El poder de los Dashboards para mejorar informes financieros

Para FP&A, la presentación de informes financieros es un acto de equilibrio complicado. Por eso queremos compartirte los siguientes consejos y tips de Adaptive Planning, sobre poder de los Dashboards para mejorar informes financieros.

En un  estudio realizado  por el Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Contadores Públicos y el Instituto Colegiado de Contadores de Gestión, el 32% de los ejecutivos de nivel C dijeron que más datos han empeorado las cosas, no mejores, para la toma de decisiones. Es decir, si compartimos demasiados informes, los líderes empresariales pueden dejar de leerlos, ya que están saturados.

Pero si ofrecemos informes financieros básicos, las partes interesadas piden a gritos datos más relevantes e información oportuna. Caso en cuestión: Esa misma encuesta encontró que el 70% de los ejecutivos de nivel C dijeron que al menos una iniciativa estratégica falló en los últimos tres años debido a demoras en la toma de decisiones estratégicas. Entonces, ¿cómo puede encontrar el equilibrio entre no abrumar a sus socios comerciales y, al mismo tiempo, obtenerles la información que necesitan?

Necesitan hechos porque, en ausencia de hechos, la opinión de cualquiera es buena. Y, por lo general, gana la opinión más importante, que probablemente sean los gerentes en la parte superior del organigrama. Entonces, en la medida en que estén tomando decisiones sobre la intuición, la información errónea y engañosa o la política de la oficina, una organización está en riesgo.

Aquí hay tres pasos probados:

Paso 1: Encuesta a los usuarios

Su director ejecutivo necesita acceso a datos diferentes a los del gerente de recursos humanos. Sin embargo, también es muy probable que les interese parte de la misma información. E incluso dentro de los mismos departamentos, los gerentes pueden buscar información diferente. Los gerentes tienen diferentes requisitos y objetivos; algunos prefieren una descripción general de muy alto nivel, mientras que otros quieren información específica y muchos detalles granulares.

Entonces, ¿qué debe hacer un equipo financiero?

Suena simple, pero comienza con una buena comunicación. Habla con los usuarios y averigua qué quieren y por qué lo quieren. Pregunte qué tipo de decisiones tomarán con mejor información. Profundice en cómo les gustaría que se presentaran los informes y con qué frecuencia los necesitan. De vez en cuando, realice un seguimiento con una reunión breve o una encuesta simple para asegurarse de que los gerentes estén usando los informes y si hay alguna información nueva que sería útil.

Por supuesto, es esencial continuar realizando inversiones continuas en tecnología que garanticen que puede entregar los informes que los socios comerciales buscan en formatos fáciles de usar. Las inversiones en tecnología no solo ahorran tiempo lo que permite un enfoque más reflexivo y estratégico para generar informes relevantes, sino que también tienen un impacto medible en los resultados finales. Un estudio realizado por  Nucleus Research encontró que el rendimiento promedio de cada dólar gastado en tecnología analítica fue de $ 13.01.

Paso # 2: Personaliza los paneles

Una fortaleza clave de las inversiones en tecnología es la tecnología de dashboards. Los dashboards han revolucionado los informes financieros, reduciendo drásticamente las montañas de hojas de cálculo con tablas apiladas y apiladas que llegan a los gerentes y jefes de departamento por correo electrónico o en papel. Por lo tanto, asegúrese de aprovechar al máximo la tecnología trabajando con los usuarios para personalizar los paneles de control para que puedan acceder a los informes financieros que desean y en un formato que les sea más útil.

Un  tablero personalizado  permite a los gerentes hacer un mejor trabajo midiendo y monitoreando el desempeño, así como también configurando proactivamente los resultados comerciales a través del conocimiento en tiempo real de los datos financieros y de ventas. Los paneles también son una herramienta poderosa para rastrear el desempeño real más amplio de su empresa en comparación con sus expectativas y objetivos planificados, hasta la fecha.

Cuando se trata de paneles, una demostración rápida puede ser muy útil. Puede mostrar a los usuarios el poder de la visualización de  datos  presentados en una variedad de formatos, desde gráficos de barras, columnas o anillos estándar hasta gráficos de embudo, cascada y burbujas más atractivos. Y puede demostrar cómo pueden generar sus propios informes para obtener aún más información sobre el desempeño de su equipo y cómo afecta a toda la organización.

Estas herramientas de visualización han demostrado ser revolucionarias en términos de hacer que los informes sean accesibles y comprensibles para una amplia gama de usuarios. Como señaló recientemente un escritor de TechTarget: “Sin (visualizaciones de datos), los equipos de análisis están participando en una tarea casi imposible que equivale a volar un avión con los ojos vendados”.

Paso 3: seguimiento de los resultados

A menudo se dice que lo que se mide se hace. También se dice a menudo que si no puede medirlo, no puede administrarlo, y si no puede administrarlo, no puede mejorarlo. Teniendo esto en cuenta, una forma de garantizar que se generen informes relevantes es evaluar si conducen a resultados medibles.

¿Los informes han dado lugar a una mayor eficiencia, cambios en el comportamiento o un aumento en las ventas y las ganancias? Internamente, ¿los informes están ayudando a impulsar la colaboración y conversaciones más profundas? Si no, ¿por qué? Es posible que necesite profundizar en si la información correcta está llegando a las manos adecuadas en el momento adecuado.

Abrir líneas de comunicación con socios comerciales es clave. Discuta los resultados específicos y luego identifique los informes (o los ajustes a los informes) que proporcionarán información y datos en tiempo real para generar mejores resultados.  Si un determinado departamento está obteniendo grandes beneficios al aprovechar los conocimientos de los informes financieros que recibe y genera, promocione y difunda eso en toda la organización. El éxito generará éxito.

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Buenos informes financieros conduce a mejores resultados

Por supuesto, es importante recordar que cuando se trata de informes financieros, las finanzas deben ser un facilitador y un socio estratégico, no un titular. Los gerentes deben ser autosuficientes. Pero es importante poner la información relevante en sus manos para que no tengan que rastrear las finanzas cada vez que tengan una pregunta.

En última instancia, una buena presentación de informes conduce a mejores resultados. Al identificar y entregar los informes que los líderes y gerentes de su organización necesitan, FP&A puede tener un gran impacto y solidificar su papel como socio comercial estratégico. Finanzas tiene la oportunidad de expandirse de los mostradores de frijoles a los productores de frijoles.

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Blog original: Adaptive Planning. The power of Dashboards to improve financial reports.2020