mejorar la planificación y el control. Debíamos priorizar recursos y estar seguros que no íbamos a tener problemas financieros.
Con respecto a los desafíos operativos, nos dimos cuenta que nuestro equipo invertía el 90% de su tiempo en recopilar y consolidar información, y tan solo un 10% en el análisis, lo cual no era viable a largo plazo. Además, el presupuesto lo realizábamos en Excel y hacerlo así era un problema porque era un proceso muy manual y sensible a errores. Hacer cambios o hacer simulaciones era casi imposible.
Otro problema fue que, contábamos únicamente con tres personas para el manejo de 12 empresas. En ese sentido debíamos lograr que un equipo reducido, realice la planificación de todo el Grupo, ya que incrementar el headcount, no era rentable.
Teniendo en cuenta todo el panorama y con la proyección de crecimiento esperada, era necesario cambiar nuestra realidad. El desafío, encontrar un software en la nube que mantenga nuestros datos con la máxima seguridad, que nos permita ser ágiles, nos brinde independencia del área de tecnología y sobre todo que nos permita automatizar los procesos financieros para llegar a cumplir todas las metas planteadas.
La evaluación: ¿En su búsqueda para solucionar los desafíos, evaluaron a otros fabricantes?
Sí, Grupo Graiman tiene una política de evaluación, por lo que fue necesario contar con tres opciones para que sean evaluadas. Entre las opciones que consideramos estaba ORACLE, debido al ERP que manejamos actualmente y evaluamos también a otro proveedor, ya que contaban con soporte en Ecuador. Decidimos evaluar también a Workday Adaptive Planning, ya que vimos que este software se encontraba como líder en el cuadrante de Gartner.
La decisión: ¿Cuáles fueron los factores que les llevaron a determinar qué FPA y Adaptive Planning era la mejor solución para su negocio?
Elegimos trabajar con FPA como empresa y Adaptive Planning, como software, porque fueron los mejores y cumplieron con todos los requisitos esenciales en la licitación que realizamos. Una de las cosas más importantes en la toma de la decisión, fue la Demo que FPA nos presentó sobre la herramienta. La demo estuvo muy bien estructurada y el plus fue que estaba enfocada en nuestra línea de negocio. Otro factor que tomamos en cuenta, fue la calidad de interacción entre los analistas de Graiman y el equipo de FPA; para nosotros era muy importante que el soporte sea ágil y eficiente.
Con respecto al software, nos decidimos por Adaptive, ya que fue la herramienta que mejor se adaptaba a las necesidades del equipo, se integraba perfectamente a nuestro ERP, la interfaz nos daba mucha flexibilidad y nuestra área de tecnología nos aseguró que la seguridad de la herramienta era excelente.
Finalmente, se realizó un análisis costo-beneficio, y determinamos que FPA como empresa y Adaptive Planning como software, eran la mejor opción.
La implementación: ¿Cómo fue el proceso de implementación de la metodología?
El proceso de implementación lo empezamos con Graiman y Tugalt, empresas que cubrían el 80% de las ventas del Grupo.
Empezamos con la etapa de lineamientos del modelo, que fueron levantados con la Gerencia de Planeación y Control Financiero, y aprobados por el Director Financiero. Para ello contábamos con los consultores de FPA, quienes nos realizaban sugerencias en base a su know-how. Trabajar con FPA fue un plus ya que nos compartieron sus prácticas y experiencia; así que más allá de una implementación de software, fue un acompañamiento que incluía consultoría y buenas prácticas.
A partir de esto, se realizó una evaluación de las necesidades a ser cubiertas. Nuestro equipo ya tenía armado en Excel ciertos cálculos y poseíamos un esquema de cómo queríamos procesar la información; esto nos ayudó a saber qué es lo que necesitábamos llevar a Adaptive.
Posteriormente, se conformó un equipo para la implementación, se asignó al analista más detallista y con mayor conocimiento para que se involucre a tiempo completo en el modelamiento y trabajara directamente con FPA. Finalmente, se hicieron pruebas, cambios y correcciones para que el modelo quedara perfecto.
La implementación de Graiman y Tugalt estuvo a cargo de FPA. Sin embargo, su equipo nos capacitó con el uso y administración de Adaptive Planning, para que nuestro equipo interno pueda crear los modelos para el resto de compañías. Cabe recalcar, que FPA cumplió con los tiempos establecidos durante todo el proceso de implementación.
