Written by ¿Es Excel la herramienta adecuada para manejar las finanzas y presupuesto de tu empresa?
En este blog original de Adaptive Planning, menciona cuando es útil y cuando no es adecuado usar excel.
“Yo uso Excel, si voy a analizar en tres diferentes opciones de arrendamiento, Excel es perfecto para eso. Es una gran herramienta de productividad personal” – dice Greg Schneider, vicepresidente de Marketing de Adaptive Insights.
Por supuesto estos elogios vienen con un “pero”. Rob Hull, presidente de Adaptive Planning quien fundó la compañía debido a la frustración que tenía con respecto al tiempo que se debe invertir introduciendo datos en Excel, enviando la hojas de cálculo mediante correos electrónicos, asegurándose de que las personas adecuadas tienen las versiones correctas, además de tener que comprobar errores de presupuesto constantemente.
“Si tienes un proceso que requiere la integración de datos, si es necesario que exista una consolidación y que se comparta información a varias personas, definitivamente Excel es una mala aplicación para eso”. – Greg Schneider, vicepresidente de Marketing de Adaptive Insights.
No es una herramienta para empresa, las tasas de error en las hojas de cálculo son enormes. No hay protección en torno a eso.
¿Sabes cuándo usar Excel y cuándo no?
Ciertamente hay evidencia de que los software diseñados para reemplazar a Excel, están ganando mercado, especialmente conforme el volumen de los datos que las empresas (y sus departamentos de finanzas) y la velocidad con la que se transmiten en la organización crecen y se convierte en Big Data.
Existe una cierta resistencia al cambio y muchas organizaciones no creen que las hojas cálculo Excel vayan a desaparecer pronto, de hecho en un estudio realizado por WeiserMazars en el 2012, demostró que varias compañías utilizaban más de 500.000 hojas de cálculo de Excel como parte de sus operaciones trimestrales.
¿Eres tú uno de esos financieros?
La mala noticia es que este pantano de hojas de cálculo produce los siguientes problemas:
- crea riesgos evidentes, la posibilidad de cometer errores manuales es enorme
- toma tiempo de tu equipo que podría ser usado en análisis
- su usabilidad, no es intuitiva
- hacer un cambio toma horas, días hasta semanas de trabajo, perdiendo valioso tiempo con tu familia
Es ampliamente aceptado que las funciones financieras de las grandes corporaciones multinacionales, con ingresos de más de $3 millones de dólares, por seguridad y por cordura simplemente no pueden utilizar hojas de cálculo de Excel para basar sus operaciones.
Las grandes empresas utilizan soluciones transaccionales (ERPs) bastante caras como Oracle, SAP, IBM, pero los ERPs tienen la limitante que te dejan ver/analizar solamente el “pasado” solo te permiten analizar las transacciones. Una empresa que tenga ingresos de más de $3 millones de dólares requiere un software que le permita automatizar de manera centralizada todo el ciclo de gestión presupuestaria y mirar hacia el futuro:
- Construir presupuesto, sin los procesos engorrosos del excel
- Construir escenarios y versiones de la rentabilidad (what if analysis)
- Hacer un seguimiento presupuestario: real vs lo planificado y actuar para cumplir objetivos
- Realizar forecast en minutos
¿Y si no uso Excel, qué puedo usar?
Workday Adaptive Planning es una solución para planificación y presupuesto, que se adaptan a cualquier tipo de organización ya que los modelos financieros son hechos a la medida de cada empresa y los precios se ajustan en base a la rentabilidad de la organización.
Lo importante es que las empresas sin importar su tamaño o su presupuesto puedan progresar conforme avanza la tecnología. Eliminar el uso de hojas de cálculo puede traer grandes beneficios como el ahorro en gastos, un mejor control de la planificación y además del aumento en la productividad del área de Financiera.
Excel es una gran herramienta. Pero para procesos colaborativos y que requieren gran capacidad de procesamiento de datos puede ser un problema.
Así que si! es mejor sin Excel. ¿Quieres más razones? te contamos:
- Porque el Excel no es suficiente para el cierre financiero de hoy
- 5 signos que demuestran que tus hojas de calculo colapsarán
- Porque el Excel es uno de mis grandes enemigos
- Cuánto cuestan los errores en Excel – Casos reales
Te invitamos a considerar una solución para innovar los procesos de Presupuesto, Reportes, Forecast y Escenarios Financieros en el siguiente demo.
Blog original: Adaptive Planning. Budget without excel. 2018