Los resultados y ROI: Ahora que trabajan con Adaptive Planning, ¿Cómo han sido sus resultados? ¿Qué beneficios han sido los más importantes? ¿Qué habilidades tiene actualmente que antes no?
En cuanto a los resultados, Adaptive Planning excedió nuestras expectativas, alcanzando el 100% de éxito. Actualmente, el proceso de planificación financiera se encuentra institucionalizado y la presupuestación es uno de los procesos más maduros que existen en el Grupo Gaiman. Tanto así fue el éxito, que el área de finanzas y presupuestación paso de ser un área operativa, a un área de análisis que impulsa estratégicamente la empresa.
En temas cuantitativos, podemos decir que tenemos la capacidad de presupuestar y efectuar análisis en todas las empresas del Grupo. En épocas difíciles hemos logrado hacer una re-presupuestación integral de la empresa realizando ciertos ajustes agresivos que nos han permitido optimizar hasta un 20% del gasto operativo. De esta manera se busca afectar lo menos posible las condiciones laborales y estabilidad de nuestros colaboradores.
En términos cualitativos, podemos decir que estamos en capacidad de presupuestar y efectuar análisis en todas las empresas del grupo. Podemos hacer forecast mensual y rolling en el momento que lo necesitamos, lo cual era imposible antes de Adaptive. Otro de los resultados que hemos podido ver (gracias a la automatización de los modelos) es que somos más ágiles, tenemos menos errores y podemos priorizar lo analítico vs lo operativo. Una ventaja que tenemos ahora, es la simulación de escenarios, los que nos permiten tomar decisiones oportunas y actuar conforme a ello. Además, disponemos de información con mayor nivel de detalle, lo que nos ayuda a realizar un análisis estratégico a nivel de ventas, costos, gastos, e indicadores.
Recomendación del software: ¿Por qué recomendaría a otros usar Adaptive Planning?
Recomendaríamos usar Adaptive Planning porque nos ayudó a impulsar y alcanzar las metas que nos habíamos planteado.
En primer lugar, Adaptive es una herramienta de fácil uso y comprensión. El software se adapta fácilmente a los distintos modelos de negocios, es decir, no está enfocado sólo en ciertas industrias, puede ser utilizados por cualquier empresa. También, recomendaríamos Adaptive, porque es una herramienta que permite agilidad en el levantamiento y consolidación de presupuestos. Así mismo, el software permite la personalización de reportes. Además, trabaja de manera colaborativa con el resto de áreas, tiene una buena conectividad con el ERP, trabaja independientemente del área de TI y el almacenamiento de la información (histórica y proyectada) es confiable.
Por todas estas razones, podemos decir que el uso de Adaptive mejora la calidad del trabajo y los procesos; nos ha abierto la posibilidad de trabajar con todos, sin importar el lugar en donde estemos.
Recomendación sobre FPA: ¿Por qué recomendaría trabajar con FPA?
Con respecto al trabajo con FPA, podemos decir que se cumplieron todos los objetivos. Con la capacitación que se impartió durante la implementación, toda el área de Finanzas trabaja de manera independiente, incluso los analistas están en capacidad de desarrollar modelos para otras empresas del Grupo.
Con respecto a la experiencia, los consultores de FPA nos brindaron un panorama más amplio al momento de conceptualizar los modelos de negocio e implementarlos en la herramienta. Una de las mejores cosas de trabajar con FPA, fue que el equipo compartió con nosotros su experiencia y sus buenas prácticas. No solo fue un tema de implementación, sino que nos acompañaron en todo el proceso, y esto nos permitió tener un banco de ideas y prácticas útiles para nuestras implementaciones.
Otro de los beneficios que tuvimos al trabajar con FPA, es el tiempo de respuesta. Cuando necesitábamos ayuda, los consultores nos respondían de manera inmediata, tardaban unas horas o máximo un día.
En sí, recomendaríamos trabajar con FPA porque es una empresa flexible que se adapta a las necesidades de los clientes, tienen experiencia, son ágiles, están dispuestos a compartir opiniones o experiencias. Durante todo el proceso nos sentimos respaldados y acompañados.
FPA ha implementado Adaptive Planning en más de 25 empresas de diferentes países: México, Chile, Perú, Colombia, Ecuador, Panamá, Guatemala, El Salvador, Costa Rica y Nicaragua. Si deseas conocer más sobre los casos en América Latina o quisieras ver una demostración de Adaptive Planning, solicita una sesión de 30 minutos con un consultor.
